新時(shí)期企業(yè)文秘工作的若干思考

余玲玲

摘要：新時(shí)期企業(yè)文秘工作是提升企業(yè)工作效果的關(guān)鍵點(diǎn)，以當(dāng)前企業(yè)文秘工作開展情況為基礎(chǔ)，結(jié)合近年來企業(yè)文秘工作經(jīng)驗(yàn)，對新時(shí)期企業(yè)文秘工作進(jìn)行思考，以期起到提升新時(shí)期企業(yè)文秘工作質(zhì)量的效果。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；企業(yè)文秘；工作；策略

文秘工作的開展質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)整體工作效率，對企業(yè)能否順利完成經(jīng)濟(jì)目標(biāo)具有諸多影響?；谛聲r(shí)期的發(fā)展背景，企業(yè)文秘工作發(fā)生諸多變化，不僅涵蓋檔案管理、文件收發(fā)、固資管理、會議接待等工作，甚至還需要撰寫會議文件，對外宣傳、組織活動(dòng)等。由此我們可以看出企業(yè)文秘工作是辦公室工作的關(guān)鍵內(nèi)容，也是保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展正常運(yùn)轉(zhuǎn)不可或缺的一環(huán)，落實(shí)好新時(shí)期企業(yè)文秘工作至關(guān)重要。

一、新時(shí)期企業(yè)文秘工作人員需要具備的能力概述

（一）具備綜合工作能力

以鐵路企業(yè)為例，企業(yè)內(nèi)文秘工作人員不僅要具備一定文案功底、純熟的業(yè)務(wù)常識，業(yè)務(wù)常識主要包含專業(yè)文秘服務(wù)知識，還包括一些科學(xué)性文化知識，加之專業(yè)恰當(dāng)?shù)恼Z言表達(dá)能力與工作技巧也是文秘工作人員必須具備的能力。以理解能力為例，其作為企業(yè)文秘人員在日常工作中最為常見的工作能力，一般情況下都是將企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的指示轉(zhuǎn)達(dá)給下屬員工，然后收集員工的反饋信息及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)，此環(huán)節(jié)涉及到文秘人員對于信息的理解與看法，因此文秘人員個(gè)人理解能力將會很大程度影響到企業(yè)信息流通工作的質(zhì)量[1]。

（二）較強(qiáng)的職業(yè)道德

眾所周知，文秘工作經(jīng)常會涉及到一些企業(yè)的重要議案，這也就要求企業(yè)文秘人員自身具備一定職業(yè)道德修養(yǎng)，才可以落實(shí)好企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)信息工作，強(qiáng)化自我信息保密意識，以此來保證企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。文秘工作人員在開展工作時(shí)，需要將國家頒布的最先文件與自身工作職責(zé)進(jìn)行結(jié)合，勇于提出自己的學(xué)習(xí)想法，進(jìn)而有效增強(qiáng)自我處理能力。需要注意的是，企業(yè)文秘工作人員需要了解企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度，樹立自我職責(zé)道德的基礎(chǔ)上，切實(shí)優(yōu)化工作成果。作為一名合格的新時(shí)期企業(yè)文秘人員，在工作中必要時(shí)刻保持高昂的工作熱情，充分發(fā)揮自我工作職責(zé)，積極開展工作，在遇到一些問題時(shí)可以切實(shí)堅(jiān)持原則，以大局為重，這樣一來不僅可以高效完成文秘工作，還進(jìn)一步促進(jìn)了企業(yè)的健康發(fā)展。

二、新時(shí)期企業(yè)文秘工作思路

（一）自主樹立工作服務(wù)理念

企業(yè)文秘工作自身涉及到的范圍比較廣，且日常工作比較繁瑣復(fù)雜，絕大多數(shù)的文秘工作都比較枯燥。這對當(dāng)下文秘工作人員提出了更高的要求，企業(yè)文秘工作自身就是企業(yè)內(nèi)部的服務(wù)工作，宗旨是服務(wù)好每一位工作者[2]。因此，在新時(shí)期的發(fā)展背景下企業(yè)內(nèi)部文秘人員必須要不斷強(qiáng)化自我工作服務(wù)理念，落實(shí)好企業(yè)內(nèi)部服務(wù)工作，幫助員工解決現(xiàn)實(shí)問題，做好員工與領(lǐng)導(dǎo)間的溝通工作。

企業(yè)文秘工作最基本的工作就是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，堅(jiān)持全程性的工作服務(wù)理念，在工作中吸取工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)存在的不足，切實(shí)提升企業(yè)文秘工作開展質(zhì)量與效率。文章指出的全程性服務(wù)理念主要是指，針對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提出的工作想法、做出的工作決定向下屬員工轉(zhuǎn)達(dá)信息過程中要完整、詳細(xì)，一字不漏的轉(zhuǎn)達(dá)。在將員工提出的想法反饋給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)過程中，也要做到嚴(yán)謹(jǐn)全面，不歪曲事實(shí)，不誤導(dǎo)方向，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以時(shí)刻掌握員工的工作訴求與思想動(dòng)態(tài)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定扎實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。在實(shí)際開展工作過程中，企業(yè)文秘工作人員需要在保證工作質(zhì)量的前提下，減少不必要時(shí)間的浪費(fèi)，保證企業(yè)工作都可以在上班時(shí)間完成。

企業(yè)內(nèi)部文秘人員在實(shí)際工作中還需要服務(wù)好自我所在部門，文秘人員作為銜接企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工及企業(yè)內(nèi)多個(gè)部門間橋梁，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有不可或缺的作用。要想落實(shí)好新時(shí)期的企業(yè)文秘工作，就必須要充分發(fā)揮文秘人員工作才能，創(chuàng)造性組織多項(xiàng)工作活動(dòng)，通過有效制定相關(guān)工作機(jī)制，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部多個(gè)部門行為，使企業(yè)內(nèi)部工作都可以有章可循，保證企業(yè)工作有序進(jìn)行[3]。作為一名合格的企業(yè)文秘人員，除了需要落實(shí)好自己的本職工作以外，還需要為企業(yè)內(nèi)多個(gè)部門提供時(shí)效性的工作資源，充分發(fā)揮自我紐帶作用，靈活處理

各個(gè)部門間的矛盾，盡可能減少工作扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，保證企業(yè)內(nèi)多項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，全面提升企業(yè)工作效率。除此之外，企業(yè)內(nèi)文秘人員還需要服務(wù)好員工這一對象，文秘作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言人，在開展日常工作中需要樹立好個(gè)人形象，耐心解答工作人員的問題，針對問題找到原因，從根源解決問題，保證員工的工作訴求可以第一時(shí)間反饋到領(lǐng)導(dǎo)層，以此來切實(shí)增強(qiáng)員工對文秘工作的認(rèn)可度。

（二）善于總結(jié)工作，不斷學(xué)習(xí)新技能

隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制不斷變革，促使企業(yè)文秘工作人員每天都需要面對數(shù)以千計(jì)的信息，這也就要求企業(yè)文秘人員需要學(xué)會篩選信息。但是從工作開展情況來看，部分企業(yè)文秘人員沒有意識到自身工作的價(jià)值性，缺乏工作責(zé)任意識?；诖藛栴}，需要工作人員積極學(xué)習(xí)新技能，能夠靈活使用辦公自動(dòng)化軟件，合理歸納檔案信息等。在實(shí)際工作中，企業(yè)文秘工作人員需要將信息化管理技術(shù)與工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，如在管理檔案過程中使用與之匹配的檢索技術(shù)，搭建數(shù)據(jù)資源庫，以此來有效提升文秘工作開展質(zhì)量。

對于企業(yè)內(nèi)部文秘工作人員而言，學(xué)習(xí)全新工作技能不僅是學(xué)習(xí)信息化操作知識，理解掌握新時(shí)期對文秘工作提出的新要求，還需要靈活使用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，進(jìn)而不斷提升企業(yè)文秘工作質(zhì)量。新時(shí)期發(fā)展要求文秘工作人員要學(xué)習(xí)全新工作理論，使用知識強(qiáng)化自我的知識涵養(yǎng)，在提升自我工作素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，總結(jié)不足。文秘工作人員在開展工作時(shí)，需要靈活使用現(xiàn)代工作理念，站在企業(yè)發(fā)展的角度分析問題，合理處理企業(yè)內(nèi)部工作事項(xiàng)，為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

三、結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)期背景下落實(shí)好文秘工作作為企業(yè)發(fā)展所需，文秘人員需要及時(shí)更新工作理念，優(yōu)化現(xiàn)有工作思路，以全新的工作理念看待文秘工作，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求做好本職工作，不斷提升自我服務(wù)意識，提升自我理論涵養(yǎng)，進(jìn)而從根本上推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的有序發(fā)展。

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