淺談人事檔案管理現狀及對策

管英哲

近年來，我國的人事檔案管理現狀并不樂觀，甚至存在著檔案失真及材料不齊全等問題，要想從根源上解決我國人事檔案管理問題，就必須做到對癥下藥，真正地從問題出發，找出最佳解決方案。本文主要通過剖析當前的人事檔案管理現狀，提出有效的解決對策，以全面提高人事檔案管理水平，發揮人事檔案的實用價值。

一、轉變人事檔案管理思路，加速人事檔案管理的科學發展

在市場經濟大背景下，特別是現代社會的各行各業在“互聯網+”的沖擊下，都發生了重大變革，在經歷了紙質媒體的繁榮到衰敗以后，人事檔案管理同樣也面臨著相同的困境。隨著經濟與科技的不斷發展，我國的人員流動量不斷增大，在日常工作生活中，人事檔案使用起來相對麻煩，由于檔案歸屬人的工作變動和人事調動，往往會存在跨地區調檔的現象，而各地區的管理制度和流程各不相同，對于各類證明的需求也各不相同，時間久了，就會導致整體的人事檔案管理和調動效率低下，有的甚至因長期堆積導致出現檔案缺失等問題，對檔案歸屬人產生諸多不利影響。

因此，人力資源與社會保障局相關工作人員要積極轉變人事檔案管理思路，利用信息化管理系統，實現人事檔案的線上管理，促使人事檔案管理現代化，加速人事檔案管理的科學發展，而這也是人力資源與社會保障局服務人事工作以及進行科學的人事改革的一項惠民舉措。例如，在人事檔案信息管理過程中，需要建立計算機數據處理系統，根據不同的分類進行不同的人事檔案管理，建立具體的人事檔案信息系統中心，然后，通過人事檔案信息系統來完善其他系統，如財務系統、行政系統等，相關信息可以利用計算機進行統計，做到多平臺共享，這樣不僅可以為個人的政績、業績的評價等提供相對而言量化的依據，同時也能夠促使相關管理工作的效率得到提升，促使人事檔案在人事調動與人員流動中確保完整性和準確性。

二、提升人事檔案管理意識，堅持人事檔案管理的長足發展

人事檔案管理盡管在各行各業中都是基礎工作，但是，在實際工作中，卻存在著認識不足的問題，說起人事檔案，大家都清楚其重要性，但要論對其加強管理，卻都沒有做到位。無論是相關部門的工作人員還是企業、事業單位的人力資源相關工作人員，甚至是檔案歸屬人本人，對人事檔案管理的重要性都沒有足夠認識。那么，人事檔案管理也就必然會存在問題。最明顯的就是管理缺乏專業性，盡管人力資源與社會保障局長期對人事檔案管理相關業務進行管理和指導，但是不少企業還是存在讓兼職人員管理人事檔案的情況，專業性低、歸檔不科學、遞交材料延遲等都會造成檔案信息缺失等問題，無論是對單位還是個人都有不利影響。

當前，社會競爭激烈，這種競爭歸根結底就是人才的競爭，這就意味著，人事檔案管理將會更加重要。在經濟不斷發展的今天，作為相關工作人員必須提高自己的管理意識，將人事檔案管理放在相對重要的位置，突出其重要性。要加強人才隊伍的建設，這就需要加強對相關人才的專業化培訓，當然，對于人事檔案管理，不僅要對相關工作人員做專業性、強度大的培訓，同時還要注重對廣大社會人才進行普及性的培訓，以此來提升人事檔案管理意識，從各個流程節點來提升對檔案的辦理和管理的認識，確保人事檔案管理的長足發展。

三、強調人事檔案管理制度，確保人事檔案管理的規范發展

事實上，我國不同地區的人力資源與社會保障局的要求各不相同，同樣問題的解決策略和所需要提供的證明也各不相同，例如，河南省的高校畢業生，紙質版簽署的三方協議就可以確保檔案的調動，而到了山東省，卻必須有網簽的就業協議。此外，針對不同科目、不同部門，人事檔案的管理與調動也存在著諸多待溝通問題，例如，山東省生源、師范類畢業生網簽歸口于教育局，而山東省與非山東省、非師范類歸口于人力資源與社會保障局，而非山東省生源的師范類畢業生在魯無法正常網簽，這一案例也充分說明，各地的人事檔案管理制度各不相同，亟需規范化，確保相關流程更加規范、順暢。

因此，加強制度建設對于人事檔案管理是非常重要的，這就要求我們牢牢地把握檔案的歸口，實現對檔案的規范化和統一化管理，如統一各類制度，規范辦理檔案手續以及檔案管理的流程，注重各類檔案管理中的必要審核點，歸檔完成后要注重梳理目錄、編排序號，裝訂整齊，并對一段時間內缺少材料的檔案以過渡期保存，杜絕檔案存在缺失內容就進行歸檔的現象。

人事檔案管理在現代社會中越來越凸顯其重要性，因此，作為人力資源與社會保障局相關工作人員，要特別重視加強人事檔案管理，為廣大人才服務。同時，在注重創新發展的今天，管理人員也要主動尋找創新管理的突破口，以全面改革和優化人事檔案管理工作。

（作者單位：扶余市人力資源和社會保障局）