淺談檔案管理信息化的幾個要素

田紅霞

摘要：文章首先對醫院檔案管理信息化進行概述，重點探討如何健全檔案管理信息化的管理體系及建設。

關鍵詞：檔案管理；發展方向；信息化建設

一、醫院檔案管理信息化概述

現如今檔案管理已進入科技信息化管理階段，信息資源的開發就是通過內吸外取實行全球網絡互聯，從而實現檔案信息化資源共享。在檔案信息化管理處于新舊管理變革的過渡時期，通過信息化的管理完成基本的檔案編目、歸檔、保存和利用等工作，且實現了信息傳遞的無紙流程化管理，對提升檔案管理的思路及理念的改變起很大的推動作用。在相對傳統的檔案管理專業領域里，檔案工作者面臨的早已不是信息收集、文件歸檔、檔案整理等基礎性工作，而是如何將信息化管理更深入地運用到單位的管理發展及決策中去，通過對檔案數據及圖片信息資料進行開發和利用能夠顯著提升醫院檔案管理的工作成效。

二、如何健全檔案信息管理體系

檔案管理工作一般包括收集、整理、歸檔以及保存等環節，不同環節的工作均是更好地為檔案資源開發和利用而服務的。醫院檔案信息現代化管理即是指將不同環節融合成為一個完整的產業體系的過程，信息技術處于快速發展應用的新階段，在這個新舊交替、遷移變革的過渡時期，單位信息的管理從基礎人員信息、部門智能分類、崗位分級管理、發展規劃到制度決策等，每一個節點無不被信息所滲透，檔案管理紛繁復雜，其變化無非在于從使用帶編號的檔案柜到一個個的數據庫。即便如此，仍有將檔案管理觀念停留在傳統的檔案接收、整理、保存、歸檔、利用階段，意識不到檔案信息管理的重要性和檔案資源所創造的價值和效益，仍存在諸多問題，如檔案數量冗多、查找利用率低、保管條件較差等，難以充分利用醫院檔案信息化建設的優勢。因此充分利用檔案信息資源，必須建立并完善醫院檔案信息資源體系。同時還要強化檔案管理人員的更新意識，不斷學習，轉化角色，改變管理舊的模式，開發檔案信息資源，使檔案管理工作能更好更快更便利的服務于人。由于檔案管理方面的制度體系還不健全，對檔案管理的開展造成了一些影響。醫院檔案管理工作需要伴隨著現代化技術的進步和科技的發展而與時俱進，在日常工作中不斷加強和完善信息建設，才能真正發揮出檔案信息化體系的作用和優勢。

三、加強檔案信息化建設

（一）解放思想，更新觀念，提高管理水平，充分體現信息化管理的優勢，實現文檔一體化

檔案管理者更應從思想觀念上與時俱進，更新理念，不斷強化檔案信息化管理意識，盡快使檔案工作實行信息化管理。反之，如果仍墨守陳規，把檔案管理僅僅停留在原始的收集、整理、保存等重管輕用狀態，忽略如何利用開發檔案信息資源，如何更好、更便捷、更完善、更安全的保存檔案等問題。這樣不僅很大程度的增加了檔案管理者日常工作的負擔、壓力，同時也過多的消耗了醫院的物力財力，使檔案管理工作停滯不前，無法體現檔案管理的重要性，何談檔案管理工作為醫院的發展所起到的推動作用。在當今不斷發展的信息時代，檔案管理工作如果不能在信息化建設中占領一席之地，仍經過傳統的收集、整理、歸檔、保存等，那么在形形色色檔案面前不僅困難重重而且束手無策。為使檔案更具有系統性、價值性和可利用性，充分展示檔案信息化管理的優勢及功能性，并且強化管理，才真正有可能實現醫院檔案信息接收、傳遞、存儲和提供的一體化管理，是我國目前面臨的挑戰和機遇。

（二）堅持規范性原則，實現檔案的保管利用等工作的標準化、有序化

就醫院來說，有些雖然已經實施醫療改革，但對檔案信息化工作重視不夠，并且仍然沒有意識到檔案信息化管理的重要作用，對于現代化信息建設不夠重視并且投入的人力及物力有限，使得檔案信息化管理的效用并沒有得到有效發揮。當前醫院檔案信息化建設中常見的問題有，資金投入不足，缺乏基礎設施，使得檔案管理員無法準確、高效地完成本職工作，進而對檔案信息化管理的開展產生嚴重的影響；相關制度體系不完善，醫院檔案信息化管理體系不全很可能會導致檔案管理工作缺乏規范性，因而對該項工作的實際效率也產生一定影響；檔案管理人員自身能力和業務水平有待提高。

（三）檔案信息的利用

做好醫院檔案信息化管理不僅需要做好檔案信息的收集、整理與保存工作，同時還應當增強信息化建設的意識，充分利用檔案信息化的優勢，不斷總結既往的工作經驗，為醫院科研和臨床實踐均提供可信性較高的參考，對醫院發展有良好的推動作用。此外，管理人員應當對檔案管理的信息化建設加以重視，提高自我專業水平自身素質，在進行資料收集和整理時，充分利用多種信息資源的保管和開發，逐步改變既往紙質檔案的利用和傳統的檔案信息管理模式，結合醫院的工作，從而更好的利用檔案資料，為醫療事業服務。

（四）硬件設施配備

1. 加強檔案硬件設施的投入。在加強檔案管理現代化的進程中需要對計算機、光盤刻錄機以及掃描儀等現代化辦公設備及時進行更新，指導管理員充分利用現代化辦公設備完成檔案信息化建設，并且利用通用和實用的軟件滿足檔案利用的需要，將各類檔案的潛在價值充分挖掘并利用，以期能夠獲得更好的經濟利益。對單位發展的戰略預測也是檔案管理工作核心思想，更是一個逐漸市場化的傳統跨越的最根本標志。

2. 進一步推進信息化流程管理建設。首先需要明確不同檔案管理人員的具體責任，然后根據實際情況建立規范的管理制度，統一信息儲存、流動、運用的標準，確保檔案管理的可持續建設及其應用。尤其需要我們將核心管理制度、檔案使用規則深刻印在開發的初始階段，這一點經常被傳統的檔案資料乃至于管理者忽略，待系統投入實施后，問題百出，甚至不切實際，無法順利開展工作。

3. 提高現代化檔案專業人才隊伍建設。一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。檔案工作者應根據現有的檔案信息資源，結合自己所學業務知識，更大限度的利用和發揮信息的作用，為醫院更好的發展抓住時機創造條件。總之，作為檔案管理信息化成功的根本，檔案管理人員隊伍建設對信息化建設的發展速度具有決定性作用。檔案管理人員在信息化建設進程中必須具有良好的職業道德，踏踏實實，任勞任怨，虛心學習，大膽創新。不斷創造學習，以提升自身的專業知識水平，不斷借鑒優秀的經驗，運用和掌握現代化技術，尤其應當重視計算機信息技術的掌握及靈活運用。

四、加強檔案信息化管理

在新醫改的背景下，醫院檔案信息化管理對醫院發展具有重要作用，同時還可提供更加便捷、安全、實惠的醫療服務。醫院需要從管理上不斷進行改革，提升管理水平和效能，以此保證在對患者進行診斷時醫生能夠快速獲取既往治療的信息，對病情發展有一個動態的把握，還可詳細了解醫療花費情況，對愈后也有良好的評估作用，最終能夠充分利用檔案信息化管理為病人提供更好地服務，使為病人著想更加便捷。

隨著醫院改革的不斷深入，醫院檔案信息化管理對體制改革的影響越來越大，只有對醫院檔案管理不斷重視和完善才能真正的利用其作用及優勢為醫療工作服務。但是由于醫院檔案管理工作內容復雜、繁瑣，只能通過對檔案管理進行不斷的改進才能顯著提高檔案管理水平及工作效率。

（作者單位：河南省洛陽市第一人民醫院）