推動(dòng)檔案規(guī)范化管理的有效措施分析

劉英杰

【摘要】推動(dòng)檔案規(guī)范化管理有利于提高檔案管理水平，更好地約束和規(guī)范日常工作流程，促進(jìn)檔案資源作用的有效發(fā)揮。本文結(jié)合檔案管理具體工作，就推動(dòng)檔案規(guī)范化管理提出相應(yīng)措施，主要包括明確目標(biāo)、做好規(guī)劃、健全管理措施、提高管理人員素質(zhì)、注重管理和監(jiān)督巡視等內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】檔案；規(guī)范化管理；管理措施；管理人員；監(jiān)督巡視

為促進(jìn)檔案作用的充分發(fā)揮，應(yīng)該結(jié)合檔案管理需要，嚴(yán)格遵循規(guī)范流程，健全完善檔案管理制度措施，提高管理人員素質(zhì)，進(jìn)而有效推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。但在實(shí)際工作中，一些單位沒有嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度措施，管理人員素質(zhì)偏低，巡視監(jiān)督不到位，制約檔案管理水平的有效提升。本文結(jié)合實(shí)際工作需要，就推動(dòng)檔案規(guī)范化管理提出相應(yīng)對策，希望能為具體工作開展提供啟示。

一、注重檔案規(guī)范化管理

在思想上要提高認(rèn)識，明確檔案管理規(guī)范化的流程，根據(jù)本單位實(shí)際情況，對檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理規(guī)劃。并嚴(yán)格遵循各項(xiàng)制度措施，努力提升檔案管理工作水平。

（一）明確目標(biāo)。單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)聯(lián)系，密切配合，根據(jù)本單位實(shí)際，結(jié)合檔案管理和檔案資料使用需要，制定明確的檔案管理目標(biāo)。例如，明確管理人員的工作目標(biāo)，明確管理制度目標(biāo)和檔案數(shù)字化處理所要達(dá)到的目標(biāo)。并在這些目標(biāo)指引下，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理規(guī)章制度，確保目標(biāo)明確，制度得到有效落實(shí)。進(jìn)而有效約束管理人員各項(xiàng)工作，讓他們更好履行職責(zé)，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

（二）做好規(guī)劃。根據(jù)檔案管理目標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理為目標(biāo)，做好規(guī)劃工作。舉辦各種形式的宣傳交流活動(dòng)，增強(qiáng)檔案管理意識，增加資金投入，注重信息技術(shù)應(yīng)用。并制定檔案管理的長期和遠(yuǎn)期規(guī)劃，對完成較好的單位和個(gè)人采取獎(jiǎng)勵(lì)措施，對沒有達(dá)到管理目標(biāo)的采取懲罰措施。

二、健全檔案規(guī)范化管理措施

以推動(dòng)檔案管理制度化和流程化為目標(biāo)，制定健全完善的管理措施，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理各項(xiàng)活動(dòng)，避免工作上出現(xiàn)疏忽，讓檔案管理活動(dòng)有序進(jìn)行。

（一）完善制度。以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理為目標(biāo)，制定健全完善的制度措施，確保各項(xiàng)制度有效落實(shí)。同時(shí)還要嚴(yán)格遵守和執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)定，讓相關(guān)制度有效落實(shí)，更好約束和規(guī)范各項(xiàng)工作流程，提高檔案管理水平。

（二）明確責(zé)任。建立并落實(shí)責(zé)任制，明確檔案管理人員職責(zé)，讓他們在職責(zé)范圍內(nèi)開展工作。并且管理人員要增強(qiáng)責(zé)任意識，遵循《檔案法》和檔案管理規(guī)章制度，做好職責(zé)內(nèi)的每一項(xiàng)工作，有效提升檔案管理水平。

（三）獎(jiǎng)懲激勵(lì)。建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，讓管理人員有效遵循管理制度，增強(qiáng)他們的責(zé)任感，提高他們的管理水平。例如，對檔案管理到位、水平高的單位和和個(gè)人實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，對沒有遵循制度措施、管理工作不到位的采取懲罰措施。

三、注重提高管理人員素質(zhì)

綜合采取有效措施，促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)提高，健全管理培訓(xùn)措施，讓他們有效遵循管理流程和制度措施，為檔案管理水平提升貢獻(xiàn)自己的力量。

（一）引進(jìn)人才。充分發(fā)揮優(yōu)秀人才的作用，相關(guān)單位要結(jié)合檔案管理需要，以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理為目標(biāo)，引進(jìn)專業(yè)知識扎實(shí)、管理技能強(qiáng)的工作人員。進(jìn)而充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，為有效開展檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)奠定基礎(chǔ)，儲(chǔ)備優(yōu)秀的人才資源。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)。以提升檔案管理人員素質(zhì)為目標(biāo)，構(gòu)建完善的管理培訓(xùn)措施，明確管理培訓(xùn)目標(biāo)，更好約束和規(guī)范管理人員。加強(qiáng)培訓(xùn)工作，采用講座、專題學(xué)習(xí)、課堂授課、參觀學(xué)習(xí)等形式，讓檔案管理人員深化對理論知識的學(xué)習(xí)，努力提高管理工作水平，不斷積累經(jīng)驗(yàn)，適合檔案管理需要。另外還要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高法律意識、責(zé)任意識、道德水平，增強(qiáng)對管理工作的適應(yīng)性，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

四、加強(qiáng)檔案管理監(jiān)督巡視

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高思想重視程度，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度，加強(qiáng)巡視和檢查監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并改進(jìn)存在的不足，有效規(guī)范檔案管理各項(xiàng)工作。

（一）健全制度。以提升檔案管理規(guī)范化水平，有效約束和規(guī)范檔案管理工作為目標(biāo)，健全監(jiān)督巡視制度。合理配備工作人員，明確工作人員職責(zé)，讓他們有效規(guī)范管理活動(dòng)。根據(jù)規(guī)章制度和管理規(guī)范流程，嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)巡視監(jiān)督制度，定期和不定期對檔案管理工作開展巡視。要讓管理人員明確職責(zé)，加強(qiáng)管理，嚴(yán)格遵循相關(guān)制度措施。對可能出現(xiàn)的問題，應(yīng)該及時(shí)采取完善措施，從而彌補(bǔ)可能存在的不足，讓管理流程更加規(guī)范化，管理措施更為有效地執(zhí)行和落實(shí)。同時(shí)還要建立有效的巡視監(jiān)督匯報(bào)制度，讓負(fù)責(zé)人匯報(bào)自己的工作，做好整改工作，防止檔案管理過程出現(xiàn)疏忽，推動(dòng)檔案管理工作水平有效提升。

（二）巡視檢查。通過巡視檢查能夠掌握檔案管理基本內(nèi)容，更為全面地了解現(xiàn)狀，進(jìn)而改進(jìn)存在的缺陷。巡視過程要嚴(yán)格遵循規(guī)范要求進(jìn)行，確保檔案管理嚴(yán)格按照管理流程進(jìn)行，進(jìn)而努力提升管理水平。要查看卷宗處理、檔案編號是否準(zhǔn)確，確保檔案資料齊全，對存在的不足及時(shí)改進(jìn)。查看檔案數(shù)字化處理是否到位，保證數(shù)據(jù)庫資料完整，目錄和資料齊全，方便檔案資料查詢。同時(shí)還要注重檔案資料巡視和檢查，重視數(shù)據(jù)庫更新和升級，提高數(shù)據(jù)庫綜合性能，進(jìn)而有效提升檔案管理水平。

五、結(jié)語

總之，根據(jù)檔案管理工作需要，綜合采取有效措施推動(dòng)檔案規(guī)范化管理。有利于彌補(bǔ)管理工作的不足，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)提高管理工作水平的目的。同時(shí)也能規(guī)范管理流程，促進(jìn)檔案資源得到有效利用，讓檔案資料在具體工作中更好地發(fā)揮作用。

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