郵政企業ERP系統建設及其對財務管理的作用

胡曉清

摘 要：ERP系統為郵政企業管理所應用的主要系統之一。本文簡要介紹了ERP系統及其構成情況，在此基礎上，分析了郵政企業的財務管理狀況，強調了將ERP系統應用到企業財務管理中的重要性及作用。重點針對ERP系統的深入應用，提出展望，以期能夠進一步提高郵政企業的財務管理水平，提升企業經營管理效率。

關鍵詞：郵政企業 ERP系統 財務管理

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）12（c）-103-02

ERP系統又稱企業資源計劃系統，是指整合企業內部資源的企業經營管理系統，使企業業務數據統一化、全部在線處理。從技術層面看，它是利用信息技術成果，對企業內部的各類資源包括人、財、物、信息等進行規劃、統籌與整合，從而減少環節，提高生產效率，增強企業競爭力。郵政企業網點眾多，郵政業務全程全網，內部處理流程長，傳統的管理模式，已難以適應日益增長的業務發展的需求，借助ERP系統能有效實現業務數據的一次采集，全程共享，促進管理信息的精細化和可視化。

1 ERP系統框架

中國郵政集團公司的ERP系統使用Oracle電子商務套件，其中主數據模塊涵蓋組織機構、供應商、客戶、產品等信息；財務模塊有總賬、應付、應收、合并報表、管理會計、資金管理、固定資產、預算等；供應鏈管理有采購、投資等。ERP系統通過制定統一的主數據標準和規范，集成了報銷報賬、營業、集郵、訂單、分銷、人力等系統，借助系統的無縫對接，實現業務數據的一次采集，全程共享，能夠有效提高企業的人力、物力及財力資源管理效率，提升企業管理科技化程度。

2 郵政企業ERP系統建設對其財務管理的作用

2.1 實現系統集成和數據共享，提高財務數據處理效率

信息孤島問題同樣是困擾郵政企業財務管理的主要問題之一。ERP系統上線前大部分財務數據的收集及整理，需由人工完成。ERP系統通過與業務生產系統的集成，根據事先定義的規則，完成業務數據到財務數據的自動生成，提高財務數據處理效率。

2.2 統一核算標準，實現核算標準化、自動化

ERP系統將企業發生的各項交易或事項定義成經濟事項，通過經濟事項平臺，統一設置了對應的核算科目和預算科目，實現業務活動與財務管理相關內容的映射和自定義配置，有效降低因人工干預造成的偏差，統一核算標準，實現財務核算的規范化和自動化。例如：郵政企業目前在使用的“報銷報賬系統”，設置了一千多個經濟事項，對應不同的核算科目和預算科目，由業務人員發起報賬選擇經濟事項，財務審核支付成功后，費用報表信息、付款信息（包含會計科目信息、預算會計科目信息、管理會計信息）傳送到ERP的應付模塊、總賬模塊、預算模塊、管理會計模塊，確保了財務數據的規范性、一致性。

2.3 業財協同，確保經濟事項真實有效

ERP將原來相對獨立的業務活動和財務管理緊密聯系在一起，改變了郵政企業手工做賬的傳統核算模式，依托業財集成，實現核算自動化；促進業務部門將所有業務活動納入信息系統進行處理。業務部門和財務部門各司其職，業財協同，“業務源端發起、數據全程共享”的理念得以扎實落地，確保經濟事項真實有效。

3 郵政企業財務管理中ERP系統的建設方法及效果觀察

中國郵政集團公司從2015年開始全面實施及推廣ERP系統，在財務管理方面取得了良好的成效，具體情況如下所述。

3.1 郵政企業ERP系統的建設方法

3.1.1 ERP系統的應用管理

ERP系統是一個跨業務、跨部門的綜合管理系統，任何環節出現問題，都可能造成系統無法有效運行。因此，必須通過建立ERP應用通報機制，強化應用管理，提升系統運行質量。系統使用初期，郵政集團公司主要考核各環節業務處理的完整性、及時性、準確性和合規性，具體實施如下：（1）集團公司負責制定ERP財務模塊應用指引，指導各級部門利用ERP系統開展財務管理工作。負責研究制定ERP應用考核指標，指導集團運行支持中心開展各單位應用考核通報工作。（2）各省分公司結合本省實際情況，落實各項規章制度，制定本省ERP應用管理辦法及實施細則。根據集團制定的ERP應用考核指標，定期開展系統應用情況分析，并上報集團公司。（3）集團運行支持中心負責定期從系統中提取各省運行指標數據，監督檢查各省分公司的應用情況，定期進行應用情況通報。各省運行支持中心負責開展省內應用情況考核通報工作。

3.1.2 ERP系統各模塊功能的實現流程

ERP系統的核心理念是業財一體化：（1）信息收集流程：按照ERP業務源端發起原則，企業經營活動的發生部門統稱為業務部門。業務部門負責在ERP采購/投資等模塊或業務生產系統完成各項業務操作，并負責業務原始單據的審核確認，提交到財務部門作為入賬依據。（2）財務信息處理流程：ERP系統集成的業務，會計憑證由系統自動生成；財務部門負責根據業務系統單據，對業務數據或自動生成的憑證進行核對審核，完成財務入賬；非ERP集成業務，由財務人員根據業務單據手工在總賬核算。（3）財務報表生成流程：全國系統管理員將ERP系統總賬模塊所有數據集入合并報表環境，由財務部門用戶登錄系統進入流程控制運行計算，完成所有財務報表編制工作。

3.1.3 財務信息安全管理

財務信息是郵政企業的主要信息，如信息泄露，較容易對企業及客戶的利益造成損害。ERP系統建設的過程中，建立了嚴格的保密機制以及風險預防機制，避免系統被病毒入侵，確保信息安全：（1）限制系統的登錄權限：郵政企業的財務管理人員，僅具有登錄ERP系統財務管理模塊的權限，但可利用該模塊下的財務信息收集及查詢、處理等任何功能。業務部門的人員，僅具有登錄財務信息收集模塊的權限，負責錄入原始信息。系統管理員，具有使用該系統任何功能的權限，且可更改系統的設置，以使系統能夠更好地滿足企業的需求。（2）實施風險預防機制：企業單獨建立了內部網絡，與外部網絡不連通，以降低病毒入侵的風險，提高系統及財務信息的安全性。

3.2 郵政企業財務管理中ERP系統的建設效果

中國郵政集團公司自2015年開始全面推廣實施ERP系統至今，財務管理工作成效斐然：（1）財務主要功能模塊紛紛上線，從初期的應收、應付、固定資產、管理會計、總賬模塊到后期的內部往來、合并報表、資金管理、預算模塊等，隨著上述新模塊、新功能的引入和擴充，財務管理信息化手段進一步得到豐富，財務管理數據準確性明顯提升。（2）按照“成熟一個，接入一個”的策略，ERP財務模塊實現了與營業、集郵、訂單、郵資封片卡、農資連鎖配送等十多個系統的集成，不斷擴大ERP業財全流程端到端互聯互通的范圍和深度，ERP“源頭取數、全程共享”的業財集成理念得以扎實落地，打破了信息孤島現象。（3）ERP系統上線推進了郵政企業省級集中核算的進程，為省級集中核算提供了堅實的系統支持。ERP系統上線后，全國郵政公司基本實現省級集中核算，不斷強化省市兩級財務部門職能轉變和管理轉型，推進財務管理由傳統的“記賬型財務”“核算型財務”向“價值型財務”“服務型財務”轉變。

4 結語

郵政企業ERP系統的上線，給郵政財務管理工作帶來了質的飛躍，隨著ERP主要模塊上線，ERP系統建設已進入深化應用的新階段。要改變習慣性的傳統思維做法，嚴格按照ERP流程處理各類業務，全力推進管理新流程的落地執行，提升財務管理手段。ERP系統集中和規范了組織機構、客戶、供應商、產品等主數據和客戶欠費、應付賬款、存貨等業務數據，各類基礎數據和業務數據的緯度和顆粒度都有了大幅的擴展和細化，為后續的精細化管理分析奠定了基礎，要不斷探索這些數據的分析應用，促進管理精細化。要借助ERP預算控制及分析功能，自動采集預算基礎數據，實現財務預算與經營、資金、投資預算間的數據邏輯檢驗和控制分析；要結合ERP資金清分功能，強化對資金數據多維度、多層次的應用，促進資金管理工作水平提升；要利用管理會計功能，實現機構、專業、環節、產品、客戶、渠道等分析維度的多維損益及資源利用能力分析，不斷提升企業經營管理水平。

參考文獻

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