文書檔案管理中的問題及改進措施

摘 要：在檔案管理中，文書檔案管理是重要的組成部分，文書檔案管理水平的高低對整個單位的檔案管理的水平有著直接的決定作用。但是目前文書檔案管理中仍然存在著一些問題，必須采取合理的改進措施，不斷的提高文書檔案管理水平。

關鍵詞：文書檔案；管理；問題；資金；利用

在單位管理工作中文書檔案管理是最基本的工作，具有政策性、專業性和保密性比較強的工作，特別是隨著經濟建設的快速發展，單位各項事業的發展都或多或少的會受到文書檔案管理工作的影響，因此必須加強對文書檔案管理工作的重視。

1 文書檔案管理存在的問題

根據筆者多方面的調查研究，目前文書檔案管理中依然存在一系列的問題，先闡述如下：

1.1 文書檔案管理意識不足，思想不到位

雖然目前很多單位都將文書檔案納入到責任制度考核中，但是很多單位的領導以及員工對文書檔案管理工作還不夠重視，管理意識差，認為文書檔案管理工作不僅需要耗費時間、精力，還浪費金錢，并且對單位的業績沒有作用，導致很多單位的文書檔案工作落后，不及時，限制了文書檔案的開展。

1.2 文書檔案管理信息化建設不足

目前，信息化在文書檔案管理工作中還不夠普及，還沒有完全實現文書檔案管理信息化，但是隨著現代化管理的不斷發展，必須加快文書檔案管理信息化的建設腳步，不斷的提高文書檔案管理水平。

1.3 工作場地受限制，經費不足，基礎設施落后

因為上述單位領導對文書檔案管理工作的不重視，導致投入到文書檔案管理中的經費少，工作場地受到限制，基礎設施投入不足，導致進一步制約了文書檔案的管理工作。同時隨著現代化技術和計算機網絡信息技術的不斷發展，辦公自動化的不斷普及，電子文件的逐漸運用，傳統的文書檔案管理手段已經無法滿足社會發展和文書檔案管理的要求，但是一些單位因為受到經費的制約，只能夠繼續采用傳統的方式進行文書檔案管理工作。

1.4 文書檔案收集不完整

有辦公室形成的文件材料，各自存放的現象。部門及個人不按時上交所持有的檔案資料，這對檔案收集整理、歸檔等造成了相當的困難。一些單位會議工作的布置工作通常僅僅采用口頭通知的形式，會議形成的文件材料都是放在各自辦公室進行存放，文書檔案資料散落在各個辦公室，很難進行集中收集，導致文書檔案收集不夠完整，歸檔率不高。

1.5 從事文書檔案管理的人員隊伍穩定性差

很多單位都沒有設置專門的人員進行文書檔案管理工作，很多都是兼任文書檔案管理工作，沒有經過專業的檔案管理培訓工作，導致其掌握的專業技能不足，平時在工作中也沒有經過專業的培訓，工作崗位經常調動，人員流動性大，導致文書檔案管理質量差。

2 文書檔案管理存在問題的改進措施

2.1 加強宣傳，不斷增強檔案意識，加大對文書檔案管理的重視

在單位管理工作中，文書檔案室一項重要的組成部分，必須加強對文書檔案管理重要性的認識，增強文書檔案管理意識，確保各單位領導都能夠形成共識，認識到文書檔案管理的重要性，減少文書檔案的遺失，避免因工作調動導致的文書檔案丟失的情況，從而為文書檔案管理工作創造一個良好的氛圍，主要從以下幾個方面入手：

一是加強領導重視，將文書檔案管理放作為日常管理的重點工作之一，擺在突出的位置，將其納入到每年的工作考核中；

二是設置專門的文書檔案管理機構，成立管理小組，設置專門的人員負責文書檔案管理工作，形成一個層次分明、健全完善以及高效運轉的文書檔案管理機構；

三是落實管理責任，嚴格對文書檔案工作責任制度進行實施，將文書檔案管理工作納入到年度目標管理中，實行責任制。

2.2 爭取資金，加大資金投入

加大資金投入到文書檔案管理中，爭取得到單位領導的重視，充分認識到文書檔案管理工作是現代化建設的需要，是實現經濟現代發展的需要，使檔案工作列入工作日程上，增加其投入力度。

2.3 加強檔案管理隊伍建設

為對文書檔案管理隊伍專業素質進行提高，不僅要積極的組織管理人員進行培訓，要求工作人員把握歸檔文件整理原則、要求及方法；結合檔案工作規范化管理創建情況實際，高度重視，狠抓宣傳，注重教育，開展培訓，安排部署，加大投入，為檔案工作逐步規范化提供保障。加強對《檔案法》、《檔案管理規范》等內容，提高文書檔案管理隊伍工作水平。

2.4 加快信息技術在文書檔案管理中的應用，開發和建設文書檔案管理系統

加快信息技術在文書檔案管理中的應用，建立文書檔案管理系統，實現檔案可視化管理和應用。文書檔案管理系統通過統一組織結構與統一編碼服務和統計分析服務來實現文書檔案管理的前后臺管理功能，見圖1。

由圖1可見，系統由后臺數據層、核心業務層、公共服務層、安全支撐體系等幾部分組成。其中，系統接口完成與企業平臺應用的接口功能。

該系統可以實現對用戶的各項管理，包括用戶維護、角色管理、權限管理及修改密碼；可以實現對文檔的各項管理，包括文件接收、文件分發、文件信息維護、案卷管理、文件歸檔；可以實現文檔檢索、文檔調閱申請、文檔調閱審批、文檔調閱各項功能；可以實現分類統計、遺漏預警功能；可以實現分類維護、有效期限、密級、組織機構功能；可以實現系統設置、操作日志、系統備份、版本說明功能。

3 結語

綜上所述，目前文書檔案管理中仍然存在著意識不足、資金缺乏等方面的問題。在今后的工作中，加大宣傳，提高對文書檔案管理重要性的認識，加強管理人員隊伍的業務培訓，不斷的提高文書檔案管理人員的工作水平，加大資金投入，完善基礎設施建設，促進檔案管理工作再上新臺階。

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作者簡介：鄧玉秋（1973-），初級政工師，主要從事公文、檔案、固定資產等行政辦公相關工作。