新時期檔案管理工作創新的思考

王魯生

【摘要】由于制度不完善，管理人員素質偏低，新時期，婦幼保健檔案管理仍然面臨問題與不足，主要表現為原稿管理被忽視、歸檔管理不被重視、檔案安全管理不足。為彌補這些缺陷與不足，應該采取創新策略和有效措施：加強原稿管理、完善規章制度、重視安全管理，并注重管理培訓，提高婦幼保健檔案管理人員素質。

【關鍵詞】新時期；婦幼保健檔案管理；創新；規章制度；安全管理

新時期，隨著計算機和信息技術的發展與進步，婦幼保健檔案數字化出現并得到越來越廣泛的應用。通過數字化檔案應用，不僅可以方便檔案資料查閱和檢索，還能減少檔案占用面積，方便攜帶，更好滿足使用者需要。同時，為促進其作用有效發揮，應該加強管理工作，促進檔案管理水平的提高。但目前婦幼保健檔案管理工作中，一些人員素質偏低，制度不健全，導致管理仍然存在不足，應該采取優化和創新策略。

一、新時期檔案管理工作的問題

新形勢下，雖然數字化檔案的應用越來越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質偏低，婦幼保健檔案管理仍然面臨以下問題。

（一）婦幼保健檔案的原稿管理被忽視。為方便打印，人們習慣應用計算機起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視文件管理。多數人不注重加強電子文件管理工作，或者未能將其保留下來，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護文件夾，對文件任意進行增減、刪除或篡改操作，導致原始的電子文件面目全非。

（二）婦幼保健檔案的歸檔管理不被重視。傳統紙質檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號，然后交由管理部門和工作人員管理。紙質檔案使用時間長，工作人員經驗豐富，總結出行之有效的工作流程、方法和原則，相關制度較成熟，有利于提升婦幼保健檔案管理水平。而數字化檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲于磁盤中，并保留在信息數據庫，方便檔案信息資源共享。但由于數字化檔案生成環境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質檔案方式進行，婦幼保健檔案歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。

（三）婦幼保健檔案的安全管理不足。數字化檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴重，甚至導致婦幼保健檔案數據資料難以恢復。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護技術手段不足，未能綜合應用防火墻技術、密鑰技術等，安全管理制度措施沒有嚴格執行。

二、新時期檔案管理工作的創新對策

為彌補婦幼保健檔案管理的不足，根據新時期和新形勢，以提高管理水平為目的，筆者認為應該從以下方面入手，采取優化和創新策略。

（一）加強婦幼保健檔案的原稿管理。數字化檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應該加強原稿管理，做好存儲和備份工作。同時注重文件收集，與紙質檔案完全不同的是，數字化文件收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對具有輔助作用的文件、正式的文件應該做好搜集工作，進行整理和歸檔。并與紙質檔案建立對應關系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質拷貝件或微縮品，避免檔案丟失。

（二）完善規章制度，加強婦幼保健檔案的歸檔管理。完善婦幼保健檔案管理規章制度，推動管理工作制度化和規范化。明確相關人員職責和權限，讓他們有效適應檔案管理需要，嚴格落實制度措施。重視檔案綜合利用，加強管理，使管理和利用工作更為有效地開展下去。婦幼保健檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲或外部載體保存，避免受到不必要的損失。

（三）重視婦幼保健檔案的安全管理。重視軟件維護，確保婦幼保健檔案安全有效運營。完善安全管理措施，預防安全隱患發生，明確管理人員職責和權限，讓他們有效開展安全管理工作。加強軟件和系統更新維護，確保婦幼保健檔案存儲設備安全。落實專機專用制度，保證檔案存儲設備處于良好性能和運營狀態。注重婦幼保健檔案備份，避免出現安全隱患。加強網絡防火墻建設，重視安全密鑰的使用，合理設置密碼，防止受到攻擊和破壞。做好備份工作，綜合應用加密技術、訪問控制技術、數字簽名、信息備份與恢復等措施，實現對婦幼保健檔案的有效管理，確保其安全可靠。

（四）提高婦幼保健檔案管理人員的素質。建立完善的管理制度，明確管理的目的、流程和方法。落實管理責任制，讓每個管理人員有效開展管理工作。這樣既能預防安全隱患，還能推動檔案管理規范化和制度化，保障檔案管理效率提升。引進基礎扎實、責任心強、信息技術應用水平高的管理人員，實現對婦幼保健檔案的有效管理。完善管理培訓制度，學習理論和前沿知識，促進婦幼保健檔案管理效率提升。管理人員要加強學習，掌握檔案管理制度和規范要求，提高計算機業務水平，有效利用其開展婦幼保健檔案管理工作。積極參與檔案管理業務培訓，豐富理論知識，增強動手操作能力，提升婦幼保健檔案管理水平。

（五）優化婦幼保健檔案管理服務方式。綜合利用多媒體技術、光盤制作技術、信息技術，為用戶提供個性化服務，促進婦幼保健檔案資源共享。為用戶提供在線咨詢服務，完善婦幼保健檔案咨詢平臺，嚴格各項操作，優化管理服務方式。

三、結束語

為促進檔案管理水平的提高，應該認識存在的不足，結合婦幼保健檔案管理需要，綜合采取創新策略。從而促進婦幼保健檔案管理水平的提高，使其更好地發揮作用。

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