信息化發展下如何做好檔案管理工作

張福東

【摘要】隨著社會科技水平的不斷發展，計算機在社會經濟各方面的運用也越來越普遍，對于計算機的運用也覆蓋到了生活與工作當中的方方面面。這在一定程度上為我們節省了時間，提高了工作效率，也為企業提高了可觀的經濟效益。把現代的信息技術運用到檔案信息的管理之中，又會發生什么樣的改變？有什么樣的優點以及需要注意的事項呢？實質上，在檔案整理與檔案管理上，運用計算機進行整理和保存可為檔案工作者節省許多時間及提高工作效率。

【關鍵詞】檔案信息化；管理現狀；建設措施

信息科技水平的高速發展為我們的生活帶來很大便利的同時也引發了許多的問題。把現代高速發展的信息技術運用到檔案管理當中，對于檔案管理的信息化建設已經是勢在必行的發展趨勢。

一、檔案信息化建設意義與特點

（1）檔案管理信息化建設的意義。檔案信息化通常是在檔案管理機構的集中指導下，結合信息技術來實施檔案管理工作，對檔案信息資源全面科學的處理，從而增強檔案管理工作效率。檔案信息化建設通常是把檔案實體保管任務作為關鍵環節，從多方面研究檔案資源管理狀況。一般涉及到：第一，對檔案信息的獲取和保存過程實施管理，確保其科學性和一致性。第二，確保檔案管理模式是依據信息化目標完成的改革。第三，要確保檔案信息逐漸轉變為網絡化和數字化，全面增強檔案信息資源的共享交流性。

（2）檔案管理信息化建設的特點。隨著信息技術的發展，數據技術開始廣泛應用到各行各業中，也為科學化檔案管理改革提供了契機。目前，國內絕大部分企業機關的檔案管理部門都配有信息化的網絡，并且有關檔案管理人員也能夠進行信息化的操作。企業對檔案管理信息化建設的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經驗。我國陸陸續續地制定了一系列關于信息化檔案管理的規范標準，相關的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強了各部門對檔案管理的重視，對檔案管理信息化的建設具有非常積極的意義。

二、信息化發展下如何做好檔案管理工作

（1）轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理。傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的管理過程，工作量巨大，步驟繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。

（2）在檔案信息化建設過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于現代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業務素質問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數據管理問題、數字檔案館（室）建設問題、檔案工作參與信息高速公路建設的問題等等。對這些在檔案信息化建設中因新技術運用所引發的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。

（3）提高檔案工作者的信息安全素質，實現檔案管理的安全化。信息安全素質是指在網絡環境中管理電子文件的信息安全的能力和意識。當前檔案管理工作的生命線是檔案信息安全，研究檔案管理者的素質，有利于發展檔案管理學的理論研究、拓寬檔案管理保護領域；健全檔案信息安全管理體系。促進檔案管理事業和檔案信息化建設的有序、健康、可持續發展具有重要的現實意義。隨著信息化時代的到來，新載體、新門類、新領域檔案不斷呈現，在素質上給檔案工作者提出了較高的要求，此外，我們已認識到檔案管理工作歷來都是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業發展的必要性，應把工作的著力點轉向未來，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，深化服務意識，更新服務觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，拓展服務領域，大膽探索，努力實踐，改革服務方式，使檔案管理工作真正成為促進社會全面進步和經濟發展的重要保證。

（4）檔案信息化建設的最終目標是提高檔案信息管理和服務水平。推進信息化進程的目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息最大程度的利用。對檔案信息化建設而言，這一目標具有非常重要的指導意義。檔案信息化建設伴隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創新與發展要求也會表現出一定差異。因此，在檔案信息化建設中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。

綜上所述，檔案管理對于社會發展來說是必不可少的，也是當前我國比較重要的一項任務，尤其是隨著社會發展速度的不斷加快，檔案管理也越來越復雜了，但是信息化技術的使用卻能夠很好的針對這種復雜性進行有效的弱化，值得我們在今后的檔案管理中進行推廣使用，本文也提出了一些具體的信息化技術在檔案管理中運用的策略和措施，希望能夠對于今后檔案管理的信息化發展有所幫助。

參考文獻

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（作者單位：河南省平頂山市第一高級中學）