高校信息化檔案管理的研究

倫鳳梅

摘 要： 隨著21世紀科學技術和信息網絡技術的迅速發展，從事檔案存儲的單位面臨著新的發展趨勢，最值得我們認真思考和解決的問題是如何實現高校的信息化檔案管理。本文通過文獻和邏輯分析的方法，針對高校的信息化檔案管理問題進行深入研究，針對高校的信息化檔案管理的重要性進行解析，著重解析高校的信息化檔案管理在新時期發展的重要戰略。

關鍵詞：信息化檔案管理 高校 檔案 管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）12-0136-01

在如今的計算機技術和網絡信息技術綜合發展的背景下，高校的檔案管理表現出了一個信息化發展趨勢。因此，實現檔案管理的信息化開展工作有利于提高高校在檔案管理工作中的工作效率及檔案的查全率，使死檔變活檔，實現檔案的真正價值。為了試著搜索和探尋高校的信息化檔案管理發展戰略，我試著從解析高校的信息化檔案管理信息技術發展的重要作用作為出發點。

一、信息化高校檔案管理的重要作用解析

現如今我國的網絡信息和相關應用軟件的研究和發展，為我國高校的檔案管理打下了堅實的基礎。從網絡時代的延伸和相關檔案信息化軟件的研發的各方面角度來觀察，檔案管理的信息化工作是如今檔案管理的重中之重，同時本人也對高校檔案管理做出了以下幾點分析。

在當今我國對于科學技術的研究和信息化儲存信息的軟件研發上的深入，為我國高校的信息化檔案管理的量化和細化打下了非常好的基石。從信息技術和新的檔案管理軟件研發和發展的角度來看，原始文件的信息化是檔案管理的首要作用，為此做了以下分析。

1.高校的信息化檔案管理發展能夠實現長久的保留檔案信息

高校里傳統檔案管理模式最常用的保存信息形式是使用紙質文件。可是傳統的保存方式，有很大的躲避不開的缺點，一方面，需要我們去花費大量的時間對相關信息進行查找；另一方面，容易受到天氣和各方面因素的影響。同時，紙質文件在潮濕的環境下非常容易霉變，一旦出現霉變的紙張文件，那么原始文件信息將會不能繼續保存，這將意味著一些重要的文件信息很可能會出現無法繼續被人們利用的情況。

實現高校的檔案管理信息化開展之后，將能夠成功備份檔案的各方面數據，同時，將檔案信息存儲在硬盤、陣列等存儲設備中，將會大大節省檔案信息存儲的空間，還改進了檔案信息永久存儲的可能性，因為電子式的檔案信息不受控天氣和其他各方面因素的影響。

2.高校信息化檔案的加深可以很容易找到相關信息

高校傳統的檔案管理的方式方法是非常復雜的，使用或訪問檔案信息往往是通過復雜或者更復雜的過程進行歸類或者查找。啟用高校的信息化檔案管理之后，可以根據關鍵詞查找所需檔案信息，另外，操作程序的特點是十分容易。而且，對于檔案信息的查找也可以隨時隨地，不受任何因素的影響。

二、高校信息化檔案管理的發展主要方針分析

實現高校的檔案管理信息化有著重要的作用和意義，這不僅可以儲存高校檔案的信息，也是研究高校的檔案管理信息化完善和發展的方式，對其他企事業單位檔案的管理有促進和完善的作用。

1.著重針對高校的相關檔案人員加強專業技能的培訓

提升高校信息化檔案管理中檔案人員的綜合素質和專業技能占有非常重要的地位，信息化檔案管理工作的深入程度直接影響了檔案管理工作人員的綜合素質。因此，在實施信息化檔案管理的道路上，需加強對在崗的檔案管理人員的專業技能進行培訓，使他們能夠熟練的掌握和操作計算機及其信息技術平臺，提高他們使用計算機和信息技術水平來解決工作中經常面臨的重要問題的能力，有效地促進我國高校檔案管理的信息化發展。

2.在高校的信息化檔案管理上加大資金投入，才能推進信息化檔案的發展

在信息化檔案管理過程中需要具有延續性的資金投入，使軟件和硬件設備在更新過程中，能更好的提高高校檔案管理水平，促進高校的信息化檔案管理過程的快速發展。

3.不斷完善與開發在高校的檔案管理中的相關軟件

在如今的信息化發展進程中，相關應用軟件的檔案管理也應當被給予相當的重視，對所需軟件必須給予充足的配備并及時進行研發和更新，做好研發和更新軟件的檔案管理，對我國高校的信息化檔案管理具有重要的意義。

4.對高校的信息化檔案管理發展平臺強化營銷模式的建立

信息化檔案管理平臺，可以完善高校檔案管理的發展模式，為廣大用戶的信息需求，提供更好的服務。檔案管理信息平臺的發展可以提高檔案管理的可見性和顯著性，并且增加檔案管理信息平臺的影響力。此外，需要大公司的信息化管理的先進理念和成功經驗，以此提高檔案管理平臺的效率，實現高校檔案管理平臺的信息化程度。

5.要加強和重視對于高校的信息化檔案管理發展的領導

對于高校來說，信息化檔案管理發展具有非常重要的意義。必須更加重視領導方向，才能將信息化檔案管理作為重要內容開展。第一方面，要注意保密性在檔案管理方面的作用；首先，需要有一個安全、干燥和穩妥的地方進行檔案管理工作，同時檔案管理人員必須及時做好門、窗的加固工作，并確保安全；其次，在檔案信息的保密和存儲程度方面，信息化檔案管理的辦公及設備存放場所都需有人全天候看護，并且無關人員嚴禁進入，如確須進入該場所或相關系統時，必須做好注冊和登記工作。第二方面，相關的高校對專門的檔案管理人員需要進行定期的專業培訓來提高他們的管理水平，使他們能夠勝任信息化檔案管理工作這個首要任務。

三、總結

高校的信息化檔案管理是在如今信息和軟件絕對發展的情況下，對檔案管理趨勢已經有了很明確結果，能夠跟隨我國社會經濟情況和當今社會的發展狀況，對高校具有十分重要的意義。高校的信息化檔案管理的信息平臺在新時期需要采取更多有效的措施來不斷推廣，為了檔案管理工作的順利進行，并且提高高校的檔案管理工作效率，實現檔案管理的多樣化。只有這樣，我們的高校才能夠完成檔案管理的時間和空間的延長性，確保今后的信息化檔案管理工作有條不紊的進行。

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