淺談企業(yè)存貨內部控制

方月琴

摘 要：存貨在流動資產中占比最大、品種較多、形態(tài)多樣、用途復雜、受市場和企業(yè)自身生產經營計劃影響很大，在生產經營過程中能夠與貨幣或其他資產實現有規(guī)律地轉換。但是，其長期不被耗用或銷售，或成為積壓物品，即造成企業(yè)經濟損失。本文對企業(yè)存貨內部控制存在的主要問題進行分析，并提出改進對策。

關鍵詞：存貨 內部控制 建議

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）10（a）-082-02

1 存貨內部控制的重要性

存貨是企業(yè)資產的重要組成部分，屬于流動資產，是企業(yè)自身持有以備出售的產品或商品、生產過程中的產品以及供生產經營耗用的物料等，主要包括原材料、燃料、委托加工材料、包裝物、低值易耗品以及在產品、半成品、產成品、庫存商品等。其流動性強，經常處于不斷銷售、耗用、購買和重置中。存貨內部控制制度是指企業(yè)為強化存貨的管理，使其在耗用或銷售過程中發(fā)揮最大使用效益，并有效保證其信息資料的真實完整，而制定和實施的一系列相互監(jiān)督、制約的控制方法、措施和程序。存貨因其繁雜程度和管理難度，并且其管理水平的高低直接影響企業(yè)的經濟效益，導致對其內部控制制度設計提出了更高的要求，進而存貨的內部控制在企業(yè)管理中就顯得尤為重要，所以企業(yè)要實現財務經營管理目標，就必須認真理性分析存貨管理的不足，采取針對性的措施，建立健全存貨內部控制制度。

2 存貨內部控制管理存在的主要問題

2.1 存貨采購環(huán)節(jié)

（1）存貨儲備失當，造成不經濟。由于部分存貨采購周期長，需要一定的庫存儲備，但市場需求變化難以準確預期，導致存貨因消化速度過慢形成閑置。

（2）存貨采購單一，造成不經濟。由于部分關鍵材料的供應商單一，采購議價能力不足，影響采購節(jié)奏及成本控制。

（3）存貨信息獲得滯后，造成不經濟。由于對部分存貨采購的供應價格維護不及時，當市場價格下降時，未能及時進行應對，導致采購成本增加。

（4）存貨采購計劃不嚴謹，造成不經濟。一是由于對庫存情況掌握不夠到位，出現多余采購，從而加大了庫存；二是小量存貨出現采購期提前，產生一些不必要資金成本；三是部分安全庫存設置不夠合理，特別是新品配件有小量庫存，如果計劃更改，會造成一定浪費。

2.2 存貨生產環(huán)節(jié)

（1）產銷計劃脫節(jié)，造成不經濟。由于產銷計劃不匹配，不能結合市場需求和庫存情況及時調整生產計劃，導致在產品及產成品庫存積壓。

（2）生產工藝不科學，造成不經濟。由于部分生產工藝布局不甚合理，工序之間流轉不匹配，造成生產運行不暢，導致在產品增加。

2.3 存貨銷售環(huán)節(jié)

（1）市場銷售預計不足，造成不經濟。企業(yè)根據市場預測的銷售與實際市場需求量的偏差直接影響原材料采購量及產品庫存量，可能造成積壓或斷貨。

（2）銷售發(fā)貨過程中的不當，造成不經濟。銷售發(fā)貨時，倉庫保管員發(fā)貨行為不當或其他原因出現存貨殘破等現象，造成企業(yè)財產損失；存貨銷售在運輸和交貨過程中的不當行為或者其他原因，出現存貨殘破的現象，造成企業(yè)財產損失。

2.4 存貨儲存環(huán)節(jié)

（1）倉儲規(guī)模偏大，影響管理質量。由于存貨量大，形成了第三方物流、廠區(qū)內自管、廠區(qū)外自管等多區(qū)域庫存管理模式并存的格局，同時倉儲條件差異的限制，使得偷盜、毀損、混淆等現象頻發(fā)，給存貨管理帶來較大困難，從而出現管理疏漏造成損失。

（2）制度或監(jiān)管缺失，影響管理質量。由于毀損待報廢件、不良存貨、超期存貨等大量積壓，未能及時處置，既加大了管理成本，又導致占用大量營運資金。

（3）崗位責任缺失，影響管理質量。一是由于存貨種類繁多，一物多碼、一物多名的現象普遍存在，導致存貨管理缺失；二是由于倉管員入賬不及時，或登記數據不準確，使得庫存記錄和實際庫存存在差異，導致存貨信息傳遞不及時和數據不準確；三是由于存貨盤點不按時進行，導致倉庫實存數和財務賬面數不一致。

3 存貨內部控制對策與建議

3.1 加強企業(yè)存貨內部控制，注重全面系統(tǒng)的制度設計

為規(guī)范經營管理、控制風險、提高效率，企業(yè)應根據有關法律、法規(guī)和規(guī)章制度，并結合自身的實際以及管理需求，建立覆蓋企業(yè)生產經營全過程的存貨內部控制制度，構筑貫穿于企業(yè)生產經營各層面、各環(huán)節(jié)的存貨內部控制制度體系。工作實踐中，只有建立以下三項制度，才能達到存貨內部有效控制的要求。

3.1.1 建立企業(yè)內部有效牽制制度

內部牽制是指企業(yè)交辦某項具體業(yè)務時，交由多個部門或人員參與，而不是由一個部門或一個人完成一項業(yè)務的全過程，并且每個工段的承接部門能自動地對前段工作進行正確性檢查。具體業(yè)務的完成過程，包含適當的授權、不相容的責任分工、憑證和記錄的聯結、互為制約、獨立檢查等環(huán)節(jié)，其中的制約包括縱向上下級間的制約和橫向部門間的制約。企業(yè)通過建立分工明確、互為牽制、各司其責的運行控制制度，從而實現有效的內部管控。

3.1.2 建立企業(yè)內部有效稽核制度

存貨的采購、保管等應做到明確分工，不能由一個部門擔當，采購、倉管等部門之間互相稽核，做到正確無誤。財務部門對倉庫的稽核是重中之重嚴而又實，通過實物盤點，做到賬實相符，如果賬實不符，應及時查找原因，進行相應的賬務處理。財務部門制定定期盤點制度，按制度規(guī)定每季度至少進行一次盤點，確保企業(yè)財產安全。

3.1.3 建立企業(yè)內部有效監(jiān)督制度

根據企業(yè)管理監(jiān)督對象，三個層次均需得到有效監(jiān)督，一是對企業(yè)經理或法人的內部控制監(jiān)督。建立健全企業(yè)重大決策分層級交由集體審批的制度，以有效規(guī)避經理人或法人獨斷專行，盲目作為，胡作非為；二是實現部門之間的相互監(jiān)督、互為制約。企業(yè)各部門管理權限設定時有意識加強內部控制監(jiān)督，以杜絕部門因權力過大而失去約束，進而出現集體徇私舞弊等亂象；三是對關鍵崗位管理人員的內部控制監(jiān)督。建立關鍵崗位定期輪崗和定期稽查等制度，以杜絕企業(yè)中層干部或供應、銷售、會計等重要崗位工作人員發(fā)生以權謀私和串通作案等現象，從而實現企業(yè)內部有效監(jiān)督。

3.2 加強企業(yè)存貨內部控制，注重關鍵環(huán)節(jié)的制度設計

3.2.1 存貨采購過程中關鍵環(huán)節(jié)的內部控制設計

（1）采購審批的內部控制。存貨采購內部控制制度設計必須做到審批采購。由企業(yè)采購部門在符合企業(yè)生產經營的計劃的前提下，依據倉管部門（具體根據各企業(yè)管理部門的設置實際）的材料請購單編制采購計劃，進而制定采購方案。采購方案經主管計劃的負責人審核后，再報主管領導進行審批，審批后的采購方案是采購的必要依據。

（2）采購合同簽訂的內部控制。存貨采購內部控制制度設計必須做到合同采購。主管領導在審批采購方案時即可對采購進行授權委托，采購人員按采購方案和獲得的采購授權與供貨方簽訂采購合同（采購合同文本須經企業(yè)法務等部門審核，企業(yè)規(guī)定采購招標的應按規(guī)定執(zhí)行）。采購行為必須嚴格執(zhí)行采購合同，不得在授權之外簽訂合同和變更合同的內容。采購完成后，采購合同副本應送財務等部門留存?zhèn)浒浮?/p>

（3）存貨入庫的內部控制。存貨采購內部控制制度設計必須做到驗收入庫。驗收入庫時，各部門各司其責，確保存貨采購的數量、品種、質量等與采購合同完全吻合，確保存貨準確、安全入庫。采購人員應按合同約定跟蹤接貨，到貨后對品種、數量等進行驗收，驗收無誤后填制驗收單；質量檢驗部門檢驗質量，檢驗合格后簽署驗收單；同時，采購部門收到發(fā)票（包括運單），填寫收貨單，連同簽收單、發(fā)票、合同副本等交倉庫保管部門辦理入庫。倉庫保管部門根據驗收單驗收存貨并入庫，填制入庫單，登記存貨臺賬，然后將發(fā)票連同收貨單等送回采購部門。

（4）貨款支付的內部控制。存貨采購內部控制制度設計必須做到正確付款。財務審核是正確付款的關鍵環(huán)節(jié)，財務部門接庫房通知后即進行全面、具體的財務審核，審核內容應包括：采購是否經有權審批；合同簽訂是否符合制度；采購是否與合同一致，驗收單、入庫單是否真實無誤；發(fā)票是否合法，其名目與采購合同、驗收單、入庫單、付款通知單等是否吻合等。財務審核無誤后結算貨款，辦理付款手續(xù)。

（5）采購核算的內部控制。存貨采購內部控制制度設計必須嚴格日常核算。采購和倉管部門必須對存貨的購進、發(fā)出和庫存進行日常核算，采購部門依據采購和提交入庫情況，登記材料明細賬；倉管部門根據入庫材料，登記材料臺賬。采購部門定期將收貨單、入庫單、驗收單、付款通知單等采購憑證資料傳送至財務部門，供財務部門及時編制記賬憑證，登記賬薄。月末，財務部門與采購、倉管部門進行賬項核對，確保準確無誤。

3.2.2 存貨領用過程中關鍵環(huán)節(jié)的內部控制設計

（1）領用審批內部控制。存貨領用實行審批制度，管理部門領用存貨，應由經辦人填制領用單，部門負責人簽署意見，或再經有權人審批，然后憑單到庫房領取；生產部門領用存貨，應由經辦人根據計劃和工藝部門核定的定額等填制限額領料單，車間負責人簽字同意，經部門負責人簽署意見，或再經有權人審批，然后憑單到庫房領取。

（2）領用發(fā)出內部控制。存貨領用必須嚴格手續(xù)，核算及時，確保正確無誤。領用時，倉庫保管員對領料單的完整性、合規(guī)性等審核無誤后，會同領用人驗貨，交貨簽收。發(fā)貨后，倉庫保管人員依據領料單按計劃價格及時登記材料卡片，并將領料單轉材料員記賬，材料員定期編制發(fā)料匯總表報送財務部門。財務部門根據發(fā)料匯總表按用途進行匯總分配，分攤材料成本差異，分類編制憑證，登記有關賬務。

3.2.3 銷售發(fā)貨過程中關鍵環(huán)節(jié)的內部控制設計

（1）實行銷售確認制度。倉管部門只有確認銷售后方可發(fā)貨，銷售發(fā)貨控制的重點是銷售確認，一是確認銷售價格和折讓是否經過有權審批；二是確認收到貨款。若是賒銷則必須由銷售部門簽署意見，主管副總或總經理審批，財務部門在“提貨單”上簽字蓋章，方可確認銷售。

（2）實行發(fā)貨與倉管崗位分設制度。發(fā)貨員和倉庫保管員共同對發(fā)運貨物進行清點，并將發(fā)運憑證和銷售通知單上列示的貨物品種和數量進行核對發(fā)貨。發(fā)貨完成后，倉管部門應填寫“發(fā)貨單”，并由客戶簽收，登記相關賬目。

（3）發(fā)貨核算。財務部門應認真核對銷售合同和提貨單，檢查裝運憑證是否真實完整，并及時根據已授權的商品價目表和銷售合同開具銷售發(fā)票，登記“成品賬”及有關存貨明細賬。財務部門應定期對毛利率進行審核分析，如發(fā)現有偏低，應立即查看是否有漏記等情況發(fā)生。倉管、銷售等部門應分別設立銷售未開票明細賬，核算銷售發(fā)生后財務部門未及時開票入賬，并與財務部門核對一致。

3.2.4 存貨盤點過程中關鍵環(huán)節(jié)的控制設計

（1）實行定期盤點制度。每月財務部門會同倉庫保管部門對庫存存貨進行實地盤點，并進行賬實核對，確保賬賬相符、賬實一致。每半年或一年由財務部門、倉庫保管部門以及公司內審部門再開展一次全面盤點。

（2）實行盤點報告制度。認真填寫盤點表，撰寫盤點報告書，盤點報告書應詳細說明存貨的差異情況并注明原因。盤點報告書上報公司管理層。

（3）盈虧處理制度化。公司管理層應根據盤點表和盤點報告進行分析討論，確定差異的處理決定。財務部門依據公司管理層的決議，按照會計核算的要求，對存貨盤點的盈虧進行賬務處理。

參考文獻

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