辦公自動化在文書檔案管理中的應用

張玉梅

【摘要】辦公自動化的應用能夠提高檔案管理的效率，實現檔案信息的傳播與共享，并且文件傳播更加安全。因此必須要認識到辦公自動化在文書檔案管理中的重要性，提出科學的管理策略，本文就辦公自動化在文書檔案管理中的應用進行闡述分析。

【關鍵詞】辦公自動化；文書檔案管理；應用

文書檔案管理中應用辦公自動化具有極為重要的意義，但是也有一定的問題，因此需要強化設備管理，采取有效的措施使得文書檔案更加安全，促進文書檔案管理更加順利地推進。

一、辦公自動化在文書檔案管理中應用的意義

首先，能夠實現高效的工作。傳統的文書檔案管理都是人工進行操作的，通過人工的方式收集、整理、儲存文書檔案資料，會造成人財物的浪費，并且工作效率不高，檔案管理服務與人們的實際需要之間還存在著一定的差距。將辦公自動化應用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術處理檔案內容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。

其次，能夠很好地優化檔案服務功能。傳統的文書檔案管理中，資料的共享性不強，檔案資料的查找也遇到一定的困難，服務效果并不理想。使用辦公自動化技術建立檔案數據庫，可以通過網絡查找檔案資料進行應用，檔案資料的應用率比較高，能夠實現更便捷的服務功能。使用計算機進行精細化管理，使檔案信息與網絡系統相連接，使得信息的深度延伸，做好檔案信息的共享以及在線服務，使得檔案服務功能得以優化實現。

最后，使用辦公自動化技術還能夠高質量地儲存文書檔案資料。文書檔案管理中應用辦公自動化技術，實現電子檔案的儲存，能夠提高儲存的便利性。此外，還能結合實際需要，實現紙質文檔與電子文檔之間的轉換。傳統的紙質檔案在應用上是不方便的，并且在傳輸儲存過程中容易出現損壞，使用辦公自動化技術能夠實現電子檔案的保管與儲存，使得檔案資料更加完整，提高傳輸儲存的安全性。

二、辦公自動化在文書檔案管理中應用的策略

（一）健全文書檔案管理的制度。當前社會不斷發展，文書檔案管理工作也呈現出新的特點，要結合文書檔案管理的實際情況，不斷提高文書檔案管理的效率和質量，健全文書檔案管理的制度，使得文書檔案管理工作有科學的制度作保障，實現文書檔案的規范化、標準化管理。由于受到傳統管理理念以及模式的影響，當前的一些文書檔案管理還是分部門管理，不利于文書檔案的整體效果實現，而且部門間缺乏交流合作，文書檔案管理的專業化、統一化也會受到一定的影響，因此必須進一步完善文書檔案管理制度，實現文書檔案的統一管理，使得文書檔案管理滿足現代化的發展需要。

（二）統一文書檔案管理的技術標準。文書檔案管理過程中，為了充分發揮辦公自動化的價值，就需要明確文書檔案管理的特點以及實際需要，科學地分析研究，對辦公自動化技術進行科學的應用，統一文書檔案管理的技術標準，使得辦公自動化軟件有好的性能，滿足文書檔案管理工作的實際需要，實現高效的文書檔案管理。此外將辦公自動化技術應用到文書檔案管理中，還需要注重其系統功能的實現，對相關的技術參數進行規范，使得文書檔案管理各項工作的開展都有科學的依據，提高文書檔案管理的效率、安全性。

（三）技術處理電子檔案。將辦公自動化技術應用到文書檔案中，建立電子檔案，使得檔案數據內容更加準確，實現高效地工作，對電子檔案進行技術處理，當前辦公自動化技術的應用逐漸深入，檔案管理中會出現很多新的資料，實現電子檔案管理是極為必要的，這就需要檔案管理人員科學地研究文件資源。對電子檔案進行技術性的處理，就需要做好接收、處理、儲存等工作，保證文檔內容的真實性，技術處理后，將電子文檔轉變為只讀文件，不能進行修改，使得文件的原始性得以保證，使得電子文檔更加安全、可靠。將電子檔案儲存在計算機中，能夠避免檔案信息丟失，對檔案信息進行備份，加密處理。防止檔案資料丟失或被不法人員盜取。

（四）強化檔案管理人員的綜合水平。在文書檔案管理中，檔案管理人員的素質水平對檔案管理的效果有著直接的影響，因此必須要提高檔案管理人員的素質水平，實現高效的文書檔案管理。文書檔案管理中應用辦公自動化技術，還需要提高檔案管理人員的專業化技能。加強檔案管理的投入，使工作環境以及硬件設備得到優化，檔案管理人員能夠熟練地操作各種設備，具有較高的業務素質。強化檔案管理人員的教育培訓，樹立終身教育的理念，完善獎懲機制的建立，提高檔案管理人員的技能以及工作積極性。同時做好職業道德教育，在檔案管理工作中能夠更加認真、細致。此外，要加強與單位各部門之間的有效溝通和聯系，使檔案管理的影響力得以提升。還要積極與其他單位加強聯系，積極學習先進的經驗技術，并結合單位自身的實際情況，通過現代化的網絡技術手段，使得文書檔案管理工作水平得到全面的提升，更好地為單位各項決策提供科學依據。

三、結語

總而言之，單位發展中文書檔案是極為重要的歷史憑證和寶貴資源，具有一定的參考和利用價值。文書檔案管理在單位管理中占有重要的地位，管理的效果將對檔案資料的真實、完整性產生直接的影響。將辦公自動化技術應用到文書檔案管理中，能夠提高檔案管理的效率，進一步優化服務功能，保證檔案資料的儲存和傳輸更加安全。

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