建設項目工程檔案管理的幾點思考

賀莎

（珠海市斗門區政府投資建設工程管理中心 廣東 519125）

摘 要：為了更好地促進建筑項目工程檔案管理水平的提升和優化，本文從建筑工程項目項目檔案管理的特點、現狀和對策三個方面提出了思考。希望通過本文的論述，為建設項目工程檔案管理工作的開展提供幾點借鑒。

關鍵詞：建設項目工程；檔案管理；思考

思考是對特點的掌握，對現狀的分析和對策的探究。所以建設項目工程檔案管理的思考，需要結合建設項目工程檔案管理的特點，結合其現狀，采取針對性的對策，才能更好地確保整個檔案管理工作的質量。

1.從特點方面思考建設項目工程檔案管理

現代建設項目工程往往具有工程量大、投資大和風險高的特點。所以在建設項目工程檔案管理中，經常遇到檔案復雜的情況，且具有較強的綜合性，整個資料的形成具有較強的廣泛性。而且建設項目工程檔案與其他檔案的管理而言更具專業性。因而其在管理的專業性要求上較高，所以建設項目工程檔案管理需要具有較強的針對性。在對建設項目工程檔案管理時，需要緊密結合工程檔案綜合性較強的特點，詳細的記錄并強化對其的整編與分類。才能為工程項目檔案管理的成效提升奠定基礎。而在此基礎上，就需要切實提高建設項目工程檔案管理人員的專業技術水平，切實加強建設項目工程檔案管理專業知識的學習，才能更好地提高管理水平。此外，還應在整個建設項目工程檔案管理中結合實際需要，切實加強檔案管理方案的制定和優化，并針對實施過程中可能出現的問題進行分析和優化，從而更好地加強對其的預防和處理，盡可能地提高檔案管理成效[1]。

2.從現狀方面思考建設項目工程檔案管理

2.1現狀

當前，雖然已經意識到加強建設項目工程檔案管理的重要性，但是在實際管理工作中仍存在一定的不足。所以為了更好地促進管理水平的提升，就必須切實注重對其現狀的分析和思考。

一是就當前來看，在建設項目工程檔案管理過程中，還存在規范性和完善性不足的問題。因為現代建設工程項目往往規模較大，所以在管理工作中存在的難度較大，加上一些項目中的檔案管理管理人員自身的專業技術水平較為缺乏，在檔案記錄過程中，檔案管理往往較為分散，諸多檔案管理人員在檔案業務水平上有待提升，導致檔案收集整理難度較大，工程檔案的收集不及時，缺乏規范性和完善性。

二是就檔案移交而言，在檔案移交方面還存在需要完善的地方，因為建設工程中的部門較多，不同部門之間的檔案交叉混合，所以檔案量較大，自工程項目立項開始就有檔案，到工程項目竣工一直都會出現。而這就形成大量的檔案需要已交，在檔案移交過程中，往往各方之間由于缺乏溝通，導致檔案的移交在及時性和規范性較為缺乏，最終為了節約時間而往往省去諸多環境，這就使得工程檔案管理的質量下降。

三是就檔案管理模式而言，現有的檔案管理模式較為傳統，難以有效的提高檔案的管理效率。尤其是在檔案信息化、數字化管理方面還存處于初級階段，更多的只是手工錄入檔案信息，而忽視對其的保管和開發利用，導致這些檔案往往在存檔之后就石沉大海，難以將檔案管理的作用發揮出來，更沒有加強檔案的利用，導致建設工程項目中常見的問題并沒有得到有效的總結和優化，失去檔案管理的意義所在。

2.2反思

而這些問題的存在，將極大的影響檔案管理成效的提升。尤其是對檔案的開發利用帶來影響。究其根源，主要是因為在檔案管理工作中忽視問題的總結和優化，難以意識到檔案管理的重要性，將檔案管理簡單的看成整理資料，并沒有從深層次上意識到檔案管理對整個建設項目工程帶來的作用。一些檔案管理人員在日常工作中往往不思進取，導致檔案管理工作具有較強的形式化，使得檔案管理的成效低下。所以必須引起我們的重視和反思[2]。

3.從對策反思建設項目工程檔案管理

針對目前在建設項目工程檔案管理中出現的種種問題，我們必須切實注重對其的改進和優化，采取針對性的對策，切實強化建設項目工程檔案管理工作的開展，具體而言，就需要采取以下對策。

一是對現有的檔案管理體系進行完善，對檔案管理職責進行有效的明確。在合同簽訂中，就需要明確檔案管理條款，對參建單位的檔案職責進行有效的明確，從而更好地按照規定將工程文件的收集和整理等方面的職責落到實處。并引導施工企業將工程檔案的管理作為整個工程建設管理的一部分，對現有的檔案管理體系進行完善，實現工程檔案管理和工程建設工作同步開展。

二是強化檔案管理人員的教育培訓，確保其通過培訓不斷的提高自身的檔案管理意識，強化檔案管理專業技術水平，尤其是應確保其懂業務的同時還要具有較強的計算機技術和網絡信息技術知識，同時還要對建設項目工程方面的知識有著一定的了解和認識，才能這樣才能更好地促進其自身專業技術水平的提升。采用復合型的檔案管理人才助力建設項目工程檔案管理工作的開展。

三是在注重工程建設的同時強化檔案的管理，盡可能地促進工程檔案管理的完整性得到提升和優化。因為工程檔案不完全，一旦建設項目工程出現問題，就難以及時的找出其原因。所以檔案的管理必須規范，從工程建設開始到工程竣工，均需要切實注重檔案管理工作的開展，盡可能地對檔案管理網絡不斷的完善，切實加強與參建單位的溝通，及時的掌握工程資料的收集情況，并強化對其的監督，加強對檔案移交管理工作的開展，切實強化現代信息技術的應用，注重檔案收集、整理的同時強化對其的維護和利用，才能更好地將整個建筑項目工程檔案管理的成效提升與優化[3]。

4.結語

綜上所述，建設項目工程檔案管理具有較強的專業性和復雜性，對檔案管理人員的要求較高，所以為了更好地促進檔案管理工作的開展，我們應切實注重現狀的分析和優化，緊密結合建設項目工程檔案管理特點，采取針對性的措施，盡可能地提高檔案管理效率，才能更好地為工程項目的建設提供支持，實現建設項目工程檔案管理水平的最優化。

參考文獻：

[1]柴軍艷.探究關于建設項目工程檔案管理的思考[J].東方企業文化，2015，（01）：98+102.

[2]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010，（03）：29-31.

[3]孔維耘.關于工程項目檔案管理的幾點思考[J].機電兵船檔案，2009，（05）：31-33.endprint