大數(shù)據(jù)時代檔案管理模式的轉(zhuǎn)變

葉曉紅

【摘要】在大數(shù)據(jù)時代，有了大服務(wù)觀、大檔案觀、大平臺觀等理論上的新變化。而在管理模式上的變化主要是包括檔案數(shù)據(jù)資源體系，檔案利用服務(wù)體系，檔案行政管理體系，檔案管理理論體系以及檔案安全保密體系在內(nèi)的五大體系上的變化。為了應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代的沖擊，我們應(yīng)考慮對各類檔案資源的保護(hù)、檔案工作流程上的優(yōu)化以及如何開發(fā)檔案的增值信息，在科學(xué)應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代變化的同時，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；檔案管理；理論；模式；變化

一、探討檔案管理模式變化的背景和意義

作為IT行業(yè)新一輪的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革命，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用帶來了龐大的數(shù)據(jù)量。其影響范圍大至國家治理，小至個人生活，各方面都已與“大數(shù)據(jù)”建立了千絲萬縷的關(guān)系。不知不覺中，大數(shù)據(jù)正影響及改變著我們的世界。據(jù)國際數(shù)據(jù)公司IDC的統(tǒng)計報告顯示，至2011年時，全球范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)總量已達(dá)1.8萬億，增長速度如若保守估計兩年一番，則至2020年時，全球數(shù)據(jù)總量可有40萬億的估值。大數(shù)據(jù)時代的到來，不僅促使數(shù)據(jù)量的快速增長，數(shù)據(jù)類型也受其影響，變得復(fù)雜多樣，其中占大比例的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，其本身難以進(jìn)行處理。大數(shù)據(jù)時代，龐大的數(shù)據(jù)量由于其資源特性，可以稱得上為一種戰(zhàn)略性資源，奧巴馬曾將其定義為“未來的石油”。于未來30年作為驅(qū)動的不再是石油，而是數(shù)據(jù)，其將會把人類社會帶入真正的變革時代。

由于大數(shù)據(jù)時代的到來，各行業(yè)都需要考慮如何對復(fù)雜且龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行高效管理，而對于檔案管理更是如此。在經(jīng)歷數(shù)字信息化后，檔案管理已不斷完善，而隨著科技發(fā)展及網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，檔案信息在數(shù)量和種類上與過去不可同日而語，再加上原檔案存儲量，造成了檔案管理工作上的巨大負(fù)荷。無論是在實(shí)體管理還是數(shù)字化管理，檔案數(shù)量的增加都給查找、服務(wù)等工作環(huán)節(jié)上帶來了一定難度。對此，檔案界，包括檔案部門和檔案工作者應(yīng)該對于此背景下的檔案管理工作上的變化作一個探討，發(fā)現(xiàn)問題，認(rèn)清挑戰(zhàn)，在管理模式和思維上作出改變。將大數(shù)據(jù)中龐大的資源，技術(shù)及創(chuàng)新合理融入于檔案管理中去，以更好地為民服務(wù)。檔案承載著一份“記憶”，對個人而言，也是重要的證明材料，但以前因?yàn)闂l件所限，往往根據(jù)重要程度和價值對其進(jìn)行歸檔，但如今有了“全數(shù)據(jù)”的概念，即一切皆可歸檔，這對確保檔案完整性，保護(hù)各類檔案文化資源有著重大意義。

二、檔案管理模式于大數(shù)據(jù)時代下的變化

（一）檔案管理理論體系的變化。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用推動著檔案管理理論的不斷發(fā)展。大數(shù)據(jù)觀：數(shù)據(jù)量的增長是大數(shù)據(jù)時代最顯著的特征，在這個大背景下，數(shù)據(jù)被定義為“全數(shù)據(jù)”，即一切數(shù)據(jù)皆有用。大檔案觀：基于一切數(shù)據(jù)皆有用的思想，其將數(shù)據(jù)視為檔案，認(rèn)為一切數(shù)據(jù)都有其價值，能在需要時被檢索到，那便是潛在檔案。大服務(wù)觀：強(qiáng)化主動服務(wù)，對檔案數(shù)據(jù)背后的價值信息進(jìn)行挖掘和利用。

（二）檔案數(shù)據(jù)資源體系的變化。總的來說，即來源，內(nèi)容，采集方式三方面的變化。于大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)更多地來源于網(wǎng)絡(luò)、社會、生活。而在內(nèi)容上，增多的不僅是數(shù)據(jù)量，還有數(shù)據(jù)種類，同時檔案數(shù)據(jù)價值密度降低，在數(shù)據(jù)處理速度上加快。對于采集方式來說，檔案部門更加重視檔案，主動強(qiáng)制收集單位檔案，同時借助信息技術(shù)，對于互聯(lián)網(wǎng)上的有價值信息實(shí)時捕捉。

（三）檔案利用服務(wù)體系的變化。在大數(shù)據(jù)時代，社會化、多元化方向是檔案利用服務(wù)工作的主要發(fā)展方向，企業(yè)、客戶的個性化與差異化需求將成為重點(diǎn)考慮因素，而變化也體現(xiàn)于服務(wù)的對象、內(nèi)容、方式和目的上。

（四）檔案安全保障體系的變化。大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)在數(shù)量和種類上增多，信息化程度高，對此，檔案資料的保存條件、關(guān)鍵技術(shù)、管理方式、安全保密也發(fā)生了相應(yīng)變化，從而面臨著由此帶來的種種威脅。

（五）檔案行政管理體系的變化。行政職能的變化，檔案管理不再局限于“檔案實(shí)物”，開始強(qiáng)化自身行政管理職能。業(yè)務(wù)指導(dǎo)的變化，檔案中介機(jī)構(gòu)與社會力量被鼓勵參與檔案事務(wù)服務(wù)。合作方式的變化主要體現(xiàn)在，檔案行政管理部門將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移至檔案事務(wù)管理上，同時，開放檔案，實(shí)現(xiàn)檔案價值。

三、大數(shù)據(jù)時代下應(yīng)對檔案管理模式變化的策略

建立覆蓋面廣大的檔案資源體系，在檔案資源建設(shè)中，傳統(tǒng)檔案部門不再單兵作戰(zhàn)，社會群體和個體也可成為搜集資源的一員。在存儲上，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)中心或云端存放所搜集的檔案資源。隨著時代的變遷，紙質(zhì)檔案不再是搜集的唯一標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)開拓資源收集類別，例如于網(wǎng)絡(luò)上傳播的資源。在采集方式上，采取主動策略，對有價值的網(wǎng)絡(luò)資源主動抓取，并允許用戶實(shí)時推送歸檔。在獲取檔案資源后，需科學(xué)整合檔案資源，落實(shí)“存量數(shù)字化，增量電子化”戰(zhàn)略。

在檔案利用服務(wù)上求變創(chuàng)新，以更好地服務(wù)人民群眾。檔案若只存不用，便毫無價值，所以應(yīng)該抓緊對檔案資源的開放，使得民眾獲得更多有效的信息。基于“以人為本”的思想構(gòu)建檔案資源知識庫，關(guān)注大眾的需求。在大數(shù)據(jù)時代，非常重要的一點(diǎn)即是技術(shù)的利用，這便要求檔案部門搭建智能化的檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，以更好地完成數(shù)據(jù)處理，（下轉(zhuǎn)第92頁）（上接第65頁）同時，也能使得服務(wù)更加便捷。為了擴(kuò)展檔案服務(wù)途徑，可以開通云服務(wù)，打造云平臺，也可以借助微信、微博等平臺來推送服務(wù)項目和傳達(dá)檔案信息，一方面拉近了檔案與群眾之間的距離，另一方面提高了檔案事務(wù)的效率。

作為弱勢的檔案部門，在大數(shù)據(jù)時代下，行政職能必須得到切實(shí)的轉(zhuǎn)變，放開“大包攬”方式，使行政管理能力得以提高。首先，檔案局、館的性質(zhì)必須被明確區(qū)分，曾經(jīng)為了達(dá)到“精簡”的目的，而采用了局館合一，但就目前來說，此舉反而將管理復(fù)雜化，職能不清。要作出轉(zhuǎn)變，首先便要基于行政事務(wù)及管理事務(wù)兩點(diǎn)來明確劃分職能，各司其職。其次，支持社會力量參與到檔案工作中來，由于市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會力量的參與是順應(yīng)趨勢發(fā)展，而作為檔案部門，在積極引導(dǎo)與檔案有關(guān)的各行業(yè)發(fā)展時，也應(yīng)加速自身職能轉(zhuǎn)變。與此同時，也要注重行政執(zhí)法水平和業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平的強(qiáng)化。檔案行政管理部門行政權(quán)威的一個重要衡量標(biāo)準(zhǔn)即是行政執(zhí)法能力，在大數(shù)據(jù)時代背景下，需從法治隊伍、法律制度、執(zhí)法力度三方面綜合提升。業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平是檔案部門專業(yè)水準(zhǔn)及工作能力的一個體現(xiàn)，要提升業(yè)務(wù)指導(dǎo)水平，需從強(qiáng)化業(yè)務(wù)分類指導(dǎo)和培養(yǎng)及任用專業(yè)人才兩方面下手。

而在檔案資料安全方面，為了應(yīng)對來自社會環(huán)境與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對檔案的威脅，要構(gòu)建實(shí)施“物防，技防，人防”三位一體的安全防護(hù)方案。檔案安全的基礎(chǔ)性保證即是物理防護(hù)，在各級檔案館安全建設(shè)中，要綜合考慮選址，并嚴(yán)格依照設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行建設(shè)。而后根據(jù)實(shí)際情況，采用各類安全技術(shù)和安全設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)和溫控系統(tǒng)。在“人防”方面，要落實(shí)到檔案安全責(zé)任到人制度并建設(shè)大數(shù)據(jù)時代下具備一定網(wǎng)絡(luò)安全知識的檔案專業(yè)人才。而檔案安全的關(guān)鍵則在于技術(shù)防御，除了搭建檔案信息安全保密防護(hù)體系外，還要建立數(shù)據(jù)存儲備份中心并對重要檔案數(shù)據(jù)實(shí)行異地異質(zhì)備份保管。

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