談信息時代檔案管理的創新方法

楊梅

【摘要】檔案是我國機關、企事業單位、團體或者個人用來記錄學習、工作、生活的文字影像等原始記錄，是社會信息資源的匯總，可見檔案管理工作的重要性。在信息時代，科學技術為檔案管理工作帶來了更大的機遇，讓檔案管理手段更加多樣化，但同時也帶來了挑戰。探討創新有效的檔案管理方法是相關工作人員需要不斷探討的重大課題。

【關鍵詞】信息時代；檔案管理；創新方法

一、創新檔案管理工作理念，提高檔案管理人員職業素養

思想觀念的創新能夠促進工作上的進步，因此為了保證檔案管理工作能夠跟得上時代的發展，檔案管理工作的創新必須要從理念的創新入手。在創新的檔案管理理念的引導下，采取科學有效的檔案管理手段，突破封閉、后端的管理環境，采用創新的管理理念，豐富檔案管理的內容，鼓勵在檔案管理中不斷創新，保證檔案管理在信息化時代背景下能充分發揮其效用。檔案管理工作不能再墨守成規，反之要不斷產生新的管理創意，讓檔案管理工作進入新的層次，從而能滿足時代發展的要求。信息化時代背景下，檔案管理的創新沒有可供借鑒和學習的歷史經驗，檔案管理工作人員必須要以開放的思想，新穎的理念進行檔案管理工作，促進檔案管理的創新。

首先，檔案管理工作人員要具備良好的職業道德，愛崗敬業，具備管理的責任感，這樣在日常工作中，他們才會更愿意積極思考管理的新手段，提出創新的意見或者建議，從而促進檔案管理工作的創新。其次，檔案管理工作人員要有豐富的知識涵養，密切關注經濟和社會的發展，這樣才能對檔案管理工作有更高層次的理解，明確分析時代對檔案管理工作的新要求，從而在工作中不斷提出創新的理念，創新檔案管理的手段。最后，檔案管理工作人員還要具備創新性思維。檔案管理工作人員絕對不能固守成規，堅持使用守舊的管理方法，不注重采用創新的思維解決問題。

二、創新檔案管理體制

檔案信息管理的重要方式是集中統一管理，信息化時代下，檔案管理工作在信息技術的支持下能夠有創新性的進展。然而，信息時代檔案管理的創新仍然處于探索階段，檔案管理體制仍然存在著諸多問題繼續解決，例如檔案信息管理集中度不夠，檔案查詢過于繁瑣。這主要是由于我國的檔案信息系統建設比較分散，各個省市、各個機構都擁有自己的檔案管理系統，要查詢社會個人的檔案信息可能要通過多個檔案管理系統查詢。因此，信息時代檔案管理的創新必須要創新檔案管理體制，提倡所有機構、單位的檔案信息要納入集中統一的信息管理系統，并制定科學化、規范化的檔案使用制度和流程。

三、檔案管理服務手段的創新

在信息化時代背景下，檔案管理必須要體現其服務性特點，從某些方面來講，為群眾服務是新時代檔案管理理念上的創新，也是檔案管理工作的重要內容之一。因此，檔案管理必須樹立為群眾服務的管理理念，不斷創新服務手段，推動檔案管理的創新。

首先，實現檔案信息的自動化收集與上傳。信息時代，檔案信息的收集、錄入和上傳是檔案管理工作中至關重要的工作環節。與傳統的紙質檔案管理不同，檔案管理工作人員只需要通過對電子信息的編輯、下載、上傳就能實現檔案管理。然而如果檔案管理工作人員出現人工的失誤，就會影響檔案信息的準確性，同時檔案信息的修改也無法確保時效性。因此，在這種條件下，必須要創新管理模式，充分利用信息技術，使用網頁、計算機程序來實現檔案信息的自動收集、上傳、自動匹配編輯等，這樣就能確保檔案信息能夠實時上傳、修改和歸檔。

其次，提供檔案在線查詢、使用服務。科學技術的發展給人們的工作、學習和生活帶來了新的變動，人們對信息的時效性和便捷性越來越重視。傳統檔案管理中，人們必須要到相關機構、單位去查詢或調動相關檔案信息，很大程度上浪費了人們的時間，同時也浪費了檔案管理人員的人力。因此，檔案管理必須創新服務手段，建設檔案信息數據庫，充分利用網絡信息平臺，開放檔案信息查詢端口，讓人們通過客戶端或者網絡就能查詢到自己需要的信息。

四、檔案管理服務內容的創新

信息化時代下，人們對檔案信息的查詢需求增加。此外，為了保障自身利益，維護個人的權益，人們迫切希望了解社會、經濟發展的現狀，國家新政策，從而能夠順應時代發展的潮流。因此，在新時代背景條件下，檔案管理可以創新服務內容，擴展信息服務領域。信息化時代，檔案管理部門可以擴大服務范圍，把檔案信息開放給政府機構、企事業單位和個人，這就需要檔案管理人員深入了解檔案資料的價值，采用科學有效的方法管理檔案，為人們提供更豐富的信息。在實際操作中，可以在網絡上建立檔案貼吧、論壇等，為人們服務。

信息時代檔案管理的創新首先要樹立創新的管理理念，提高工作人員的職業素養，同時創新現有的檔案管理體制，不斷創新檔案管理的服務手段和服務內容。信息時代的檔案管理創新仍然還處于探索階段，相關部門必須要充分利用科學信息技術來促進檔案管理工作的進行，從而為社會群體或者個體提供必要的信息資料，做到與時俱進。

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