檔案信息化建設的策略探析

常瑞華

【摘要】檔案管理工作的信息化建設是近年來社會經濟發展逐漸形成的一種新的管理模式，要促進檔案事業的發展，檔案信息化建設勢在必行，只有實現檔案資源的數字化信息化管理，才能夠有效地促進檔案材料收集、歸檔、開發、服務工作的效率，更好地滿足現代人對檔案信息的需求。本文結合筆者實際工作研究，提出了檔案信息化建設的幾點對策。

【關鍵詞】檔案；信息化建設；策略

所謂檔案信息化建設即是依靠信息網絡技術，在檔案管理過程中借助于現代科技對檔案材料予以搜集、歸檔、整理的現代化檔案管理手段。檔案管理信息化建設從過去的實體管理方式逐漸轉化為依靠現代信息技術的管理模式，其操作基礎依舊以實體檔案材料為依據。檔案信息化管理方式的應用，集中表現為檔案材料的數字化、網絡化以及信息化。

一、檔案信息化建設存在的問題

首先，現代信息媒體技術的應用程度有待提升。目前，計算機在檔案管理工作中的利用效率還不是很好，計算機在檔案管理部門往往用于對紙質檔案材料的收錄和索引，或者把紙質檔案材料轉變為電子文檔等。檔案信息化建設過程中依舊沒有充分利用數據庫技術以及網絡技術，檔案部門之間無法實現有效的網絡訪問交流。

其次，信息化建設水平有待進一步提升。檔案管理信息化建設和現代管理的要求還存在一定的差距，這通常是因為目前很多檔案管理工作人員的信息化意識薄弱，檔案管理部門各自為政，互不干涉，加之相對分散的檔案管理模式所導致的，這些問題都阻礙了檔案信息化建設的發展步伐。同時因為檔案資源利用運行機制不完善，造成檔案信息的共享程度不高。

最后，檔案信息化管理專業人才較少。在推進檔案信息化建設中，人才是最重要的資源。目前很多檔案管理人員還沒有熟練地掌握計算機技術、軟件應用技術和數據信息技術，不了解如何應用和維護計算機服務器等，專業水平較低，影響了檔案信息化建設的推進。

二、檔案信息化建設的策略分析

（一）加強電子文件的管理。隨著現代計算機技術的日益普及，很多珍貴的重要文件資料都逐漸被上傳到網絡中。上網之前需要根據信息管理部門的規定對文件格式予以統一轉換，從而確保檔案數據信息的準確性與通用性，針對并未上傳到計算機中且具有較大價值的文件，需要進行統一的編目整理，盡快向檔案部門傳輸，可選擇依靠信息管理網絡在相關業務管理部門和檔案部門之間設置電子文件歸檔專用傳輸網絡，構建依附在信息管理網中的歸檔專用子網絡，把上網和未上網的具有較大價值的電子文件從這一系統傳輸到檔案管理部門。不管采取何種方式進行歸檔，都應當由電子文件形成單位根據統一的格式進行編目整理，避免由檔案部門自行從互聯網中下載，從而確保電子文件形成部門能夠對檔案數據信息的準確性負責。

（二）提高信息化技術水平。在檔案信息化建設逐漸推進的過程中，檔案管理部門必須要將相關的硬件設施準備充分，同時采取現代化的信息技術方式，按照單位的實際情況尋找符合自身需求的信息管理軟件，或者借助于科研手段自行研究開發出一套管理軟件，真正構建全面健全的檔案管理系統，如此才能夠進一步推動檔案信息化建設，更好地開發和利用檔案資源。檔案材料的歸納整合必須要堅持統一錄入，嚴格篩選，如若不然，很容易造成工作效率的降低，讓本就繁瑣的工作變得更加復雜。檔案信息化建設所提出的資源共享并非是檔案信息完全公開透明，在推進資源共享的過程中還需要設置一些珍貴機密檔案材料的查閱權限，針對機密檔案材料必須要對閱讀者的身份予以審核，唯有如此才能夠真正確保檔案管理系統的完善。

（三）搭建網絡信息數字平臺。構建全面系統的信息數字化平臺是確保檔案信息化建設的基本前提，另外也能夠為檔案信息化建設創造出更好的網絡氛圍。為營造更加系統化的檔案信息化系統，要堅持從實際情況出發，有規劃有目標地推進數字平臺以及網絡管理軟件的開發建設。建立全面系統的信息化檔案管理平臺還要求我們必須要建立各種檔案信息數據庫，對于檔案信息化管理需要憑借一個綜合化的信息管理系統，進而確保檔案材料信息的歸檔、分類、查詢以及檢索功能更好實現。與此同時，在檔案信息化系統中可以建立檔案信息查詢鏈接，確保檔案信息管理系統和其他部門的資源系統可以實現無縫連接。

（四）做好電子文件保存工作。要開展好各種新型文件材料歸檔工作，就需要檔案管理人員真正深入文件工作領域，對形成的大量電子文件的接收、處理以至于存儲工作予以指導，保護好電子文件材料的原始信息，充分掌握文件信息的來龍去脈。要對電子文件管理保存工作引起足夠重視，逐步建立健全電子文件檔案保存管理的相關政策法規機制，為電子文件的管理工作提供一定的規章制度指導；進一步確定電子文件的管理原則，使電子檔案文件的價值得到充分發揮；積極學習借鑒國外的成功經驗，有效組織和推進電子文件管理的基礎性研究工作，將電子文件管理評估納入到政府信息化建設評估系統中。

三、結語

總而言之，檔案信息化建設符合我國信息化戰略的要求，也是檔案事業未來發展的重要目標。我們必須要充分意識到必須強化檔案技術發展、推進信息化建設、努力培養現代化檔案管理人才，才能夠以更加積極的態度推進檔案信息化建設，確保我國檔案事業的持續健康發展。

【參考文獻】

[1]王曉帆，劉惠，田新贊.新形勢下檔案管理信息化建設的創新思路探析[J].辦公室業務，2016（24）：79.

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