工會檔案管理中的問題及策略探析

劉暢

（遼寧省東港市總工會，遼寧 東港 118300）

[摘 要]工會檔案是工會職工活動記錄的重要資源，是工會運動發(fā)展的重要標志，是工會資產(chǎn)的重要組成部分，也是工會工作的重要組成部分。它不僅反映了工會為社會和諧發(fā)展提供了可靠信息，還為保障勞動者合法權(quán)益提供了信息服務平臺。本文基于形勢的發(fā)展，完善服務工會的發(fā)展，在分析工會檔案管理存在問題的基礎上，介紹了檔案工作的重要性，提出了加強工會檔案管理的對策。

[關(guān)鍵詞]工會；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.116

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）10-0-02

1 工會檔案管理概述

檔案是指各種形式的媒體和重要的信息載體，如工會文件和歷史資源等。

在20世紀80年代末，為了適應工作制度的需要和工會工作的要求，中國工會工作人員建立了檔案專職工作，工會建立了自己的內(nèi)部文件。但此時的文件系統(tǒng)很簡單，工作的信息、文檔和檔案都是單向的或單一的查詢。當前這個時代，突出表現(xiàn)的是“大眾”服務理念。它要求傳統(tǒng)的狹義檔案在嶄新的時代要擁有現(xiàn)代化的信息技術(shù)管理檔案，檔案工作者必須與時俱進，努力打破自我，只有突破傳統(tǒng)思維，樹立以人為本的檔案管理理念，為所有員工服務，使員工了解工會工作，掌握相關(guān)權(quán)利的基本信息，從而促進管理的人性化。

2 新時期工會檔案管理創(chuàng)新的必要性

檔案是最原始的資料記載，其意義相當重要。一個國際法學家說：“一個國家檔案館可作為貨幣、債券、基金和其他重要的國家財產(chǎn)，因此，可以說，這是一個真正的國家存在的來源。”建立工會組織，加強隊伍建設，開展行政審批模式，幫助被困的職工是工會的責任，是勞動發(fā)展程度的重要標志。

新時期工會工作有新要求，工會要不斷提高服務水平和發(fā)展能力，更好地服務于廣大職工群眾。檔案是工會工作的重要部分，相關(guān)人員需要制作出一套完整的制度，對檔案管理工作進行進一步規(guī)范。面對工會工作的巨大變化，檔案工作必須進一步提高工會工作的服務意識，把信息資源的開發(fā)和利用作為工會工作的重要部分，這將對檔案工作的發(fā)展起到了積極的促進作用。

創(chuàng)新是人類活動中的普遍現(xiàn)象，檔案管理也是一樣的。在檔案管理面臨改革、現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，檔案工作者必須認真探討和提出了新的要求，創(chuàng)新檔案管理，轉(zhuǎn)變檔案工作觀念。

現(xiàn)代管理理論認為人是所有管理活動中最重要、最活躍的因素。以人為本，提高自主創(chuàng)新能力，建立激勵機制，為員工創(chuàng)造一個學習的機會，并激發(fā)其潛能，促使其在檔案管理工作過程中，勇于創(chuàng)新，敢于創(chuàng)新，滿足工會檔案管理的創(chuàng)新要求，促進工會檔案管理工作進一步發(fā)展。

3 工會檔案管理工作中存在的問題

3.1 領(lǐng)導干部的管理意識不強

隨著經(jīng)濟高速發(fā)展，工會領(lǐng)導人員精力集中在經(jīng)濟建設方面，認為工會就是簡單的組織活動、發(fā)放福利等，不需要記錄檔案，對管理工作不重視，沒有對管理工作開展實質(zhì)性的研究和安排。工會領(lǐng)導干部對檔案工作的重視程度，直接影響到工會工作的開展，不重視檔案管理，使工會檔案管理工作停滯不前，無法做到與時俱進，從而不能更好地服務于廣大職工群眾。

3.2 檔案管理體制不健全

嚴格執(zhí)行勞動紀律規(guī)定，確保規(guī)范化、推進程序化工作，嚴格作風是確保檔案管理水平的重要指標。檔案工作包括收集、識別、存儲、統(tǒng)計等方面的工作，每個環(huán)節(jié)都應建立在檔案管理制度的基礎上，如系統(tǒng)人員崗位責任制、文件安全存儲系統(tǒng)，以確保檔案管理工作順利進行。但一些工會沒有建立檔案的收集等重要管理制度，組織機構(gòu)和人員因儲存不當，損失、霉變，致使檔案收集的數(shù)據(jù)不完整，文件的質(zhì)量沒有準確性和數(shù)量缺乏，檔案管理往往不是專門化管理。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，基層工會檔案管理部門沒有專業(yè)的組織，人事變動帶來了許多隨機的、盲目的檔案管理現(xiàn)象。

3.3 檔案管理誠信缺失

檔案管理不規(guī)范，以上級工會聯(lián)合審計檔案為例，其包括兩種類型的檔案項目審計檔案。在收集過程中，往往存在著損失，另外，一些輕視因素導致審計記錄不完整，部分項目文件不完整，特別是缺乏單一的審計文件，審計報告驗收、審批和審計單位整改報告較為嚴重，因此，檔案管理的誠信嚴重制約了其規(guī)范化，但規(guī)范化的檔案管理必須體現(xiàn)誠信。

3.4 資金投入力度不足

工會檔案管理工作開展中，往往會存在資金不足的情況，受到經(jīng)費和管理場所的限制，工會管理無獨立的檔案管理辦公室，很多情況下，都是安排在辦公場所，這不僅影響了企業(yè)的辦公效率，還會影響檔案管理的質(zhì)量。

3.5 工會檔案管理方法原始

從技術(shù)角度的看，在檔案管理中，傳統(tǒng)的管理方法主要是基于手工分揀、編目，主要方法是抄、剪、貼、裝訂。但傳統(tǒng)模式在這個計算機管理時代并不適用。在這個時代，電子信息的集中式智能技術(shù)，改變了手工管理模式，性能逐漸向智能存儲和虛擬計算機數(shù)字文件轉(zhuǎn)變。

此外，檔案管理工作的結(jié)合也存在相當多問題。例如，內(nèi)部檔案管理知識的缺乏，對檔案管理的重要性理解不夠，在檔案、零散、文檔和信息管理方面，權(quán)力水平不高。為了適應新形勢，工會必須更好的發(fā)揮檔案作用，跟上社會發(fā)展的步伐。

4 提高工會檔案管理水平的策略

4.1 加強工會檔案管理配套設置建設

為檔案工作順利開展提供必要的配套設施，如特種檔案室、獨立辦公室、配備檔案柜、防盜等機械設施；愛崗敬業(yè)，監(jiān)理電子檔案館等相關(guān)配套設施。

4.2 建立檔案管理保障體系

檔案系統(tǒng)根據(jù)工會的實際情況，以適應檔案管理的需要，建立和維護有效的安全保障體系，對檔案實行安全管理。檔案室不應存放易燃材料，辦公室應配備消防設備，材料應避光保存，并保持一定的溫度。為檔案工作建立相應的領(lǐng)導小組，強化責任分工，明確各級責任，促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

4.3 加快檔案數(shù)字化管理

隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展、網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展以及信息資源的增加，數(shù)據(jù)已成為經(jīng)濟社會發(fā)展的重要基礎。大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來了許多機遇，檔案信息資源由封閉走向開放。檔案工作者必須主動適應時代發(fā)展，實現(xiàn)創(chuàng)新。創(chuàng)新包括思想創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、服務創(chuàng)新。檔案工作必須適應這一趨勢，發(fā)展創(chuàng)新工作，跟上檔案資源社會共享的步伐，提升綜合服務能力，真正體現(xiàn)和提升檔案的使用價值。

在電子時代，在現(xiàn)代管理中，以計算機技術(shù)和信息技術(shù)為手段，對檔案資料進行開發(fā)利用，實現(xiàn)數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案信息的管理。通過建立檔案資源，對檔案管理人員的水平進行提高。加強基礎設施建設，提高工作人員的計算機應用水平，進行檔案管理；建立和完善網(wǎng)絡設施，為檔案工作提供物質(zhì)基礎。工會檔案數(shù)字化管理需要不斷根據(jù)技術(shù)的進步，對各種先進的檔案管理技術(shù)進行綜合利用，加快檔案數(shù)字化管理，使檔案管理擺脫傳統(tǒng)形式的困擾，對管理人員進行培訓，對檔案管理工作進行不斷的改進，以獲得進步。

4.4 完善基礎設施

在工會檔案管理工作中，相關(guān)人員需要增加對檔案管理的投入，盡快完善基礎設施建設，為工會檔案管理提供必要的基礎設置，增加資金力度，保證檔案管理工作能夠順利開展。工會不僅要增加資金力度的投入，還要配置必要的管理設備，以促進工作順利開展。

4.5 重視控制工會檔案管理風險

工會由于其管理人員主要以兼職為主，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎上，大多數(shù)人不會注意可能發(fā)生的風險。工會檔案是工會工作的直接記錄和反映，在信息時代，應重視檔案的風險控制。相關(guān)人員必須要加強安全意識，加強管理，嚴格執(zhí)行風險控制，包括建立內(nèi)部控制制度，在災難性事故發(fā)生后，及時使用備份數(shù)據(jù)恢復數(shù)據(jù)，加強預防和管理。

5 結(jié) 語

隨著工會事業(yè)的發(fā)展，工會檔案的管理工作也在不斷變化，只有不斷提高管理水平才能更加有效的服務大眾。工會檔案也是工會的一部分財產(chǎn)，需要受到工會的特殊保護。在傳統(tǒng)工會檔案管理方法無法滿足工會檔案管理的情況下，就有必要發(fā)展信息化建設，這將會成為工會檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵問題。且工會檔案管理信息化是提高工會檔案服務職能的基礎性工作，是工會工作發(fā)展的必然趨勢。因此，作者希望本文的分析可以為工會檔案管理的發(fā)展提供一些參考。

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