提高認識準確定位

馬木生

【摘要】檔案對借鑒歷史社會現象來服務現實和輔助領導決策具有非常重要的作用，所以應該加強對檔案工作的認識，準確進行定位，有效提高檔案工作的管理效率。基于此，本文著重探究新形勢下做好檔案工作的幾點思考。

【關鍵詞】檔案；新形勢；管理策略

檔案主要是記錄日常工作內容和活動過程的原始記錄，也是我國機關建立和發展的重要歷史見證資料。尤其是在近幾年，在進行人物志及其人事任免文件查詢過程中，檔案都發揮了非常重要的作用。因此，在新形勢下，應該著重從下列幾個方面來做好檔案管理工作：

一、充分認識檔案管理工作的重要性，準確定位檔案管理工作

各個組織的領導者都應該充分認識到檔案工作管理的重要性，并將檔案管理工作列入到重要議事日程中，不斷強化檔案管理工作，切實解決好檔案管理過程中所遇到的實際問題，以便為檔案管理工作創造良好的環境，有效提高檔案管理的工作效率。

首先，應該強化檔案管理適應新形勢。在新形勢下，為了能夠更好地開展檔案管理的新局面，就必須立足于實際，深入分析檔案管理內容，從中吸收有價值的內容，從而全面提高檔案管理工作的效率。其次，應規范檔案管理工作。如果與工作相關的資料搜集不全面或者查找困難，則會在一定程度上影響工作的規范化。因此，在規范檔案管理工作中，一項非常重要的工作內容就是規范檔案管理。

二、強化檔案管理基礎工作，促進檔案管理發展

在新形勢下，為了更好地做好檔案管理工作，首先便需要合理規劃和構建數字化檔案庫，并嚴格按照檔案法的管理要求，規范建設檔案資料庫，從而真正將檔案資料庫房、辦公室和閱覽室分開，并根據實際需求及時更新檔案管理的錄音和錄像設備，以便檔案管理工作更好地適應信息化發展的需要。其次，提高檔案信息化建設水平，不斷提高檔案現代化管理的配套服務水平，全面做好數字化建設和網絡資源建設，逐漸實現檔案資料的自動編目和檢索，以及檔案自動全文存儲和檢索、計算機輔助立卷和檔案自動標引的目標，從根本上提高檔案信息化管理的水平。

三、嚴格把控五關，切實提高檔案管理質量

為了有效提高檔案管理的質量，還需要嚴格把控下列五個關口，切實提高檔案管理質量。第一，從公文的草擬定稿簽發，到打印、校對和上級收發文件處理，再到文件資料的整理和立卷歸檔工作都應該嚴格按照所制定的程序進行辦理。第二，應該樹立規范化的管理意識，規范統一檔案管理載體，確保檔案書寫資料規范化。第三，在檔案資料的收發和傳遞過程中，應該嚴格按照管理的級別和管理對象進行縱向傳遞。第四，及時準確地進行檔案資料的搜集整理和立卷。第五，建立健全科學合理的土地檔案資料檢索系統，從而最大限度提高土地檔案信息工作的利用效率。

四、建立健全檔案管理制度，促進檔案管理規范化

為了保障檔案管理的效率得到有效提高，便需要構建完善的檔案管理制度。其一，嚴格制定規范化的檔案歸檔制度。在制定歸檔制度的過程中，應該立足于構建完善規范的檔案歸檔制度，堅持做到應保盡保。此外，由于各級組織活動具有多樣性的特點，這在一定程度上決定了檔案管理內容的多樣性，所以應該廣泛搜集檔案資料，保障資料的齊全性。尤其是各級組織領導在日常工作和活動中所制定的意見和決定，規范文件備案、人事任命等內容，保障檔案管理內容完整化，從而促進檔案管理規范化。其二，應該創新檔案管理制度。在信息技術飛速發展的背景下，應該制定與信息化社會背景相適應的檔案管理制度，建立健全完善的檔案管理業務流程和管理技術，并根據實際情況制定科學合理的安全管理措施，從而保障電子檔案資料的完整性和安全性。其三，應該構建科學有效的檔案檢查制度。為了不斷增強檔案管理資料的檢查效果，應該堅持做到“三個結合”：即將自我檢查與單位檢查相結合、上級檢查與檔案系統檢查相結合、短期檢查與長期檢查相結合，并持之以恒的落實檢查制度。其四，構建完善有效的激勵制度。為了更好地適應新形勢發展要求，應該根據實際需求合理地將檔案管理目標責任制納入績效考核的激勵機制中，最大限度調動起檔案資料管理人員的工作積極性和主動性，嚴格落實獎勵激勵機制，從而有效提高檔案管理工作效率。

五、建立高素質檔案管理隊伍，提升檔案人員綜合素質

當前機關檔案管理隊伍的知識結構較為單一，復合型人才較為缺乏，這便需要強化機關檔案管理隊伍的建設，不斷提高檔案管理人員的綜合素質。堅持明確責任，不斷充實管理隊伍，堅決將責任落實到位；立足于引進信息技術水平較高的檔案管理骨干，以便充實檔案管理隊伍的力量，從根本上提高檔案管理人員的專業化水平和管理質量；強化培訓工作，提升檔案管理人員綜合素質。要求管理人員在掌握檔案管理業務的基礎上，還應該全面熟悉檔案管理工作的性質和職責范圍，并合理確定檔案管理資料的立卷范圍、保管期限，以便更好地做好檔案管理工作。

六、結語

總而言之，在新形勢下的檔案管理工作，應該充分突出檔案管理工作的整體性。其中，建是基礎，管是關鍵，要求兩者環環相扣，切實實現“建”和“管”統一發展，規范檔案資料管理，努力實現檔案資料管理的標準化，從根本上提高檔案資料管理的工作水平。

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