新形勢下的社區服刑人員檔案管理途徑探究

姜波

（265200 山東省萊陽市司法局基層科 山東 煙臺）

摘 要：社區矯正檔案是一種特殊類別的檔案，要針對社區矯正檔案管理工作的新情況，探索科學的管理方法，促進規范化建設，為社區矯正工作提供基礎保障。

關鍵詞：社區矯正；刑罰；檔案

社區矯正，是將社會危害性不大或經過勞動改造后已不致再危害社會，被法院判處緩刑或裁定假釋的罪犯，通過執行非監禁刑，即放在社區中矯正，將犯罪后的人員改造成守法公民的工作。2014年10月，十八屆四中全會審議通過了《中共中央關于全面推進依法治國若干重大問題的決定》，決定中明確提出將要制定《社區矯正法》，此舉具有里程碑意義，無疑會迅速推進社區矯正工作發展。在這其中，社區服刑人員檔案作為開展社區矯正工作的第一手資料，是社區服刑人員矯正效果的最直接反映。特別是工作檔案，真正客觀地反映了對社區服刑人員從入矯至解矯的全過程，為社區矯正工作提供了扎實的依據和直觀參考。自2012年萊陽市司法局開始啟動社區矯正工作以來，不斷加強對社區服刑人員檔案的科學整理歸納與歸納，全市的檔案管理工作已經逐漸步入正軌。

一、社區服刑人員檔案特點

（一）形成動態化

動態化是指社區矯正司法文書具有隨著社區矯正過程不斷變化的特性。社區服刑人員入矯并建立工作檔案后，隨著社區服刑人員不斷當面及電話匯報、接受教育及其他矯正措施等，形成的各類文書日益完善。例如，為了杜絕社區人員脫管，司法所要求社區服刑人員至少每月當面報到一次、提交一次思想匯報，逐漸形成了反映社區服刑人員的思想活動及行為表現的文件材料，即利用各種發展動態形成的各方面矯正信息的反映。因此，及時做好材料文書的補充收集是非常有必要的，要做到努力縮短社區服刑人員實際情況與工作檔案的“時間差”。

（二）格式規范化

《社區矯正實施辦法》出臺后，司法部隨即頒布了《社區矯正執法文書格式》，作為司法局及司法所開展社區矯正各項工作和形成對社區服刑人員的工作記錄時必須遵循的規范要求，不斷推動社區矯正工作走向規范化。《社區矯正執法文書格式》基于種類精練的考量，在滿足司法局及司法所日常社區矯正工作需要的基礎上，緊密結合《社區矯正實施辦法》，在格式統一、內容簡潔的基礎上，對社區矯正工作的文書種類做出了明確規定，共20種，各類文書集中在一起轉化為工作檔案后，可以對社區服刑人員進行高效有序的管理，提高社區矯正工作效率。

（三）內容保密化

社區服刑人員檔案詳實記錄了社區服刑人員的個人基本信息、主要犯罪事實及家庭情況等，這些信息涉及個人隱私，應有專人負責檔案保管工作，且檔案保管地點應區別于日常辦公地點，并制定嚴格規范的查閱制度，公務機關進行查閱時必須持相關部門開具的介紹信，以免信息泄露。尤其必須注意，社區服刑人員檔案不得復印，如若恣意擴大社區服刑人員檔案公開范圍，勢必會給社區服刑人員的隱私權造成不必要的侵害，因此，切不可隨意將社區服刑人員檔案轉借他人。

（四）檔案管理專門化

社區服刑人員檔案是伴隨著社區矯正過程的不斷進行，并在不斷形成的數據和信息記載上而逐漸形成的，有穩定的文件名稱，固定的形成規律，遵循特別的形式和內容，其專業性是由社區矯正這項工作的專業性決定的。因此，司法行政機關首先要對社區服刑人員檔案的專業屬性有一個清醒的認知，并以此制定出相應的管理制度和管理方法等，作為規范且高效管理社區服刑人員檔案的重要依據和前提。

二、抓好社區服刑人員檔案管理工作

社區服刑人員檔案作為社區矯正工作的真實記錄，科學地做好社區矯正人員矯正過程形成的執法文書和重要材料的歸檔、查閱、移交、銷毀、保管等工作，十分重要。因此，要著重做好以下幾點，確保社區服刑人員檔案的真實性、完整性、規范性。

（一）三關齊抓，保證社區服刑人員檔案真實性

1.好入矯關，做好社區服刑人員建檔工作

一是從最初收到監獄或人民法院的委托評估調查函開始，建立檔案，及時將最終調查形成調查函等資料收集存檔。二是收到法院或監獄的司法文書后，及時督促社區服刑人員前來報到，并在其報到后確定專有的編號，完善相關報到資料，保證檔案真實完整，方便查找。三是建立回執單制度，確保社區服刑人員按時到司法所報到，由司法所及時建立該社區服刑人員的工作檔案及執行檔案副本。

2.把好在矯關，將社區矯正日常監管環節文書的建立、歸檔及整理工作做實做透

司法局要求司法所分別建立社區服刑人員的日常報到記錄、電話匯報記錄、談話記錄、思想匯報材料、教育學習記錄、社區勞動記錄，人身危險性評估、階段矯正評估等都要按時、詳實填寫，定期對社區服刑人員進行走訪調查，根據社區服刑人員的不同個例建立矯正個案書，隨時調整矯正方案，及時更新社區服刑人員工作檔案，確保檔案時效性和真實性。

3.把好解矯關，確保檔案資料有始有終

對于即將解矯的社區服刑人員，司法局工作人員提前一月要求社區服刑人員提前一月寫出總結，并在解除矯正當天出具由司法局蓋章的解除矯正證明書，進而安排社區服刑人員及其矯正小組成員到司法所，進行解除矯正宣告，將其納入安置幫教對象范圍。社區服刑人員解矯，整個工作檔案完成后，由司法所工作人員將工作檔案送至司法局，與執行檔案正本合卷，副本由司法所自行銷毀。

（二）上下聯動，確保社區服刑人員檔案完整性

檔案工作要確保做好銜接，信息互通，及時掌握第一手材料。對社區服刑人員執行通知書等司法文書的回執做到向法院立接收立反饋；每月與檢察院監所科進行社區矯正人員名單核對；每月將更新后的社區服刑人員的移動手機號碼報送移動公司，確保定位準確。司法局對工作方法進行了創新，每新接收一名社區服刑人員，向司法所發送一份回執，由社區服刑人員將司法所蓋章的通知書存根送回司法局，確保人員報到率達到百分之百。每月及時與司法所核對社區服刑人員名單，與司法所及時對接社區服刑人員外出請假情況警告處分等事項的文書材料，上下銜接，左右聯動，為社區服刑人員檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。

（三）建章立制，確保檔案規范性

1.注重培訓學習，不斷提升社區矯正工作人員檔案工作能力

2012年初《社區矯正實施辦法》出臺后，面對嶄新的工作課題，司法局高度重視社區服刑人員檔案管理工作，認真研究《煙臺市社區矯正實施細則》和《社區矯正執法文書格式》，以及省廳、煙臺市司法局下發的各類文件，迅速落實了以下工作：首先，集中司法局社區矯正部門及全體司法所工作人員認真學習社區矯正相關文件內容，探索、研究、討論、學習了社區服刑人員檔案管理具體工作方法；其次加強司法局與司法所、司法局與兄弟縣市區司法局的交流探討，召開檔案專題會議，并請煙臺市局工作人員作指導，組織全體司法所工作人員專門培訓社區服刑人員檔案的建立和管理流程；再次，針對社區矯正工作剛剛開展，社區矯正工作人員對這項工作還不夠熟悉的現狀，采用電話指導、交叉學習等方法，提高建檔水平，實現全市社區服刑人員檔案的統一、規范；最后，利用年中、年末考核的機會，在對檔案進行逐人逐檔評查的同時，對檔案中存在的問題要求司法所進行進一步的整改，將工作檢查作為進一步提升工作水平的機會。

2.做好制度建設，提升檔案工作規范化程度

為進一步提高檔案管理的專業性，做到專人專崗專責，職責明確，司法局包括每個司法所均有專門的工作人員負責社區服刑人員檔案的收集和管理工作，杜絕檔案管理隨意性，逐漸形成了固定且又不乏創新的檔案材料收集流程，并進一步健全、完善了檔案工作相關管理規定，形成了社區服刑人員檔案管理的五個專門制度。①檔案材料收集制度；②檔案材料整理歸檔制度；③檔案查閱制度；④檔案管理工作人員職責；⑤檔案保管與保密制度。五項制度覆蓋了社區服刑人員工作檔案材料的各個環節，真正做到有章可循，有制可依。

3.查漏補缺，做好社區服刑人員檔案的完善工作

在保證建檔率達到100%的同時，司法局社區矯正部門不定期對各司法所社區服刑人員檔案管理工作進行抽查，定期對全市社區服刑人員檔案進行逐人逐檔的專項評查，對檢查情況及時通報、限時整改、跟進驗收，通過查漏補缺來發現問題，努力確保社區服刑人員工作檔案的真實性、有效性、規范性。

總體而言，社區矯正工作在目前仍然處于摸著石頭過河的探索階段，作為記錄矯正工作過程的重要載體、矯正工作效果的有效體現——社區服刑人員檔案，其重要性不言而喻。當前的社區服刑人員檔案管理工作雖然取得了一定成績，但由于作為社區矯正工作根本法的《社區矯正法》仍未出臺，以及新情況、新挑戰的不斷出現，社區服刑人員檔案工作尚存在很大的進步空間，還處在“摸著石頭過河”的階段，任重而道遠。作為一名司法行政系統的社區矯正工作人員，在不斷加強學習的同時，也應當注重總結、查漏補缺，努力提升檔案工作管理水平，提升工作質量，在“高墻外的刑罰”——社區矯正的陣地上發光發熱，真正把好非刑罰執行關。