高校人事檔案信息化管理的實現及意義

【摘要】針對高校人事檔案信息化管理中存在的問題進行分析，突出表現在檔案管理重視程度不足，網絡管理綜合效果不佳等方面，并基于高校人事檔案管理要求，提出信息化管理的實現方式，旨在全面提升高校人事檔案信息化管理的綜合效果。

【關鍵詞】高校人事檔案；信息化管理；檔案管理

高校人事檔案中記載著教學、科研以及行政管理等具體情況，對高校人員的晉升、選用等等均能夠產生重要影響。傳統的高校人事檔案信息化管理中，多存在著管理內容相對較高，管理理念比較落后的問題，難以滿足當前高校人事檔案管理的實際需求。信息化管理模式在高校人事檔案管理中的應用，能夠有效改善這一問題，對現代高校人事檔案管理質量、管理能力的提升均能夠產生重要影響。文章將基于高校人事檔案信息化管理的現狀進行分析，希望能夠對相關研究帶來一定的參考價值。

一、高校人事檔案信息化管理中存在的問題分析

縱觀當前高校人事檔案信息化管理的現狀而言，多存在著檔案管理重視程度不足，網絡管理綜合效果不佳等方面問題，影響著高校人事檔案信息化管理的綜合效果。

1.檔案管理重視程度不足

當前我國正處于深化人事檔案制度改革的過程中，很多高校領導對高校人事檔案管理工作的重視程度不足，這種問題會直接影響高校人事檔案管理工作開展的質量，人事檔案管理與創新發展受到限制，對高校人事管理工作的深入開展也會產生不利影響[1]。同時，當前很多高校中缺乏完善的管理制度，也影響著高校人事檔案管理工作的持續開展。

2.網絡管理綜合效果不佳

信息化時代背景下為我們的生活帶來了更多便利條件，但是在高校人事檔案管理中，很多高校卻存在著網絡管理綜合效果不佳的問題，網絡平臺建設沒有到位[2]。很多高校盡管已經使用信息化管理技術，但是人事資源共享能力卻相對較差，資源運用的重點仍然處于學校部門和部門之間，對資源的綜合分析能力、應用能力不足[3]。一些高校盡管能夠認識到資源共享的價值，但是卻沒有將信息資源落實到實際的工作中，使用范圍相對比較狹窄，難以切實展現高校人事檔案信息化管理的重要價值。

二、高校人事檔案信息化管理的實現對策

高校人事檔案信息化管理的過程中，可以通過提升檔案信息化管理重視程度，構建完善的數據維護機制；豐富檔案信息化管理建設內容，提升管理系統的建設速度以及加強檔案信息化安全管理，預防信息數據泄露問題的發生等方式積極改善現狀，真正展現高校人事檔案信息化管理的價值。

1.提升檔案信息化管理重視程度，構建完善的數據維護機制

信息化時代背景下，高校人事檔案管理中需要堅持與時俱進的管理理念，充分認識到人事檔案信息化管理的重要價值[4]。高校相關管理人員需要提升檔案信息化管理的重視程度，投入更多的資金、精力和人力等，積極構建高校人事檔案信息化管理平臺。

同時，高校相關管理人員還應當積極學習人事檔案信息化管理的先進理念、管理的相關對策以及技術應用方式等等，在信息化管理建設中，保持信息素養，全面推動人事檔案信息化建設進程，積極收集相關的人事檔案資料，構建全面的人事檔案信息管理系統，錄入人事檔案信息。日常管理中，應當注重系統數據中的維護，構建完善的數據維護機制，保證儲存服務器數據的定期更新與數據優化等。

針對于高校人事檔案系統管理工作范圍“狹窄”的問題，需要與高校實際發展現狀進行綜合分析，人事檔案信息變動通過信息傳遞，注重各項維護升級工作的開展，實現各項人事檔案信息資料的收集與處理，提升人事檔案信息管理的準確性，也能夠通過信息技術實時傳遞的方式，保證高校人事檔案信息化管理活動能夠有序開展。

2.豐富檔案信息化管理建設內容，提升管理系統的建設速度

高校中的人事檔案信息化管理系統的建設，能夠保證各項人事管理活動的有序開展，對高校建設與高校發展均能夠產生重要影響[5]。高校人事檔案信息化管理中，需要將現代化的基礎設施作為建設的前提與技術保障，學校需要投入更多的先進技術設備，分配專門的人事檔案信息化機房，保證各項人事檔案信息化管理活動能夠有序開展。

人事檔案信息化管理的過程中，還應當積極借助各類先進的計算機技術和相應的網絡控制技術，提升管理系統的建設速度，同時做好人員資料收集與錄入工作，積極推動數據庫的建設和發展，完善校內人力資源數據服務器。高校人事檔案信息化管理內容繁多，高校需要投入更多的時間與經歷，培養更多優秀人才，配備專業的計算機、掃描儀等等。同時，還需要聘用一些具有專業技能水平、良好的職業素養以及具有豐富經驗的管理人員實現綜合性管理。

3.加強檔案信息化安全管理，預防信息數據泄露問題的發生

高校人事檔案信息化管理盡管能夠為高校人事檔案管理工作帶來更多的便利，但是隨之也產生了諸多的安全問題。在網絡信息技術快速發展的時代背景下，網絡入侵問題、病毒影響問題頻頻發生，直接影響著人事檔案信息化管理的安全性。故而在當前高校人事檔案信息化管理的過程中，需要做好服務器、數據庫和計算機的安全保護措施，避免因系統漏洞發生人事資源泄漏現象。

高校人事檔案信息化管理中，數據內容相對較多，在實際的管理中可以采用掃描或者縮微等方式，將傳統的紙質文檔轉化為電子文件。高校可以基于人事檔案的實際管理需求，設計文檔規劃處理軟件，基于信息化管理的標準格式，對服務器內的電子文檔進行存儲和整理。電子文檔儲存管理中，還應當注重信息化安全管理，設置專門的防火墻裝置，做好文件備份活動，預防網絡黑客的進入，降低各類網絡安全問題的發生率。高校可以構建單獨的人事資源管理信息庫，其中包含職工姓名、工作時間以及相關證書等等。創設人事信息管理系統，系統中主要包含信息維護更新、資料處理、信息借閱辦理和轉檔等，將高校人事檔案管理中所需要涉及的各項內容融入管理系統中。如果高校人事需要信息更變，則可以借助系統進行實時數據更新，開展現代化管理模式，通過系統化管理方式，提升人事檔案管理的綜合效果以及整體工作質量。同時在全面的安全管理模式下，預防信息數據泄露問題的發生。

結束語

人事檔案作為一種信息資源，對現代高校管理質量的提升能夠產生重要影響。在當前高校人事檔案管理的過程中，需要全面認識到信息化管理的重要價值，通過提升檔案信息化管理重視程度，構建完善的數據維護機制；豐富檔案信息化管理建設內容，提升管理系統的建設速度以及加強檔案信息化安全管理，預防信息數據泄露問題的發生等方式，保證高校人事檔案管理的綜合效果，為高校的建設與持續發展奠定良好的基礎。

【參考文獻】

[1]孫濤，李小貞，占電群.信息化背景下高等中醫藥院校的人事檔案建設——以江西中醫藥大學為例[J].江西化工，2015，06（18）：11-13.

[2]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現實困境與對策——基于大數據思維下高校人事檔案信息化建設的探討[J].學術論壇，2016，04（23）：157-161.

[3]任南竹.大數據時代下的高校人事檔案管理信息化建設探討[J].勞動保障世界，2017，03（16）：51+53.

[4]劉曉麗.高校人事檔案信息化管理進程中存在的問題及對策[J].科技信息，2013，04（24）：289-290.

[5]吳曉琴.淺議高校人事檔案在人力資源信息化管理中的作用[J].中國管理信息化，2013，06（18）：66-67.

作者簡介：楊永靜（1973—），男，漢族，四川郫縣人，館員，本科，單位：成都農業科技職業學院，研究方向：高校檔案管理。