檔案信息化建設的實踐與思考

趙媛媛

摘 要：在當前這個信息化的時代，信息化管理在其發展中處于必要的趨勢，但是建設檔案信息化的過程是長期并且艱苦的，所以在建設檔案信息化的時候思考必須理性，不能過于追求數字化的理論，其核心主要是建設檔案信息化實踐，目前檔案信息化的重點要管理電子文件的建設，并且要進一步改革單位的運行體制和工作機制管理等方面。

關鍵詞：檔案 信息化建設 實踐

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（b）-0135-02

1 研究背景及意義

在當前社會迅速發展的形勢下，檔案工作中的信息化管理是社會發展的決定性因素，在社會的服務方面可以將檔案工作進一步提高。目前檔案部門為了在工作上順應社會發展的需求，正在進一步推薦信息化建設，所以在我國所有單位中，信息化管理是我國時代發展的必然需求，也是檔案管理部門開展工作的重要舉措。

在信息化建設過程中，檔案管理的過程是長期并且艱苦的，并不是輕松就可以完成的，檔案部門的新奇跡就是檔案信息化建設，加強檔案的基礎實施，將檔案工作的運行和管理體制進一步改革，將檔案工作的建設向現實性發展。在該論文的研究過程中，筆者認為應當重視檔案信息化建設，并且將其放在首位。

2 檔案信息化的概念

檔案信息化的概念就是通過國家檔案管理部門的規劃、領導以及組織過程中，在管理檔案的過程中進一步處理信息資源，管理當前發達的信息以及利用網絡等資源的服務等開展工作。另一種方式來講，就是管理的模式要將重點放在保管檔案的實體項目上，主要形式是努力建設檔案的數字信息，同時要將重心轉變為為社會服務上去。

3 檔案信息化建設中存在的問題

3.1 缺少規劃

我國從各單位的檔案系統中可以看出，信息化建設并沒有在安排上形成協調統籌的局面，而是各取所需的狀態，很多單位在建設信息化的時候規劃不夠長遠，并且不明確當前的目標，所以形成了哪里出現問題解決哪里的現狀；在建設檔案信息化的過程中沒有及時研究統一規范和標準，所有的數據都出現了缺乏規劃性和標準性的現象，沒有建立出快捷并且方便的體系進行檢索計算，所以造成在檔案管理中個人管個人的局面，阻礙了信息的接受和傳輸。

3.2 資源短缺

目前我國的檔案資源都是紙質的，缺乏足夠的數字資源，并且具有較為單一的結構，這是建設檔案信息化的重要不足，這就進一步影響了檔案信息化建設的質量和進程。

3.3 未顯示重要作用

在檔案館的管轄之內。進一步形成檔案信息化建設，不僅可以推動現代化的檔案管理，并且可以推進公開政務信息。但是目前還沒有形成進一步利用開發政府資源的形勢和態度，在檔案的電子政務中缺乏有效的方式和組織，其發揮的作用也沒有凸顯出來。

3.4 缺乏人才

雖然在我國，也存在一些檔案結的專業人才，總體來講還是較為缺乏，由系統和地域之間的差異，檔案信息化建設就很難順利地進行。

3.5 體系不健全

和其他國家相比較，我國在檔案信息化建設方面還沒有較為健全的體系，這就形成可一定的差距，滯后的立法工作使得一些標準的建設存在困難，所以就使得已經出現的體系和標準和現實之間協調不好的現象。

4 檔案信息化建設應采取的措施

4.1 統一原則

我國進一步實行檔案信息化建設主要是想將這些信息資源進一步聚集起來，形成社會資源共享的良好態勢，就可以更好地為人民服務，為社會以及各機關單位和領導服務。所以，在當前這個關鍵時刻，就要在檔案管理方面形成統一的標準、規劃以及規范等，將各自為政這種現象進一步取消。將工作的基本特點和規律進一步把握好，形成一定的原則，這樣才能更好地開展信息化建設。堅持將開發檔案信息放在首要位置，將文檔管理形成統一的、協調的管理方式，同時要確保網絡的安全性。

4.2 調整館藏結構

當前，由于各個單位具有有限的數字檔案，主要還是傳統紙質檔案較多。所以，這就需要豐富館藏結構，增加數字資源，將傳統檔案的發展進一步加快，增加數字資源的數量成為檔案信息化建設的重點。調整館藏結構可以進一步增加館藏中的電子文獻和數字化信息資源，將各種信息資源更好地整理出來，建立不同的數據庫，構建不同分布形式、層次等數字群，在資源共享上通過不同的網絡平臺來實現。信息化檔案和傳統的檔案并不相同，這就要求數字資源將其服務質量和手段進一步提高，將一些具有深度和高度的資源整合進來，可以讓閱讀者在數量、空間以及時間上不受限制，在查閱資源的時候能夠準確并且迅速。信息化檔案館中的資源不僅是已經擁有的信息及資源，還可以添加一些網絡上的資源，經過整理歸納以后形成虛擬資源，這就使得檔案館中的資源具有更加便利的利用價值、更加豐富的資源。當前，所有的資源不可能都形成數字化的信息，所以在數字化的過程中要做到有選擇和重點地去挑選。主要利用檔案館中的稀缺珍貴資源的轉化，同時還要注重人們較多需求和利用的檔案，同時還要選擇一些和人們生活緊密相連的檔案來進行信息化管理和添加。

4.3 提升服務意識

對著當前社會中日益深入人心的信息化建設，未來的檔案管理服務也會被自助式替代，這已經成為人們的主流現象。人們對于檔案資源的進一步需求，也會增加臨時的閱讀需求。這種臨時的需求主要分為反應性和主動性兩種類別，反應性主要是人們為了研究調查而查閱檔案，主動性指在用戶需要查閱檔案之間就已經將答案準備好的需求。所以，檔案信息化管理的服務意識是檔案部門最基礎的對策，也體現了信息化檔案建設的優勢。

4.4 做到“4個并重”

隨著當前不斷加深的信息化，檔案建設也要走出傳統的老套管理，要梳理創新的形象，將創新和改革進一步提高，做到“4個并重”。首先是將硬件和軟件并重建設。將應用管理和軟件的跟進進一步提高，提高工作人員自身的素質，這就能更好地發揮檔案信息化的成效和效益。在建設硬件之后也要更好地培訓員工素質，進一步進行輔導，創造良好的氛圍和環境，這就可以解決員工不適應的現象。其次是將職能調整和資源整合并重?？茖W地整理資源和檔案的分類、收集、利用以及更新，將部門之間的封鎖和壟斷進一步打破。在保密原則下，將可以對人們公開的資料、數據以及政策等檔案進一步整合，將人們查閱的最大效益發揮出來。再次是將企事業和農村管理并重，為了進一步將電子商務和政務進一步拓展出來，在企事業單位，國家相關單位等建立信息化檔案管理系統，將信息化管理納入到農村建設中，為檔案信息化建設增添新的工作方式。第四是防范和拓展相結合。將共享信息、管理虛擬系統以及安全的維護放在首要的位置，在拓展建設信息化資源的同時，將網絡安全以及防止電子病毒侵入的有效措施進一步實施，同時要采取防范措施，消除信息安全隱患，這樣就可以可靠并且安全地確保檔案信息化建設有效發展。

參考文獻

[1] 邱曉威.我國檔案信息化的發展與問題對策[J].檔案學研究，2006（1）：38-42.

[2] 單鶴舫.檔案信息化與電子化的建設和管理[J].蘭臺內外，2009（1）：59.

[3] 楊麗輝.科學定位——檔案信息化的關鍵[J].辦公自動化，2009（2）：24-25.

[4] 方燕.國家電子政務標準化及信息化的研究和制定[C]//中國檔案信息化發展戰略論壇會刊.2005.