淺析人事檔案信息在人力資源管理中的作用

郝文君

【摘要】本文對人事檔案信息和人力資源管理關系進行了分析，對人事檔案信息在人力資源管理中的作用作了簡要闡述，并就如何提升人事檔案信息在人力資源管理中發揮作用提出幾點策略，切實希望改善人事檔案信息在人力資源管理中的職能作用。

【關鍵詞】人事檔案信息；人力資源管理；作用分析

人事檔案信息在單位中起著人力資源管理整合的重要作用，是招聘人才和員工管理的主要途徑。人事檔案信息可以幫助公司便捷有效地挑選出符合公司崗位需求的人才，也能夠準確掌握公司員工變動的實時情況，在人力資源管理中有著不可或缺的作用。但是人事檔案信息在實際中往往不能發揮效用，滿足不了人力資源管理的要求。隨著我國經濟建設的不斷發展，過去傳統的人事檔案信息逐漸轉變為網絡信息化模式，對人力資源管理提出了新的標準和要求。在當代公司員工管理中，人事檔案信息仍是提高人力資源管理效率的最主要方式，因此，如何提升人事檔案信息在人力資源管理中發揮的職能效用是目前急需研究的重點。

一、人事檔案信息在人力資源管理中的作用

（一）人事檔案信息能夠為人才招聘方案提供參考依據。根據人事檔案信息對應聘人員進行信息篩選和錄入，對單位人力資源管理部門制定人才招聘方案的重要參考依據。通過對人事檔案信息進行分析，可以不斷更新招聘的標準和崗位的職能內容，確保人才招聘的合理性與單位員工崗位適配性，最大限度地將人事資源效率利用起來。

（二）利用人事檔案信息合理配置人力資源。人事檔案信息包括員工的個人基本信息、工作經歷、專業技能綜合素質評價和工作績效等全方面反映員工整體情況，是人力資源管理部門配置崗位的重要依據。在進行人力資源選拔和組織安排工作中，按照每個員工的個人能力和綜合素養合理調配分工，真正體現人力資源管理的職能效用。對于剛進入公司的新員工，按照人事檔案信息所反映出的員工特點，合理制定符合員工發展的培訓方案，能夠讓員工快速發揮出自身優勢，確保人才的有序流動，推進提高人力資源管理的水平。

（三）人事檔案信息可以為單位重要決策提供參考信息。人事檔案信息中員工績效考核等信息的記錄，是考察和對比不同員工工作效果的重要參考依據，與公司內部的薪資待遇、福利保障和績效考核有密切的聯系。人事檔案信息對于員工的職位調整、薪資調整和福利獎懲等重要決策都是主要的參考信息，人力資源管理部門做好人事檔案信息的記錄工作能夠確保這些參考信息的公平公正性，對凝聚公司員工凝聚力和團結性有直接作用。

二、提升人事檔案信息在人力資源管理中發揮作用的策略

（一）建設現代化人事檔案管理模式，構建電子信息化服務平臺。隨著市場經濟的不斷發展，現代信息化手段在工作中的應用日益增多。人事檔案信息管理工作的趨勢應該向網絡自動化和電子信息化方向發展，實現整個人力資源部門一體化管理，充分利用互聯網技術將封閉的人事檔案信息管理系統與互聯網技術相結合，形成動態式的人力資源管理系統。企業人力資源管理部門在發布招聘信息時，需要對應聘人員的學歷和專業資格證書等資料進行考察核對，通過建立相應的電子信息查詢系統能夠有效提高人力資源管理的辦公效率。

（二）確保人事檔案信息的真實性、完整性和實時性。人事檔案信息是企業單位反映員工個人信息、工作狀況的最直接體現，具有一定的權威性，因此，必須保證人事檔案信息的真實性、完整性和實時性。具備真實性反映在人才招聘重要環節，許多應聘人員通過偽造證據、杜撰工作經歷的方式欺騙企業單位，如果不對人事檔案信息的真實性進行考證，那么勢必會影響人才招聘的效果。具備完整性才能充分體現出人才的工作能力、特長技能等優勢，加強檔案信息管理審核，對人力資源部門優化企業員工配置有重要作用。具備實時性可以及時反映出單位員工的工資薪酬、職位變動等信息的變化，發揮人事檔案信息效用。

（三）加強溝通和信息傳達，發揮人事檔案信息的作用。提升人事檔案信息管理效用的一項重要手段就是加強各部門人員之間的溝通與聯系，及時發現檔案信息中存在的管理問題，不斷更新和完善人事檔案信息。比如，企業員工的職稱與信息填寫資料不符，人力資源管理部門須立刻核實情況，確保信息的準確后，再進行該員工的職稱評定。企業單位的領導要重視人事檔案信息管理人員的研究成果，充分發揮人事檔案信息在人力資源管理中的作用，確保企業單位工作的順利開展。

三、結語

在人力資源管理工作中，人事檔案信息是其中非常重要的一項環節，在招聘人才、管理企業單位員工過程中發揮著至關重要的作用。隨著人事檔案信息管理模式的改革變化，人事檔案信息在人力資源管理工作中的作用愈發重要。為了提升人事檔案信息在人力資源管理中的作用，應努力建設現代化人事檔案管理模式，構建電子信息化服務平臺，同時確保人事檔案信息的真實性、完整性和實時性，加強溝通和信息傳達，充分發揮出人事檔案信息的作用。

【參考文獻】

[1]孫旭東.淺析人事檔案管理在人力資源管理中的作用[J]. 人力資源管理： 學術版， 2009 （5）： 134.

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