淺析高校檔案現(xiàn)狀的服務(wù)工作研究理論

滕增強(qiáng)

【摘 要】檔案對(duì)于每個(gè)人是身份、履歷的確定，并且對(duì)今后工作問題以及退休等方面都息息相關(guān)。本文通過對(duì)高校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出一些建議。

【關(guān)鍵詞】高效檔案；服務(wù)工作；理論研究

一、高效檔案管理

高校的檔案工作對(duì)于大學(xué)生來說是關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，個(gè)人檔案直觀的反應(yīng)一個(gè)人在學(xué)生生涯中的成長以及重要的信息數(shù)據(jù)，比如該學(xué)生在高校中，形成的學(xué)習(xí)信息以及在學(xué)習(xí)生活中的各種獎(jiǎng)勵(lì)、表現(xiàn)等，均可以在人事檔案中表現(xiàn)出來，隨著學(xué)生步入社會(huì)，檔案中涵蓋的內(nèi)容也大大增加，記錄的內(nèi)容也更加詳細(xì)與細(xì)致。因此檔案的全面反映一個(gè)大學(xué)生全部學(xué)習(xí)履歷，對(duì)步入社會(huì)進(jìn)入工作單位都具有非常重要的意義。高校對(duì)大學(xué)生的檔案管理要提高重視，改善目前的管理現(xiàn)狀與水平。

二、高校檔案管理意識(shí)薄弱

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，高校中對(duì)于學(xué)生檔案管理的制度、體制以及人員編排都不到位，沒有把檔案管理當(dāng)做一件重要的事看待。每年面對(duì)眾多的畢業(yè)生，檔案工作不僅毫無秩序而且錯(cuò)誤百出，甚至有檔案丟失現(xiàn)象發(fā)生，這給學(xué)生造成很大的麻煩，也給學(xué)校管理帶來負(fù)擔(dān)。由于檔案管理工作的隨意性，很多畢業(yè)生的檔案中缺乏重要資料、登記表格等信息，管理人員仍然會(huì)將這些有缺失的檔案進(jìn)行簽收備案，這樣就會(huì)使畢業(yè)生的參考價(jià)值大打折扣，嚴(yán)重的會(huì)影響到工作單位對(duì)畢業(yè)生的招收問題。

（一）高校檔案管理水平較低

在我國存在的普遍情況就是高校中負(fù)責(zé)管理檔案的人員不僅僅專業(yè)知識(shí)不過硬，工作也不盡心盡責(zé)，這對(duì)學(xué)生檔案管理方面帶來了很大的弊端。尤其是我國偏遠(yuǎn)的落后地區(qū)，對(duì)于檔案管理的信息化技術(shù)缺乏，檔案管理人員業(yè)務(wù)不專業(yè)等因素，導(dǎo)致學(xué)生的檔案信息更新速度滯后、查找困難。并且對(duì)著歷年學(xué)生的增加和累計(jì)，非信息化的手抄式檔案管理已經(jīng)無法與社會(huì)進(jìn)步接軌，不僅信息不能與其他院校同步，檔案管理的質(zhì)量與水平也與社會(huì)大環(huán)境的水平相差較遠(yuǎn)。很多畢業(yè)生的檔案中除了歷年的學(xué)習(xí)成績之外其他獲獎(jiǎng)以及社會(huì)實(shí)踐的信息全無，導(dǎo)致應(yīng)聘工作時(shí)，工作單位需要考核員工綜合實(shí)力時(shí)，學(xué)生的素質(zhì)與個(gè)人能力無法得到真實(shí)的反應(yīng)，對(duì)畢業(yè)生的個(gè)人發(fā)展帶來一定的影響。

（二）高校檔案管理人員的素質(zhì)問題

高校管理學(xué)生檔案的人才服務(wù)中心，對(duì)于大學(xué)生檔案管理這件長期性的工作，要充分做好為大學(xué)生服務(wù)的內(nèi)容，認(rèn)真完成招聘企業(yè)以及畢業(yè)生需要的檔案等咨詢服務(wù)。高校檔案管理工作是需要很強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和良好的工作態(tài)度，才能在每年高校畢業(yè)季繁忙的工作中耐心的為畢業(yè)生提供服務(wù)與指導(dǎo)。部分高校人才服務(wù)中心在處理檔案問題時(shí)工作效率較低，工作態(tài)度不積極，畢業(yè)生會(huì)因?yàn)闄n案的問題得不到及時(shí)的解答而一次次奔走于人才中心，不僅降低了辦事效率還給畢業(yè)生增添了不必要的麻煩。檔案管理人才目前比較缺乏，在偏遠(yuǎn)落后的地區(qū)更甚，人才服務(wù)中心缺乏專業(yè)的檔案管理服務(wù)人員，對(duì)檔案管理的知識(shí)與技能并不嫻熟，對(duì)于畢業(yè)生的資料哪些需要入檔存放、那些資料需要蓋章等處理方法模糊，直接降低了高校檔案管理的水平與質(zhì)量。

三、高校檔案管理發(fā)展的方向

隨著科技的快速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，檔案管理勢(shì)必要提高專業(yè)度才能更好的配合社會(huì)的人才需要，更好的為培養(yǎng)人才而服務(wù)。

（一）高校檔案管理信息化

高校的規(guī)模隨著教育改革的開展在一天天壯大，每年招收的新生人數(shù)也在不斷的遞增，檔案數(shù)量也在快速增長，檔案的形式也隨著傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式逐漸向電子信息文檔、多媒體格式發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前檔案工作量巨大的現(xiàn)狀，并且紙質(zhì)的檔案保存與保管都需要更多的資源，因此信息化、數(shù)字化是檔案管理發(fā)展與進(jìn)步的必然趨勢(shì)。

檔案管理信息化就是利用電子計(jì)算機(jī)把檔案原件掃描并存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)，然后以文檔的形式保存、管理，這樣不僅僅避免了龐大的紙質(zhì)檔案存放的繁復(fù)性，還大大降低了檔案的破壞、丟失等風(fēng)險(xiǎn)性，還便于招聘畢業(yè)生查檔、調(diào)檔。在存儲(chǔ)學(xué)生檔案的時(shí)候也要注意對(duì)文檔進(jìn)行保密處理，因?yàn)闄n案中多存儲(chǔ)的是高校的學(xué)生以及在校職工的個(gè)人詳細(xì)資料，如果不妥善保管發(fā)生遺漏、丟失、泄密等事情發(fā)生，尤其是在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，都會(huì)在不同程度上對(duì)學(xué)生與教職員工造成不良的影響。因此檔案管理人員在掃描、存儲(chǔ)過程中要格外留意文檔的保密工作，防止對(duì)檔案工作造成不必要的影響。

（二）高校檔案管理制度化

要想提高高校檔案管理的水平與質(zhì)量，就必須將檔案管理工作走向制度化、法制化，大學(xué)生檔案管理在高校檔案管理中占據(jù)著重要的地位，因此必須建立相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行管理，這樣可以速進(jìn)大學(xué)生檔案管理工作完善、有效的進(jìn)行。在遵循國家規(guī)定的相關(guān)檔案管理法律法規(guī)為前提，并建立符合高校檔案管理的管理制度，并要求管理檔案人員嚴(yán)格遵守。只有規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度建立起來，才能夠保障檔案管理工作的質(zhì)量、效率，并且檔案管理人員也會(huì)加強(qiáng)對(duì)工作的認(rèn)識(shí)度，從根本上促進(jìn)檔案管理工作越來越規(guī)范、越來越完善。

四、結(jié)語

高校檔案管理對(duì)于當(dāng)前社會(huì)人才的培養(yǎng)與管理都有比較重要的意義，人才服務(wù)中心的大學(xué)生檔案管理人員也應(yīng)明白其重要性并加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、端正服務(wù)態(tài)度，利用高科技、信息化的便利把高校學(xué)生檔案管理質(zhì)量提高一個(gè)新層次。

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