新時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

馬麗

【摘要】本文基于新時代背景，以辦公室檔案管理工作為研究對象，首先對新時期辦公室檔案管理工作存在的問題進行了分析，研究發(fā)現(xiàn)，辦公室檔案管理工作缺乏信息風(fēng)險意識、檔案管理組織和管理機制不完善、檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。其次，針對出現(xiàn)的問題提出了辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新措施，希望能夠為新時代辦公室檔案管理的信息化建設(shè)帶來幫助，為全面提升檔案管理水平起到積極作用。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理工作；創(chuàng)新

21世紀是科技快速發(fā)展的信息時代，面對新的社會發(fā)展環(huán)境，企事業(yè)單位辦公環(huán)境也發(fā)生了很大變化，尤其是單位的各項管理活動，各個部門、科室之間的職責越來越細化。作為企事業(yè)單位管理活動中的一項重要工作，檔案管理工作在新時代背景下逐漸由手工管理狀態(tài)進入到自動化管理狀態(tài)。當前，在辦公室檔案管理工作中仍然存在一系列問題，嚴重阻礙了該項工作的順利開展。本文將通過對這些問題的分析，提出新時代辦公檔案管理工作的創(chuàng)新性措施。

一、新時代辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）辦公室檔案管理工作缺乏信息風(fēng)險意識。新時代，辦公室檔案管理工作的環(huán)境在信息化社會呈現(xiàn)出更加開放的特性，而且在管理理念上也實現(xiàn)了一定性的突破。但是，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客攻擊等惡意行為給辦公室檔案管理工作帶來信息風(fēng)險。由于辦公室檔案管理涉及到企業(yè)或單位各個部門的重要文件，一旦受到網(wǎng)絡(luò)或者黑客惡意攻擊，會直接導(dǎo)致檔案文件信息出現(xiàn)安全隱患，尤其是對于涉及到一些機密性文件的企業(yè)或單位來說，這種文件一旦泄密將會給企事業(yè)單位帶來巨大的不可挽回的損失。但是，當前很多辦公室檔案管理工作人員并沒有強烈的信息安全意識，再加上檔案管理工作內(nèi)容較為繁雜，因此導(dǎo)致檔案管理信息泄露的事件時有發(fā)生。

（二）檔案管理組織和管理機制不完善。據(jù)相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)或單位的辦公室檔案管理缺乏構(gòu)建相對獨立的管理運行組織人員，而是將檔案管理工作交由行政部門進行兼管，再加上檔案管理工作沒有實施崗位責任制，管理制度體系不健全，從而導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)推脫責任、相互扯皮現(xiàn)象，這直接造成檔案管理工作缺失。另外，在檔案管理的實際工作中，很多企業(yè)或單位并沒有嚴格按照相關(guān)的“保密”規(guī)定去執(zhí)行，從而導(dǎo)致檔案文件流失，嚴重影響檔案的應(yīng)用效率。

（三）檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不到位。檔案管理工作是一種系統(tǒng)性的、規(guī)模較大且耗時較長的工作，需要一定時間進行系統(tǒng)整理和長期摸索式的開展，同時需要一定的基礎(chǔ)設(shè)施輔助。但是，當前很多辦公室檔案管理工作條件十分有限，部分辦公室由于沒有一定的投入，而缺乏設(shè)施，最終使得檔案管理工作嚴重不到位，經(jīng)常出現(xiàn)檔案文件缺損或者丟失等情況，而這就嚴重影響了檔案管理工作的有效開展。

二、新時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新措施

（一）提高檔案管理工作的信息安全管理意識，加強對信息安全技術(shù)的應(yīng)用。首先，辦公室檔案管理工作必須樹立信息安全管理的意識，并提高對檔案管理工作的重視程度。尤其是在信息數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的大背景下，辦公室檔案管理工作針對信息泄漏問題，必須指定完備詳細的信息安全策略來確保檔案文件和信息的安全。第一，要正確評估和分析數(shù)字化檔案信息安全風(fēng)險，充分了解檔案信息安全的需求，并加強檔案信息安全的管理和組織，從而作出科學(xué)的信息安全保障規(guī)劃，有效提升檔案的信息安全程度。第二，辦公室檔案管理部門必須樹立建立健全信息安全快速應(yīng)對的機制，便于科學(xué)預(yù)測有可能發(fā)生的信息安全問題，進而針對問題快速制定出應(yīng)對策略，保障檔案信息的安全。

（二）建立健全辦公室檔案管理機制并構(gòu)建安全的檔案信息監(jiān)管制度體系。首先，完善的制度化管理機制是企事業(yè)單位管理活動正常有序進行的基礎(chǔ)，對于辦公室檔案管理工作來說同樣重要。因此，對檔案管理工作，必須加強對有關(guān)方面管理制度和機制體系的構(gòu)建，促進檔案管理工作創(chuàng)新成果的良好實現(xiàn)。在檔案管理機制的構(gòu)建過程中，相關(guān)規(guī)章制度的制定尤為重要，必須將其納入到檔案管理工作創(chuàng)新體系之中，避免其流于表面形式。其次，作為檔案管理機構(gòu)的上層領(lǐng)導(dǎo)人，為了確保檔案管理工作能夠在實踐中按照規(guī)章制度具體執(zhí)行，其必須構(gòu)建一套信息監(jiān)管制度體系，從而對檔案管理活動產(chǎn)生政策向?qū)Щ蛘咧贫燃s束作用。

（三）加大對辦公室檔案管理工作方面的投入，不斷完善其信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。首先，根據(jù)新時代背景下辦公室檔案管理信息建設(shè)的新要求，要加大對該項工作相關(guān)方面的資金投入，不斷完善和優(yōu)化各種設(shè)備，為辦公室檔案管理工作的順利開展提供堅實的基礎(chǔ)條件。其次，加強構(gòu)建辦公室檔案信息化管理系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)平臺，將數(shù)字化、專業(yè)化檔案管理作為現(xiàn)時代檔案管理工作的目標，從而有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。另外，要加大對人才引進的投資力度，構(gòu)建一批具有專業(yè)管理能力的檔案管理人才，從而形成優(yōu)秀的人才團隊和良好的組織文化。

三、結(jié)語

綜上所述，作為企事業(yè)單位管理工作的重要一部分，辦公室檔案管理工作在一定程度上影響到各項工作的順利開展。在新時代背景下，只有提高檔案管理工作的信息安全管理意識，加強對信息安全技術(shù)的應(yīng)用，建立健全辦公室檔案管理機制，并加大對辦公室檔案管理工作方面的投入，不斷完善其信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，才能夠有效提高檔案管理工作效率，并全面提升檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)水平。

【參考文獻】

[1]劉奇.淺析如何做好當前單位辦公室檔案管理創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013（05）.