在建工程項目檔案的管理及其應用探索

宋麗英

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.11.192

摘 要：工程檔案是對在建工程及施工過程的直接記錄，同時也是對寶貴歷史的見證。因此，通過對在建工程項目建設相關的檔案進行有效的收集、整理、保管等，能夠更好地提升整個檔案的服務性，推進工程建設的發展與提升。然而在實際的檔案管理過程中存在很多的問題，影響了整個檔案管理的開展效果。據此，需要針對其中存在的問題進行分析與研究，進而找出有效地解決方法及措施，提升整個檔案管理的效果。

關鍵詞：在建工程 檔案管理 應用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）04（b）-0192-02

1 在建工程項目檔案管理的要點

1.1 規范制度

進行檔案管理工作需要有計劃、由步驟、全方位的按照相關的標準執行與開展。首先就需要加強檔案的制度規范建設，依據國家及檔案管理的相關制度及標準來建立起一套科學、完整的項目管理制度，進而從組織領導、管理體系以及各個人員的職責、獎懲方面做出明確的規定。其次，在進行檔案管理的過程中還需要對相關的文件從形成、積累、收集、歸納、分類等每一個方面制定出嚴格的標準規范，進而增加整個檔案管理工作的規章制度。

1.2 檔案的收集

在進行在建工程檔案收集的時候需要根據不同的工程建設情況來采取不同的資料收集方式。其一就是追蹤收集，這種收集的方法適用于工程周期較短的工程項目，能夠快速的形成相關的檔案資料。因此，檔案管理人員需要及時掌握在建工程項目的實施情況，通過了解工程的實時信息來有針對的收集相關資料。其二就是分階段收集資料，這種形式適用于工程周期較長的工程。其三就是強制性收集，這種方式適用于一些施工人員相對比較分散、臨時機構較多的施工情況之中，能夠有效的保證相關檔案資料的完整性。

1.3 檔案的驗收與移交

所建立的在建工程項目的檔案內容及質量若沒有達到相關的標準與要求的時候，則不能通過檔案驗收，需要對檔案進行一定的修改，使其達到相關的標準與要求。而檔案在達到要求之后還需要由相關部門出具驗收合格的文件信息。此外，還可以通過控制合同項目來保證整個檔案的完整性。而在已交檔案資料的時候則需要依據相關的標準與要求來對檔案資料進行整理、編號、歸類等。對于離職的檔案管理人員，必須在完成相關的移交手續之后才能夠辦理離職手續。進行檔案移交登記的原則就是實事求是，需要有詳細的明細表以及綜合性的報表。

2 在建工程項目檔案管理中存在的問題

2.1 檔案的完整性較低

檔案管理工作的重視程度較低，容易造成一些重要項目工程檔案的遺失、損壞等，影響了整個檔案管理的完整性。

2.2 檔案建設的不準確

企業在進行檔案管理的時候由于資料收集的不及時，篡改工程檔案等原因，進而就會造成一些工程檔案中存在著不真實的問題，影響了整個工程檔案的價值。

2.3 對檔案的管理力度較低

檔案管理工作的監督及指導的力度較低，影響了整個項目的檔案管理質量。

3 提升檔案管理工作在建筑工程項目中的應用

3.1 建立工作機制

在建工程項目檔案的管理工作在開展的過程中需要成立相關的工作小組，進而構建一個完整的工作網絡體系。同時，將檔案管理工作列入到企業的年度考核當中，通過定期的召開相關會議聽取在建工程檔案管理工作的匯報，以此來有效的解決其中存在的問題，確保整個工作能夠順利的開展與實施。此外，還需要明確在建工程項目檔案管理的相關責任部門及責任人。通過綜合檔案室來對相關資料進行統一的管理。進而增強管理人員的工作責任感，提升整個檔案管理人員的綜合素質，增加工作效率。

3.2 規范相關管理制度

在進行工程項目管理的時候，需要建立并且不斷的完善相關工作的制度，落實檔案管理制度、檔案保密制度等等。相關工作人員在工作的過程中還需要嚴格的依照相關標準進行檔案資料的收集、整理與分析歸納等工作，確保整個答案的完整性。除此之外，還需要結合當前我國社會、科技的發展，不斷的改善建設工程檔案管理的條件與環境，通過配備專門的檔案柜、除濕器、滅火器等等來確保檔案管理的安全性。同時，對于相關職能部門上交的資料及報表憑證等，需要做好交接的手續、按時按質的進行歸類，由此來確保整個檔案管理的安全性，便于查找。

3.3 進行現場指導

在工程項目的建設與發展期間，相關的工程檔案管理人員需要深入到施工現場以及各個施工單位的項目被內部，對各施工單位的施工進度，以及施工過程中存在的問題等進行詳細的記錄與相應的制動。同時，項目的檔案部門、建設指揮部以及接管單位等需要組成聯合的檔案檢查指導小組，通過對整個建設工程全過程的檔案進行分析與研究，找出其中出現的問題與難點等等，并予以相應的解決措施。除此之外，在檔案管理的過程當中，還需要規定相關的檔案移交時間、地點等，以此來確保工程項目檔案的完整性。

3.4 增加工程成果資源利用

需要對在建工程的檔案建立一個有效的管理系統，通過應用計算機等相關互聯網絡建立起一個能夠極大程度提升檔案檢索速度，且以電子文件的形式進行傳輸的系統。能夠方便相關人員及時的查閱檔案電子資料，防止文件丟失的情況產生。同時還能夠有效的追究相關責任人，明確責任。

3.5 積累工程建設中的電子資產

對于在建工程的檔案在進行管理的過程中，需要通過專業性較強的電子文件管理平臺，對其中的信息進行存儲、管理以及維護等等。同時，這個系統還可以有效的提供文件的分類，對其中的內容進行存儲。此外，全文檢索功能還能夠使得用戶快速的找取自己想要使用的材料。基于ACL的權限控制機制能夠確保大量的電子文件按照相關的權限進行管理與控制，進而有效的將在建工程中大量的電子文件作為電子資產進行累積，提升整個在建工程的基礎，促使這個工程更好更快的發展。

4 結語

隨著社會的建設與發展，在建工程項目檔案的管理工作需要不斷的適應新的環境，針對其中存在的問題進行合理、有效的管理，以此來提升工程項目檔案管理的質量，增加管理的效率，促使整個建筑行業更好更快的發展與建設。

參考文獻

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