“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)分析

謝珊

[摘 要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，社會(huì)大眾的社會(huì)活動(dòng)大幅度增加，各類社會(huì)信息呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長(zhǎng)特點(diǎn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式也無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的客觀要求。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理迎來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也需要更好地面對(duì)來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)，必須加強(qiáng)檔案管理。因此，文章多角度客觀分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)，多層次探討了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理優(yōu)化途徑。

[關(guān)鍵詞]“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代；檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2017.15.205

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理機(jī)遇

1.1.1 技術(shù)手段不斷豐富

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理手段呈現(xiàn)出多元化特點(diǎn)，檔案管理技術(shù)手段日漸豐富，檔案管理信息系統(tǒng)作用下，大幅度降低了檔案信息管理難度，也減少了檔案管理人員工作量，提高了檔案管理效率與質(zhì)量。在日常工作中，檔案管理人員可以借助檢索功能，在最短時(shí)間內(nèi)查找各類檔案，分層管理檔案信息，促使各類檔案管理具有鮮明的關(guān)聯(lián)性特點(diǎn)。同時(shí)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案存儲(chǔ)形式也日漸多樣化，比如，視頻、音頻，大幅度提高了檔案管理質(zhì)量，檔案信息數(shù)據(jù)也更加準(zhǔn)確，出現(xiàn)多樣化的檔案管理技術(shù)選擇平臺(tái)，各類管理機(jī)構(gòu)、企業(yè)之間的合作、交流日漸增多，各類檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，電子檔案管理系統(tǒng)具有鮮明的時(shí)效性特點(diǎn)。

1.1.2 服務(wù)空間不斷拓展

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)作用下，社會(huì)各類信息頻繁出現(xiàn)，檔案管理者借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建出合理化的檔案管理系統(tǒng)，有著較大的管理空間，檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字信息化特點(diǎn)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中存儲(chǔ)著海量檔案信息，其存儲(chǔ)成本并不高。在日常工作中，檔案管理人員可以不受時(shí)空限制，查詢各類檔案數(shù)據(jù)信息，離線管理各類檔案，能夠?yàn)闄n案使用者提供優(yōu)質(zhì)的遠(yuǎn)程服務(wù)，檔案服務(wù)空間進(jìn)一步拓展。

1.1.3 檔案時(shí)效不斷提高

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，檔案種類日漸增多，具有鮮明的時(shí)效性特點(diǎn)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已無(wú)法有效滿足這方面的客觀要求，必須對(duì)其加以優(yōu)化完善。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，時(shí)效性是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的顯著特征，檔案管理也具有較高的敏感度，可以動(dòng)態(tài)跟蹤各類檔案信息，檔案管理也具有較好的交互性、動(dòng)態(tài)性。同時(shí)，所構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)可以有效整合大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，不斷開辟全新的檔案管理空間，大幅度提高檔案管理效率，檔案時(shí)效不斷提高。

1.2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理挑戰(zhàn)

1.2.1 管理模式變革

站在客觀角度來(lái)說，傳統(tǒng)檔案管理過分注重管理人員已有的經(jīng)驗(yàn)，不注重檔案科學(xué)化與系統(tǒng)化管理，和傳統(tǒng)檔案管理相比，以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為中心的檔案管理系統(tǒng)有著明顯的區(qū)別，急需要優(yōu)化檔案管理流程、管理模式，對(duì)檔案管理人員也提出了新的更高要求。也就是說，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理迎來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也需要更好地應(yīng)對(duì)來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)，必須多層次優(yōu)化變革檔案管理模式，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程、檔案管理模式，不能再采用傳統(tǒng)單一化管理模式，才能有效滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，確保一系列檔案管理工作有序開展。

1.2.2 檔案管理意識(shí)落后

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理人員構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)中，需要構(gòu)建合理化的檔案管理體系，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的專業(yè)性要求。由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，檔案管理人員并不具備互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的檔案管理意識(shí)，檔案管理意識(shí)落后，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下的檔案管理系統(tǒng)流程缺乏正確的認(rèn)識(shí)，不具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，責(zé)任感不強(qiáng)，影響檔案管理工作的順利開展。同時(shí)，檔案管理人員不具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理操作能力不高，無(wú)法有效發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)多樣化作用。

1.3 檔案管理難度不斷增加

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，傳統(tǒng)檔案受到巨大的沖擊，要求加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，加上檔案信息自身具有鮮明的差異性、動(dòng)態(tài)性，檔案信息數(shù)據(jù)不斷增加，檔案管理難度也大幅度增加，還要對(duì)檔案信息進(jìn)行一系列操作，比如，記錄、歸檔、查閱，檔案管理人員必須注重自身專業(yè)技能的提高，才能更好地管理各類檔案。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作用下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)不具有較高的保密性，檔案數(shù)據(jù)信息具有較高的泄露風(fēng)險(xiǎn)，一旦沒有及時(shí)做好檔案信息備份工作，相關(guān)檔案信息丟失，會(huì)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理途徑

2.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，優(yōu)化檔案管理制度

在檔案管理過程中，檔案管理者必須與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)觀念，全方位正確認(rèn)識(shí)檔案管理，要多角度加強(qiáng)自身檔案管理意識(shí)。檔案管理者要多層次掌握各方面專業(yè)知識(shí)，比如，科技檔案管理、企業(yè)檔案管理、電子文件管理，將其靈活應(yīng)用到檔案管理中，科學(xué)管理各類檔案。同時(shí)，檔案管理者要增強(qiáng)自身責(zé)任感，具備終身學(xué)習(xí)意識(shí)，注重檔案安全性以及準(zhǔn)確性的提高，優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，科學(xué)管理各類檔案信息。此外，在日常運(yùn)營(yíng)中，檔案管理者必須嚴(yán)格按照“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理具體要求，優(yōu)化檔案管理制度，明確檔案管理一系列內(nèi)容以及電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，全方位監(jiān)督檔案管理，提高檔案管理整體質(zhì)量。

2.2 優(yōu)化檔案管理模式與服務(wù)形式

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，檔案管理者必須優(yōu)化利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，結(jié)合其特點(diǎn)、性質(zhì)，優(yōu)化完善檔案管理模式，科學(xué)管理海量檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要圍繞網(wǎng)絡(luò)，在最短的時(shí)間內(nèi)有效組織網(wǎng)上海量信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)上服務(wù)，為檔案信息使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建合理化的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)以及數(shù)據(jù)管理中心，科學(xué)管理檔案的基礎(chǔ)上，開展多樣化檔案管理工作，比如，查詢、服務(wù)、利用，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，取代傳統(tǒng)手工查詢，便于檔案管理者以及使用者更好地查詢所需的檔案信息數(shù)據(jù)。檔案管理者要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，優(yōu)化檔案服務(wù)形式，比如，電子信箱服務(wù)、數(shù)據(jù)庫(kù)查詢服務(wù)、檔案匯編專題服務(wù)，為檔案信息使用者提供針對(duì)性服務(wù)，有效滿足他們各方面客觀需求。

2.3 提高檔案工作者綜合素質(zhì)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到檔案管理中，傳統(tǒng)檔案管理方法以及管理模式發(fā)生了質(zhì)的變化。檔案局必須意識(shí)到檔案工作者綜合素質(zhì)的重要性，要根據(jù)檔案工作者各方面情況，結(jié)合當(dāng)下檔案管理特點(diǎn)、性質(zhì)等，優(yōu)化利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，定期對(duì)檔案工作者提供全面、系統(tǒng)化培訓(xùn)，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)最新檔案管理理念、管理知識(shí)、管理技術(shù)，能夠?qū)⒍鄻踊F(xiàn)代技術(shù)靈活應(yīng)用到具體工作中，注重電子文件的深入研究，科學(xué)管理各類電子文件，在實(shí)踐中積累豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，成為新時(shí)期高素質(zhì)專業(yè)人才，有效開展檔案管理工作。

3 結(jié) 論

總之，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，檔案管理是一門復(fù)雜化的系統(tǒng)學(xué)科，理論性、針對(duì)性較強(qiáng)，和多類主體密切相關(guān)，比如，國(guó)家、個(gè)人，檔案管理難度較大，需要投入大量的時(shí)間與精力。在檔案管理過程中，檔案管理者必須綜合分析主客觀影響因素，以社會(huì)市場(chǎng)為導(dǎo)向，客觀看待“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理機(jī)遇以及挑戰(zhàn)，運(yùn)用發(fā)展的眼光，統(tǒng)籌兼顧，優(yōu)化完善檔案管理，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，優(yōu)化檔案管理模式以及服務(wù)形式，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)等。以此，促使互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代背景下一系列檔案管理工作能夠順利開展，科學(xué)管理海量檔案信息數(shù)據(jù)，提高各類檔案利用價(jià)值，將其靈活應(yīng)用到不同行業(yè)與領(lǐng)域中，促使我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展。

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