關于加強高校畢業生檔案管理的幾點思考

陳昕

【摘 要】檔案是信息的重要載體，是主要信息源。高校畢業生檔案不僅是學生畢業前家庭情況、學習成績、政治思想表現、身體狀況等方面的文字記載材料，更是用人單位選拔、聘用畢業生的重要依據。隨著畢業生就業制度的改革，現有的檔案管理方式和手段已經不適應社會主義市場經濟快速發展的腳步。因此，加強高校畢業生檔案管理工作應當成為有關單位的當務之急，尤其是高校畢業生就業主管部門要足夠重視，采取必要措施，加以改進，以適應社會主義人才市場的新需求，使畢業生檔案管理進一步科學化、規范化、專業化。本文擬就畢業生檔案管理及轉遞過程中存在的問題和解決措施談幾點初淺的認識。

【關鍵詞】高校畢業生；檔案；存在的問題；管理

一、畢業生檔案管理工作中存在的問題

（一）大學畢業生對檔案重要性認識不足。隨著勞動、人事制度改革的深入開展，大學畢業生就業由原來的國家統一分配變為公開招聘考試錄用，學生與用人單位之間實行雙向選擇，用人單位由被動接收轉變為主動擇優錄用。許多大學畢業生選擇通過簡歷包裝進行自我推薦，通過個人素質及其外在表現實現就業，檔案作用有所弱化。那些未及時落實單位的大學畢業生，四處奔波找到理想工作是首要任務，到畢業生就業主管部門報到后，大學畢業生檔案是否到位也不再過問。由于大多數高校畢業生對檔案重要性缺乏了解，不夠重視，甚至有的畢業幾年了，檔案還在學校或畢業生就業主管部門處存放。還有部分畢業生畢業后一直自己保管個人檔案，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。特別是在非公有制企業就業的大學畢業生，就業后更是對檔案持“無所謂”的態度。高校畢業生不能認真正視個人檔案問題，既增加了檔案管理部門的壓力，又使個人權益不能及時得到保障，最終利益受損的還是畢業生自己。

（二）檔案多頭管理造成局面混亂。1988年，中組部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》（人調發[1988]5號）文件規定，流動人員人事檔案統一由黨委組織部門、政府人事部門及所屬的人才流動服務中心等機構負責。其他機構不得承擔人事檔案的管理工作。《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》（人社部發〔2014〕90號）第一條：“健全流動人員人事檔案管理體制。流動人員人事檔案管理實行集中統一、歸口管理的管理體制，主管部門政府人力資源社會保障部門，接受同級黨委組織部門的監督和指導。流動人員人事檔案具體由縣級以上（含縣級）公共就業和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案。嚴禁個人保管本人或他人檔案。跨地區流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現工作單位所在地的公共就業和人才服務機構管理。”但是由于歷史的、體制的原因，派回原籍的師范類畢業生和非師范類畢業生檔案就由教育和人社部門分頭管理，而且現在很多部門都在公開或私自管理大學畢業生檔案，除人社部門所屬的人才服務機構外，失業管理部門、勞動保險機構、一些社會團體也在管理，國企在管，私企在管，一些民辦中介機構利用各種名目也在管，大學畢業生不知道檔案該轉交到哪些部門管理，不少私人企業、社會團體、中介機構也難以按照檔案管理規定妥善保管大學畢業生檔案，甚至一些中介機構把保管大學畢業生檔案當成了牟利的手段，并不惜惡意競爭。

（三）棄檔現象越來越顯著。隨著我國政治經濟體制改革深入開展，人才流動和人力資源競爭愈演愈烈，異地就業現象已是非常普遍，致使許多大學畢業生與個人檔案天各一方，造成了一大批“棄檔族”。特別是那些打破“看檔招人”這種傳統思維定式和招聘套路的非公有制企業，在招聘員工時更注重能力考察而非個人檔案，加之沒有保管干部人事檔案的權限，到這類單位工作的大學畢業生無奈只好棄檔。還有一些沒有找到穩定工作或工作不理想的大學畢業生，他們長時間為生計打拼，根本無暇顧及檔案，慢慢也成了“棄檔族”。至于那些跳槽、異地求職，以及自費出國留學、辦理移民手續等的大學畢業生，也因種種原因最終選擇了放棄個人檔案。這種人檔分離的現象，對大學畢業生檔案管理工作提出了新的更大挑戰。

二、加強畢業生檔案管理工作的對策建議

（一）切實增強畢業生的檔案意識。學校要切實負起責任，加大宣傳教育的力度，從抓思想入手，通過開設畢業生就業指導講座，使他們認識到檔案的重要性，樹立正確的檔案信息觀、價值觀。在大學生畢業離校前，要向學生講清楚人事檔案的重要意義，告知他們在離校后應怎樣辦理報到、改派等就業手續，并積極協助畢業生就業主管部門做好人事檔案的轉移工作。作為管理大學畢業生人事檔案的就業主管部門（人才服務機構），在學生就業報到時要向學生講清楚個人檔案的重要作用，并按照有關程序做好大學畢業生人事檔案的轉接。用人單位要按照相關規定要求為錄用大學生及時辦理人事檔案轉移，解決人檔分離問題，同時也便于及時補充檔案。畢業生應當慎重對待自己的人事檔案，在畢業離校前，搞清楚自己的檔案去向。一旦檔案丟失，工齡計算、政審考察、轉正定級、職稱評定、入團入黨及考研工作等方面都要受到嚴重影響。

（二）切實加強畢業生檔案的規范化管理。對接收到的大學畢業生檔案應重新歸整，按照人事檔案劃分類別入檔，并規范編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂整理，登記造冊。要重視建立專門的大學畢業生人事檔案數據庫，將畢業生的人事檔案統一整理，分門別類，按照畢業學校、學歷、專業、姓名、性別、身份證號碼等信息統一編號，并建立多種檢索方式，便于查找、利用，實行科學、規范的管理。

（三）切實加強檔案管理人員隊伍建設。各級領導要加大對檔案工作的監督、調控力度，重視檔案管理隊伍建設，明確具有高度責任心的專職人員管理畢業生檔案。檔案管理人員都要經過業務知識和專業素質的培訓，考核合格后才能上崗。對在崗人員應定期進行培訓學習，讓他們在品德、業務、技能等方面不斷得到提高，以適應新形勢發展的需要，采取有效措施建立相應的畢業生檔案管理制度，對制度的執行要進行檢查，做到獎懲分明。具體負責的工作人員不但要懂得檔案管理知識，而且要掌握處理電子文件、計算機操作、數據庫管理和網絡管理等技能。各級各類單位領導應高度重視檔案工作，親自抓好督查落實，要牽頭不定期檢查檔案管理工作情況，考查檔案管理員的業務水平，促使他們在實踐中不斷提升工作水平和業務能力，成為開拓型、復合型、應用型檔案管理員，更好地發揮檔案服務人才、服務社會的作用。