新時期創新文書檔案管理工作的策略

辛海燕

【摘要】本文首先分析了文書檔案管理工作中存在的問題，然后從“加強文書檔案管理人員思想上的創新”“更新文書檔案管理所用的系統”“規范文書檔案的信息化管理”和“創新工作機制”四個方面淺談新時期創新文書檔案管理工作的策略。

【關鍵詞】文書檔案；管理；新時期

當計算機技術和網絡技術深入到各行各業時，文書檔案管理工作也深受其影響，這必然會促進新時期的文書檔案管理工作“與時俱進”，在規范文書檔案管理的同時，要求該項工作要不斷進行創新，以此來適應新時代對其的需要，為單位的發展作出應用的貢獻。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

文書檔案管理工作與傳統的檔案管理工作有所區別。文書工作包括文件的收集、登記、整理以及歸檔等工作。而檔案工作是在文書的基礎上對所收集的資料進行保管、統計、檢索和提供利用等工作。文書檔案管理工作集兩者的任務和特點于一體。所以說它是一種較嚴謹的服務體系工作。文書檔案管理工作中主要存在著以下幾個問題：

（一）文書管理人員的積極性不高、專業性不強。文書檔案管理工作比較枯燥，也不能給工作人員帶來較好的經濟效益，所以管理人員的工作積極性不高。大學畢業的學生不愿從事此項工作，所以只能安排一些素質較低的人員負責此工作，所以出現專業性不強的現象。

（二）文書整理工作與檔案管理工作不能有效地銜接。文書工作重大收集、整理、歸檔。檔案管理工作重在檢索、統計和提供利用。可是在具體的操作過程中，這兩大體系各自為政，無法有效地銜接，導致工作承接過程中不能使兩者有機地統一，緊密地結合起來。

（三）檔案信息化的工作在執行過程中并不順利。在信息化時代，文書檔案管理工作離不開信息技術，可是檔案信息化的工作在執行過程中并不順利，檔案管理工作人員的多種不利因素阻礙了信息技術在文書檔案管理工作中的進程，導致文書檔案管理工作無法取得明顯的改善。

二、新時期創新文書檔案管理工作的策略

為了使新時期創新文書檔案管理工作能夠有效地適應時代發展的需要，提高文書檔案管理工作的效率，筆者認為應該從以下幾個方面進行創新：

（一）加強文書檔案管理人員思想上的創新。穿新鞋走老路，只能防礙工作的進展。所以在文書檔案管理工作上，務必要對管理人員進行“洗腦”，促使他們改變思想，拋棄傳統管理思想中的不良方面，接受新的管理思想。不能再單純從政治角度上去管理和處理文書檔案，而應從信息資料應用的角度去管理文書檔案，增強其實用性，使之與各行各業緊密聯系起來。

（二）更新文書檔案管理所用的系統。在計算機技術以及信息化技術的支持下，新時期創新文書檔案管理的工作已完全脫離了傳統的手工操作系統，已全部借助于計算機操作系統。但是，因為相關部門對檔案管理工作的不重視，對文書檔案管理工作的操作系統更新不到位，無法跟上信息化時期對其的要求。例如，在文獻資料的檢索中，由于操作系統的版本太低，無法存儲大量的資料，所以查詢資料者只能檢索到目錄，而無法對全文進行檢索。單位要想長遠地發展下去，立于不敗之地，就需要完善檔案管理系統的信息化，采取相應的措施，對單位檔案管理的模式進行調整。在管理上加強力度，根據單位的實際情況制定相應的一些管理條例，改變原有的檔案管理工作的模式。

（三）規范文書檔案的信息化管理。更新了文書檔案管理工作的操作系統之后，還應該規范文書檔案的信息化管理工作。在文書收集整理的過程中，要使之自動化和文字的規范化。例如在輸入文書的相關信息時，要采用統一的文字標準，使用規范化的文字和管理用語。另外還要加強對文書檔案的監控，使之具有安全性，確保文書檔案的安全性，從而對文案工作的創新起著非常重要的推動作用。

（四）創新工作機制。文書檔案管理工作一定要與社會環境相適應，在操作過程中注重現實利益，所以要創新工作機制，不能再像以前那相處于封閉的狀態，而應該做好文書檔案工作的宣傳，以引起上級部門領導對此的重視，使各部門能夠有效地參與到文書檔案管理工作中來。在充分利用這些資源時，可以促進文書檔案管理工作的協調性，從而提高文書檔案管理工作的質量。

三、結語

傳統的文書檔案管理工作已不能適應新時期對其發展的需要，其管理模式必然會受到沖擊，所以必須要與時俱進，在管理理念以及管理機制上加以改進，制定出一套符合我國國情的完善的文案管理方案。讓文案管理工作也能跟上時代發展的步伐，為我國檔案管理工作作出貢獻。

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