分析中學檔案管理工作現(xiàn)狀與對策研究

普瓊

【摘要】本文就當前中學檔案管理工作現(xiàn)狀進行了分析，并就改進中學檔案管理工作現(xiàn)狀的對策進行了探討，旨在全面提高中學檔案的管理水平，促進其利用率有效提升。

【關鍵詞】中學； 檔案管理；工作現(xiàn)狀；對策研究

學校的教職工群體在其進行教育教學活動、管理學生、還有學生學習以及學生在校成長的過程中產(chǎn)生的一系列具有保存和參考意義的資料檔案等都屬于學校的檔案。這些檔案對學校教職工還有學生都有重要的意義，對教職工監(jiān)督和評教具有參考價值，對學生的各個階段的學習成長情況能夠記錄保留下來成為他們將來升學的參考材料。當然，對中學檔案進行管理對學校也有一定的意義，這些資料能夠充分反映學校的教學和工作情況，促進其加以反思和改進，更進一步發(fā)展。因此，對中學檔案管理工作加以重視成為當務之急。

一、中學檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）學校對于中學檔案管理工作不夠重視，檔案利用率過低。雖說國家對學校的檔案管理的工作設置了相關的法律法規(guī)，但是中學自身對于該項工作并不重視，同時也導致學校的檔案管理工作崗位缺乏人手，相關的工作人員的工作意識也比較淡薄，大家都沒有深刻認識到中學檔案管理工作的重要性和必要性。

（二）中學檔案管理人員缺乏經(jīng)驗，工作開展起來有難度。因為中學學校對于檔案管理工作的忽視，因此，很多學校在檔案管理工作崗位配備的相關管理人員普遍業(yè)務素質都不高，對該項工作也不了解，不用心，沒有相關的工作經(jīng)驗，另外，學校也沒有對這些工作人員進行檔案管理工作的系統(tǒng)培訓；要么就是中學臨時在該崗位配備一個兼職教師或是臨時工作人員對學校檔案進行管理。由于相關的工作人員對中學檔案管理工作都不了解，因此，工作人員都缺乏經(jīng)驗和檔案管理專業(yè)知識以及手段，檔案管理的工作就很難開展起來。

（三）硬件設施不達標，檔案資料不完整。中學的檔案起到幫助中學客觀公正真實地記錄學校發(fā)展建設的歷程的作用。但是我們發(fā)現(xiàn)很多中學的對于檔案管理的硬件設施都比較缺乏或者是不達標，都不能真正有效地發(fā)揮保存管理中學檔案的作用。另外，很多中學對于檔案進行管理存儲的空間設施，都不具備通風換氣、防潮、防霉、防火、防盜的功能，檔案在這樣的環(huán)境下存儲很容易被損壞。還有就是，若中學檔案管理的設備沒有及時更新?lián)Q代，就不能滿足當前檔案需要按照多樣化的方式進行分類歸納，檔案也容易被放錯、歸類錯、出現(xiàn)存檔隨意、資料不完整等問題，這也加大了中學檔案管理工作的難度。

二、改進中學檔案管理工作現(xiàn)狀的對策

（一）加強學校領導檔案管理的意識，完善中學檔案管理工作體系。首先是學校領導要加強中學檔案管理工作的意識，在各個方面都設立起完善的規(guī)章制度。校領導可以充分利用中學的櫥窗、宣傳黑板、校報、廣播、校園網(wǎng)等一系列校宣傳工具和手段來向大家普及中學檔案管理的相關法律規(guī)定、規(guī)章制度及其意義，充分增強學校各級領導和教職員工還有學生們的檔案意識。建立以校長作為組長，各個科室為成員的檔案管理小組，全部積極參與到檔案管理工作中去，養(yǎng)成自覺維護檔案的安全性和完整性的意識。相關領導還要按照《綜合檔案室工作職責》《檔案工作管理規(guī)定》《檔案利用制度》等相關工作管理規(guī)定制定本校的管理制度和標準，創(chuàng)造一個學校中人人關心檔案管理、人人參與檔案管理的良好氛圍，完善本校的檔案管理工作體系。

（二）設置專員管理，強化中學檔案管理工作基礎。中學要將檔案管理工作列入各個部門的日常工作，需要選取優(yōu)秀的檔案管理相關專業(yè)人才來從事本校的檔案管理工作，其不僅要具備較高的專業(yè)能力，思想覺悟、職業(yè)道德方面也要通過檢驗才能夠錄用。錄取人才本身要足夠優(yōu)秀，學校也要定期地對這些檔案管理工作人員進行培訓和成果驗收，督促檔案管理人員不斷提高自身能力和素質，積極學習相關知識。檔案管理人員要按照中學自身的特色和相關的規(guī)章制度，分工合作，齊心協(xié)力，共同努力，有序開展檔案管理工作，為學校的檔案管理工作貢獻出卓越的力量，幫助學校健康穩(wěn)步發(fā)展。

（三）更新硬件設施，保證中學檔案管理的質量和現(xiàn)代化。設置專門進行檔案管理的檔案室，該檔案室必須保證能夠正常通風、防潮、防霉、防光、防蟲、防盜等條件。同時學校還需要不斷與其他學校交流，分享和借鑒彼此的經(jīng)驗，實現(xiàn)共同進步。另外還要投入一定資金去引進購置檔案管理的設備，對不符合標準的設備也要及時更新，實現(xiàn)用戶搜索檔案資料的自動化、高效化，保證檔案管理的安全、便捷， 打開中學檔案管理工作的新局面。

三、結束語

中學檔案作為記錄學校發(fā)展歷史和知識的重要載體之一，涉及到學校從招生、校園建設、文化管理、教師履歷、學生學習生活以及升學的方方面面，是學校和廣大師生共同努力創(chuàng)造出的財富，具有保留和價值，同時也具有不可再生等特性，因此對其進行嚴格完善管理的重要性不言而喻。但是綜上所述，我們發(fā)現(xiàn)這項管理工作并不簡單，需要學校和廣大師生都投入大量的精力去參與到這項工作中，共同推進檔案管理工作的完善，推進學校的自身形象和價值觀的進步。

【參考文獻】

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