關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

白曉昆

（河北省隆化縣疾病預(yù)防控制中心）

摘要：在當(dāng)今的檔案管理工作中，檔案信息化是一種普遍的趨勢。尤其是檔案管理工作不斷發(fā)展，檔案管理工作的水平和效率都在不斷提升。檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和檔案管理工作之間存在著較為密切的關(guān)系。因此，本文主要對檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進行介紹和分析，希望能夠給相關(guān)的檔案管理工作人員提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；思考

目前的檔案管理向服務(wù)化方向發(fā)展，在具體操作中采用信息技術(shù)，就是對檔案資料進行信息化收集和整理，并對檔案資料進行存儲。特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在檔案信息化管理工作中，還要構(gòu)建相應(yīng)的管理模式，以提高檔案管理工作效率。

一、 檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)容

檔案信息化從其內(nèi)容上看比較豐富，但是，具體來說主要可以分成廣義和狹義兩種。廣義上講，檔案信息化主要是以實現(xiàn)各領(lǐng)域信息融合為目的，其中包括經(jīng)濟、政治、社會等方面的信息。將這些信息進行收集和整理，就可以實現(xiàn)信息的共享和信息的融合。狹義上看，檔案信息的信息化只是檔案內(nèi)部資料的信息化，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案資料的全面性和豐富性更加突出。實現(xiàn)檔案的信息化，可以為信息利用者提供更加真實的信息。另外，將先進的技術(shù)應(yīng)用到其中，可以實現(xiàn)信息的共享，滿足大眾對信息的需求。可見，信息化建設(shè)的主要內(nèi)容就是從廣義和狹義兩個方面來進行，只有這樣才能保證檔案信息建設(shè)的全面性。

二、檔案信息化建設(shè)中需要注意的問題

1、檔案信息化建設(shè)要按照有關(guān)規(guī)范展開

檔案信息化建設(shè)中，要確保各項工作順利地展開，就要將相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)制定出來，使檔案管理人員在工作中能夠做到有章可循。在開展檔案管理工作中，采用信息技術(shù)的同時，也會按照相應(yīng)的規(guī)范展開各項工作，以保證檔案管理工作質(zhì)量，提高檔案服務(wù)效率。檔案信息化是建立在檔案電子化管理的基礎(chǔ)上的，應(yīng)用計算機信息技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)平臺上收集檔案信息，并對檔案信息進行歸納、分析和整理。這就需要將檔案文件的紙質(zhì)文檔數(shù)字化處理，以使得檔案信息能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞，且用戶能夠通過網(wǎng)絡(luò)查詢和應(yīng)用自己所需要的信息。檔案管理要按照規(guī)定的程序進行以提高檔案管理工作效率。

2、檔案信息化建設(shè)要提高安全意識

檔案信息化建設(shè)對檔案信息進行數(shù)字化處理并實施相應(yīng)的管理工作。信息技術(shù)可以優(yōu)化檔案管理，當(dāng)時網(wǎng)絡(luò)管理平臺具有的信息共享性和信息開放性，就會導(dǎo)致檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)倪^程中，存在檔案信息被篡改或者信息丟失的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案信息的安全性。因此，檔案信息化建設(shè)中，要對網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)予以高度重視，從檔案信息管理的角度針對檔案信息化建設(shè)安全的相關(guān)問題進行的深入研究，并針對經(jīng)常出現(xiàn)的安全問題采取必要的防御措施，以保證檔案信的息準(zhǔn)確而完整。

3、檔案信息化建設(shè)要提高工作效益

檔案管理已經(jīng)被納入管理范疇，隨著信息技術(shù)的滲入，使得檔案管理成為了系統(tǒng)化的工程。隨著檔案信息化管理工作的展開，需要投入的人、財、物越來越多，就需要檔案信息化建設(shè)提高工作效益。隨著檔案管理信息化操作轉(zhuǎn)向，檔案的服務(wù)程度就會有所增強。檔案管理人員的基本操作就是將檔案資料采用信息技術(shù)進行數(shù)字化出來，之后對檔案信息管理內(nèi)容根據(jù)工作需要不斷地完善，以使得檔案資料的服務(wù)效率有所提升。

三、改進檔案管理的建議和措施

在實際的檔案信息管理工作中，為了建立健全管理模式，需要以先進的管理技術(shù)和管理經(jīng)驗為指導(dǎo)，進而提升檔案現(xiàn)代化建設(shè)的高效發(fā)展。科技的進步和檔案管理水平的提升之間存在著密切的關(guān)系。另外，為了推進檔案管理工作的高效性，就需要提升檔案內(nèi)容的價值，檔案部門管理工作人員需要貢獻自身的力量。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要，因此，改進檔案管理工作的方式，勢在必行。

1、提升管理人員的服務(wù)意識

在實際的檔案管理工作中，工作人員工作的性質(zhì)是為社會的發(fā)展提供一定的服務(wù)，也就是說，檔案管理工作嚴(yán)格意義上來說服務(wù)性質(zhì)可以和服務(wù)業(yè)相比擬。工作人員需要明確認(rèn)識檔案工作的目的，以為大眾服務(wù)為己任。但是，在改變工作意識的過程中可能會遇到一定的難度，因為，傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以檔案內(nèi)容的收集、整理和保管為主，不重視檔案的利用，屬于單相的檔案管理。現(xiàn)如今，檔案管理工作需要打破傳統(tǒng)的管理弊端，擴寬檔案管理的范圍，明確檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)。所以，檔案管理工作人員也應(yīng)該對這一問題進行明確，從觀念上進行轉(zhuǎn)變。

2、提高檔案信息管理水平

隨著社會的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)逐漸融合到檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案也是一種比較常見的形式。計算機管理工作為現(xiàn)代化的檔案管理工作做出了重要的貢獻，不但提升了檔案信息管理工作的水平，同時也推進檔案管理的現(xiàn)代化和信息化的進程。從檔案文件的作用上可以看出，其屬于一種價值很高的信息資源，同時也是社會發(fā)展過程中的重要財富。檔案管理工作雖然不能夠直接產(chǎn)生任何經(jīng)濟效益，但是卻可以提供一定的社會效益。所以，提升檔案信息管理的水平是提升檔案管理水平的重要內(nèi)容，也是一個不可避免的重要問題。

總之，選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。

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