淺析數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理方面的應(yīng)用

楊燕萍+程魯平

（杭州凱達(dá)電力建設(shè)有限公司）

摘 要：社會(huì)信息化的發(fā)展與進(jìn)步，催生出一系列高新科技與新產(chǎn)品，同時(shí)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于其它領(lǐng)域的做法開(kāi)始風(fēng)靡。在檔案管理中也考慮到了新科技的作用，將數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用于檔案管理工作的方式被普遍實(shí)行。本文將對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行詳細(xì)具體的介紹，并探討其在檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用，以期對(duì)檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)庫(kù) 檔案管理 應(yīng)用 安全問(wèn)題

1.數(shù)據(jù)庫(kù)的認(rèn)知

1.1檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的流程

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，顧名思義，其針對(duì)對(duì)象是檔案，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)為承載形式，對(duì)檔案的具體情況包括文字、人物與背景資料等信息通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行整合編輯，再通過(guò)工作人員進(jìn)行錄入，最后由相關(guān)技術(shù)人員根據(jù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)模型實(shí)行數(shù)據(jù)集合與整理。另一方面，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是一種較為系統(tǒng)專業(yè)的組織模式，它與現(xiàn)代社會(huì)相適應(yīng)，更好地契合現(xiàn)代民眾追求快速化、系統(tǒng)化、信息化的心理，方便民眾的同時(shí)，增強(qiáng)其對(duì)檔案文物的了解興趣，擴(kuò)大檔案使用的受眾對(duì)象。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的使用，還可以最大限度的增大檔案的存放空間，增強(qiáng)信息錄入的效率，克服了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體易潮濕、易腐蝕的缺點(diǎn)，獲得較大的信息組織和管理能力。

1.2檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的優(yōu)勢(shì)

檔案管理庫(kù)是一個(gè)綜合性概念，它包括著從檔案整理、分類，到檔案的錄入、集合等多個(gè)部分，不同部分之間進(jìn)行相互合作，系統(tǒng)配合，從而構(gòu)成一個(gè)有機(jī)整體。與此同時(shí)，在不同部分的協(xié)作下，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)能完成包括檔案信息的整合、錄入和后期的修改等一系列程序。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)依賴其技術(shù)上的優(yōu)勢(shì)，在大數(shù)據(jù)的管理上具有明顯的優(yōu)勢(shì)。

2.數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

2.1數(shù)據(jù)庫(kù)的成立

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)作為一種新穎的管理模式，正處于建設(shè)初期，目前，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立模式探討，為當(dāng)前的一項(xiàng)重要任務(wù)，也是探討數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的具體操作的一項(xiàng)前提。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行探討，我們需要從三方面來(lái)分析。從檔案的使用上看，檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)是檔案保存的一種新形式，必然要對(duì)前期存在的問(wèn)題有所突破，在這個(gè)目標(biāo)下，就需要提出不同的數(shù)據(jù)整合技術(shù)。在具體操作中，若是對(duì)象針對(duì)檔案觀閱人群，設(shè)計(jì)者相應(yīng)地需要對(duì)其利用方式、觀閱人群的年齡段和使用的頻繁時(shí)間段進(jìn)行調(diào)查，對(duì)受眾人群行為進(jìn)行解讀，從而做出判斷與決斷，確定檔案的免費(fèi)接待點(diǎn)，設(shè)計(jì)相應(yīng)的閱讀方案，同時(shí)還有利于檔案編排工作的最終決斷，加快檔案管理工作的進(jìn)行與完成。另一方面，如何進(jìn)行檔案信息的采集同樣重要，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)是主體，其作用自然重大。當(dāng)前，關(guān)于檔案采集的采集源，一般不是單一的途徑，領(lǐng)域與范圍都較為寬泛。不同的檔案資源保存形式不一，但是仍可以利用數(shù)據(jù)的收集來(lái)對(duì)其實(shí)施整合，在之后的分類歸納后，就可以作為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行保存。第三個(gè)方面，就是有關(guān)技術(shù)性的問(wèn)題，也是一大難題：檔案數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)化問(wèn)題。隨著當(dāng)前共享資源的大趨勢(shì)驅(qū)動(dòng)下，如何實(shí)現(xiàn)資源在不同地區(qū)、不同民族之間的流通與傳播，同樣不可忽視。在檔案收集完畢后，接下來(lái)的就是對(duì)其原有形式的變動(dòng)，一方面，針對(duì)檔案上的不同語(yǔ)言、不同表達(dá)方式進(jìn)行一體化、規(guī)范化操作，方面檔案管理與分類；另一方面，檔案的保存也不應(yīng)局限于一種模式，可以建立不同的分類類型，方面不同受眾人群的觀閱，使檔案所承載的文化得到流傳于再創(chuàng)造。

2.2數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)立

數(shù)據(jù)庫(kù)所依賴的技術(shù)主要有兩個(gè)，第一個(gè)為檔案數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)分析技術(shù)，在此技術(shù)上，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整理與保存，鑒于不同數(shù)據(jù)有其不同模式，其錄入與整合的方式也存在著差異性。但由于聯(lián)機(jī)分析技術(shù)與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的不同，不同的數(shù)據(jù)庫(kù)存在著不同的操作類型和便利程度。談及聯(lián)機(jī)分析技術(shù)，其作用是通過(guò)不同計(jì)算機(jī)之間的合作與資源共享，進(jìn)行深度化的分析判斷，進(jìn)而保證數(shù)據(jù)的有效性、全面性。通過(guò)聯(lián)機(jī)分析技術(shù)的使用，可建立一個(gè)虛擬的網(wǎng)狀數(shù)據(jù)模型，并進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的蔓延與關(guān)聯(lián)，真正形成一個(gè)系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，需要用到就是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。該技術(shù)的面向?qū)ο鬄闄n案數(shù)據(jù)庫(kù)，在查詢技術(shù)庫(kù)時(shí)，不僅需要數(shù)據(jù)原本面貌的還原，針對(duì)一些非專業(yè)人士，需要通過(guò)人為的解釋添加，從而使他們真正明白與掌握檔案信息。同時(shí)在對(duì)相似數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí)，也需要相應(yīng)的技術(shù)應(yīng)用，從而挖掘出其不同的觀閱群眾劃分。

3.數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用中的安全問(wèn)題

3.1技術(shù)規(guī)范

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息安全的隱患也愈加突出，在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，如何使檔案信息與知識(shí)產(chǎn)權(quán)得到有效保護(hù)，不僅是檔案管理部門的任務(wù)，更需要每一個(gè)管理人員的努力，每一個(gè)網(wǎng)民的自律。首先，我們可以從技術(shù)方面考慮，在前期數(shù)據(jù)網(wǎng)的設(shè)計(jì)中，需要設(shè)計(jì)者有一個(gè)清晰明確的構(gòu)圖，減少程序設(shè)計(jì)上存在的偏差，同時(shí)，定時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)程序進(jìn)行檢測(cè)與排查，對(duì)于出現(xiàn)的漏洞與風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)，在人為監(jiān)管存在難度時(shí)，還可以通過(guò)防火墻、登錄密碼、驗(yàn)證信息等的應(yīng)用，防止黑客的惡意破壞，保障網(wǎng)絡(luò)程序安全。

3.2網(wǎng)絡(luò)規(guī)范

網(wǎng)絡(luò)上存在的亂象，很多時(shí)候會(huì)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存在不利影響，鑒于此，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的整治與監(jiān)管尤為重要，可使用多樣化的監(jiān)管手段，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)的安全性，對(duì)一些惡意訪問(wèn)與竊奪實(shí)行即時(shí)警告與報(bào)警機(jī)制，必要時(shí)可利用法律來(lái)維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)的備份工作也不可或缺，在開(kāi)發(fā)時(shí)，對(duì)兩個(gè)及以上檔案管理程序進(jìn)行同時(shí)錄入，保證檔案數(shù)據(jù)能有效保存，在數(shù)據(jù)庫(kù)被黑客攻擊，存在漏洞進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失時(shí)能及時(shí)有替補(bǔ)資料，使損失降到最低。

3.3增大資金支持力度

在提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理規(guī)范化、成熟化的基礎(chǔ)上，還應(yīng)相應(yīng)地加大檔案管理工作者的資金投入和管理庫(kù)建設(shè)資金投入。在加大檔案管理工作者資金投入方面，還應(yīng)有針對(duì)性，并非泛泛地對(duì)其工資進(jìn)行增加，對(duì)技術(shù)人員的引入與招聘仍是非重要，當(dāng)前，技術(shù)性人員缺乏已是普遍性事件，不僅僅是檔案管理方面。面對(duì)這種情況，吸引技術(shù)性人才的加入至關(guān)重要。同時(shí)，日常的技術(shù)培訓(xùn)與技術(shù)考察也是督促其技術(shù)成熟的一大舉措，唯有檔案管理人員有足夠的技術(shù)與管理功底，方能帶動(dòng)整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立發(fā)展與完善；另一個(gè)方面的資金投入為數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理建設(shè)資金，針對(duì)目前不同企業(yè)、不同單位檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的不統(tǒng)一性，各種機(jī)器與檔案管理庫(kù)軟件有所出入，對(duì)其共享效果的實(shí)現(xiàn)有不利影響。應(yīng)加大對(duì)單位企業(yè)的技術(shù)資金支持，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)建立的統(tǒng)一性與協(xié)調(diào)性；同時(shí)，在其建設(shè)中，增加使用功能的查詢功能，加快電腦的查詢速度，節(jié)約閱覽者的閱覽時(shí)間，在短時(shí)間內(nèi)找到需要的檔案資料；在設(shè)備老化或者數(shù)據(jù)庫(kù)的舊程序無(wú)法適應(yīng)新技術(shù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)其應(yīng)用和機(jī)器進(jìn)行更新。

3.4法制保護(hù)

保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全不僅僅是檔案管理工作者與技術(shù)人員的單方面工作，還需要國(guó)家法律法規(guī)的支持與保護(hù)，當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)遭受不法人士惡意攻擊與破壞時(shí)，在做好技術(shù)修復(fù)的同時(shí)，維權(quán)同樣重要。檔案信息通常關(guān)系著一個(gè)企業(yè)或是民族的歷史與機(jī)要，一些數(shù)據(jù)甚至?xí)?duì)企業(yè)的生存有決定性作用，因此，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全就是對(duì)企業(yè)權(quán)益與民族利益的一種保護(hù)。當(dāng)前我國(guó)大力提倡依法治國(guó)，而依法治國(guó)的前提正在于有法可依，國(guó)家對(duì)于人民的法律訴求給予較大支持，這就為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的立法提供了一個(gè)契機(jī)與平臺(tái)，因此，呼吁檔案數(shù)據(jù)庫(kù)得到有效保護(hù)，建立相關(guān)法律條約勢(shì)在必行。

結(jié)束語(yǔ)：

誠(chéng)然而論，數(shù)據(jù)庫(kù)管理具有其它技術(shù)所不具備的優(yōu)勢(shì)，不僅是順應(yīng)了時(shí)代潮流，應(yīng)用當(dāng)前被普遍通行的計(jì)算機(jī)，還必將對(duì)以后的檔案管理與查詢工作帶來(lái)極大便利。重視數(shù)據(jù)庫(kù)在文檔中的作用，及時(shí)將先進(jìn)的技術(shù)實(shí)踐于具體工作中，是大勢(shì)所需。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉玉紅.試論數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理中的不足及建設(shè)[J].數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，2015（11）.

[2]張利萍.淺談數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案管理方面的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（19）.endprint