城鄉居民基本養老保險檔案規范化管理建議

童正花

城鄉居民基本養老保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受城鄉居民基本養老保險待遇的重要依據，是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證，也是國家檔案資源的重要組成部分。加強城鄉居民基本養老保險業務檔案管理，確保城鄉居民基本養老保險業務檔案資料的安全完整和有效利用，是實現城鄉居民基本養老保險事業健康可持續發展的重要基礎，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件，是實現城鄉居民基本養老保險經辦管理標準化、規范化的必然要求。目前，盤龍區已有104351人參加城鄉居民基本養老保險，其中享受城鄉居民基本養老保險待遇的有28665人，待遇社會化發放率100%。經過努力，盤龍區城鄉居民基本養老保險檔案管理工作已實現標準化、規范化，2013年認定為云南省黨政機關社會團體檔案工作規范化管理示范單位。盤龍區城鄉居民基本養老保險業務檔案管理雖然取得了可喜成績，但由于城鄉居民基本養老保險起步較晚，城鄉居民基本養老保險檔案建設還不完善，隨著工作實踐的開展。發現了一些業務檔案管理工作方面有待解決的困難和問題，主要表現在以下幾方面：

檔案資料收集整理不規范。隨著城鄉居民參保人數的逐漸增多以及城鄉居民基本養老保險的全覆蓋，迫切需要建立健全適合我區特點的養老保險檔案管理制度，自城鄉居民基本養老保險啟動以來，全區各級經辦機構都按照《社會保險業務檔案管理規范》、《盤龍區城鄉居民基本養老保險業務檔案管理辦法》來管理檔案，對城鄉居民基本養老保險檔案資料收集、管理等方面進行了明確要求，但是從目前來看，還是有很多參保、繳費、注銷等資料填寫不規范，姓名和身份信息等數據填寫不準確，時有印章缺失、人為涂改等情況發生，導致檔案資料完整性、客觀性、準確性較差。

經辦人員專業性不強。目前雖然在全區各街道已經確立了專兼職的檔案收集、管理人員，也接受了檔案收集、整理培訓，但是檔案工作人員的專業性有所欠缺，平時對檔案管理人員開展的專業培訓較少，經驗交流的機會也不多，有些檔案業務人員不熟悉檔案基本常識，對有關檔案工作了解很少。另外一方面，檔案管理人員的知識水平和責任心參差不齊，出現知識水平高，工作經驗豐富，責任心強的街道檔案收集整理做得就比較好，例如聯盟、龍泉等街道的檔案就做得比較好；而知識水平低，工作經驗差，責任心不強的街道檔案收集整理的就差些。造成一卷檔案反反復復整理多次及檔案資料殘缺、整理不規范等現象，這些都嚴重影響了檔案的質量。

業務檔案傳遞環節多，收集整理耗時長。城鄉居民基本養老保險業務檔案在收集的過程中，經過的中間環節較多，從參保群眾一社區（村委會）——街道（鄉鎮）社會保障事務所一區城鄉居民社會保險經辦機構，任何一個環節出錯，都會影響業務檔案的收集、整理工作。其次，城鄉居民外出打工者居多，人員流動性大，城鄉居民社會養老保險參保人的身份證、戶口簿復印件等材料收集難度加大。再次，較多的居民文化程度不高，需要經辦人員代為填寫城鄉居民基本養老保險的相關表格，加大了經辦人員的工作量，降低了工作效率。

為了提高城鄉居民基本養老保險檔案規范化管理的水平，也為其他的城鄉居民社會養老保險機構提供參考，針對存在問題，特提出以下建議：

建立健全檔案管理規章制度。城鄉居民基本養老保險經辦機構應建有符合檔案保管“八防”要求的檔案專用庫房，建立健全業務檔案管理崗位職責、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、保密、保管、移交、鑒定銷毀等制度并認真落實，確保城鄉居民基本養老保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。重點是加強檔案的收集整理，合理界定文件材料歸檔范圍，科學確定檔案保存價值，準確劃分檔案保管期限，認真做好各類檔案資料的歸擋和整理工作，保證歸檔文件材料齊全、完整、準確。要重視電子文檔的管理，相關電子文本實行脫機備份，本地和異地各保存1份，并與紙質檔案建立有機聯系，確保齊全完整和信息安全。

加強基層檔案工作人員的培訓。城鄉居民基本養老保險檔案是社會和諧發展的歷史鑒證，是一項政策性、專業性很強的工作，是參保人參保、享受待遇的重要憑證。城鄉居民基本養老保險檔案管理質量的高低直接關系到參保群眾的切身利益，也影響到廣大群眾參保的積極性。我們必須提高對城鄉居民基本養老保險檔案工作重要性的認識，增強責任感和使命感，認真搞好城鄉居民基本養老保險檔案管理工作。根據實際情況，盤龍區每年都要舉辦不同形式的業務檔案培訓班，加強各級經辦人員的業務培訓，提升業務檔案的管理水平。通過學習培訓，提高了各級經辦人員政策水平、業務經辦能力和檔案收集、整理的水平。

及時進行各類檔案的歸檔。當前城鄉居民社會養老保險業務檔案工作量大，堆積的材料若未及時整理歸檔，可能會發生霉變或丟失，為此，完善了工作機制，及時規范整理業務檔案材料。盤龍區充分利用區（縣）、街道（鄉鎮）、社區（村委會）三級服務網絡，及時對各類業務材料進行仔細的審核，凡圖像和字跡模糊、印章不清晰、殘缺不全、潮濕霉變等不適合歸檔保存的業務材料，退還經辦人或參保人，進行整改或者補辦，直至達到保存要求。嚴格按歸檔的要求及時進行組卷、立卷，再分門別類編號入庫、入柜。

嚴格檔案銷毀程序。城鄉居民基本養老保險經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案，需編制銷毀清冊，報同級行政管理部門備案，經辦機構主要負責人批準后銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任伺檔案。經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

加強檔案開發利用。檔案工作的最終目的是為了利用，城鄉居民基本養老保險檔案管理是城鄉居民基本養老保險中的一項十分重要的基礎性工作。在做好檔案收集、整理工作的基礎上，搞好檔案的開發與利用，使城鄉居民基本養老保險檔案真正地服務于城鄉居民基本養老保險工作，提高服務的水平和質量。自2011年盤龍區啟動城鄉居民基本養老保險以來，檔案利用已達326人次，主要為系統內身份證、姓名、地址錄入系統錯誤，查閱檔案可修改錯誤信息；其次是特殊人員身份查證，如有的參保人在參保時提供了殘疾證明，殘疾等級與殘聯提供不一致的，需查閱原始資料。

城鄉居民社會養老保險檔案直接關系到每位參保人員的切身利益，因此，對參保人員的檔案管理必須實行標準化、規范化，使城鄉居民基本養老保險檔案發揮應有的作用，達到“跟蹤一生、服務一生”的目標。