新形勢下事業單位檔案管理信息化建設

包紹輝

當前伴隨著我們國家的信息化改革浪潮，事業單位的檔案工作已經從原有的紙張檔案逐步過渡到當前的信息化檔案管理時代。如果檔案管理人員想要順應當前的時代要求，獲得更加長遠的發展構建，就必須要加強信息化檔案管理建設，在當前的新時期以及新形勢下，利用檔案信息化的這一有利契機，大力推動檔案管理的全面無紙化、信息化建設，爭當信息時代的弄潮兒。

隨著當前我們國家經濟的飛速發展以及科學技術水平的不斷發展，網絡技術早已經進入事業單位的日常生產生活活動當中。隨著當前檔案管理的規模日益龐大，原有的檔案資料紙張管理體系構建已經無法適應當前的各類針對檔案的需求，因此，對檔案資料進行數字化的處理方式就成為了當前的大勢所趨。檔案管理的信息化關鍵就在于對于原始檔案所有數據完好保存的基礎之上，基于電子技術的構架，把所有檔案的內容從最開始的實體化儲存方式逐步轉移成當前的數字化數據庫系統構建，利用多種方式合理利用檔案。本文主要探索了新形勢下事業單位檔案管理信息化建設思路。

事業單位的檔案管理信息化建設核心內容

首先是信息化管理的總體規劃構建。我們在進行全面的信息化處理之前，要根據我們單位的具體實際情況和對于信息化檔案管理的基本需求，參考國家的有關信息化管理基本方式和規章制度，綜合以上信息之后，全面制定出適合當前單位具體實踐情況的信息化管理規劃框架。我們必須要明確信息化檔案管理的主要基本內容以及對應的服務對象構建，在強調出檔案管理和儲存方式的轉換的同時，更加需要針對服務態度進行轉變。然后，我們需要根據信息化檔案管理的核心環節構建，來保證信息化管理工作從最開始的源頭就保持通順，沒有阻礙。然后，在保證技術進行提升的大背景之下，我們需要根據管理的人才儲備特征進行針對性的人才培養構建，保證當前的業務素養可以同步下來，保證硬件跟上，軟件也跟上。在這些項目的基礎之上，我們還要對信息化的管理以及針對性的紙張資料儲存方式進行對應的協調和制度性的規劃處理，保證兩者之間不偏不倚，電子檔案和紙張檔案之間保證是一種相輔相成的關系。

然后就是針對信息化管理的平臺建設構建。我們在進行信息化的總體規劃制定以及對應完善框架的基礎之上，可以繼續進行對應的信息化管理平臺搭建。一般說來，信息化的管理平臺本身是通過網站本身的主頁以及對應的后臺管理系統進行配合組成的。一方面來講，網站的建設以及對應的開發需要高水平的專業人士進行處理，系統本身的實用性以及穩定性需要得到保證，另一方面，對應的保密制度需要進行建立，相當一部分的機密檔案材料可以實現限定范圍之內的共享處理，檔案自身的資料安全需要得到保護。

當前事業單位的檔案管理信息化所存在的問題

信息化的平臺維護以及更新的速度是當前需要進行提升的主要步驟之一。我們經過長時間的調查研究以及親身的體驗發現，事業單位雖然已經具有了比較初步的信息管理系統構架，但是信息內容都十分老舊，并且不會進行及時更新。同時信息化的平臺使用效率還需要得到提升。盡管信息化檔案的平臺相比較傳統檔案來說優勢十分明顯，但是在使用效率上卻沒有達到預期的效果。同時人員的綜合素質也是需要盡快解決的問題。隨著當前信息化管理的逐步推進構架，老員工在以下的幾個方面里面都需要進行更新：計算機技能需要得到提升，信息化的內容知識積累需要得到具體的培訓，服務的意識也需要得到進一步的加強。

事業單位檔案管理的信息化針對性策略構建

首先是前臺的管理人員以及對應的后臺技術人員之間的工作協調培養。如果想要實現檔案管理框架下的高質量信息化服務構建，技術人員需要在平臺本身的維護以及數據的錄入和更新方面進行努力，同時前臺的管理人員也會在當前的平臺基礎之上進行對應的優質服務處理。前臺的工作人員以及后臺的維護人員之間必須建立完善的互通機制，保證信息的錄入以及分類更新頻率達到一個統一，從而讓信息化的管理平臺更新速度滿足檔案信息化的標準，只有這樣，檔案的信息化運作才可以真正地活起來。

其次就是對工作人員自身的綜合素質進行提升構建。首先我們需要在當前的制度設計以及對應的行為規范上進行檔案管理信息化處理的樹立和對應服務的保證，同時整個平臺的設計以及對應內容的充實都是為了保證管理人員可以迅速上手，給對應的使用者提供更加有效的資源。我們必須要時刻保持對應的學習精神，在滿足檔案信息化的新需求指引下進行自身素質的提升和整合，并樹立運用信息技術服務他人的良好工作意識。在這個基礎之上，我們需要針對當前事業單位的檔案管理信息化平臺的技術環節進行對應的專門技術人員培訓構建，讓這些工作人員可以在計算機技能以及檔案信息化平臺的使用上進行技能方面的提升，并且在信息內容調用的框架下進行工作方式的熟練化處理，并且進一步實現信息化檔案管理和人員自身素質的相互協調匹配。

最后就是建立信息化平臺的推廣模式處理。檔案的管理信息化平臺搭建是為了服務信息的需求者而不是建立一個面子工程。因此我們需要對信息平臺進行推廣以及宣傳。從一個方面來講，信息化檔案的相關單位需要進行平臺的充分利用，讓信息的需求者明白管理平臺的便捷性，另一面，我們需要借鑒當前的企業進行檔案管理信息化系統的先進經驗，并且進行經驗的相互對照，從最根本的角度上進行信息化管理平臺的信息高效使用率以及對應的有效性提升構建。

隨著時代發展和科技的進步以及辦公方式的提升，我們國家的事業單位檔案保管數量正在呈現出不斷上升的趨勢，傳統的檔案管理方式已經無法滿足當前事業單位檔案管理事業的進一步的發展。在計算機網絡技術的不斷飛速發展和高速普及的前提下，檔案管理的信息化建設已經成為了一個必然趨勢。推動檔案的數字化和網絡化是當前我們事業單位的宏偉目標，也是我們檔案管理人員的偉大職責。