《企業檔案工作規范》解讀

二、企業檔案工作管理職責

5.2.1企業應貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全檔案安工作規章制度，將檔案工作納入企業發展規劃和工作規劃，為檔案工作持續發展提供保障。

《中國人民共和國檔案法實施辦法》第五條第二款規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《企業檔案管理規定》第三條規定：“企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。”

企業要切實落實檔案法規明確的職責，加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃，納入企業領導議事日程，納入相關人員崗位責任制和相應工作流程；設置檔案機構，建立健全檔案工作規章制度，創造必要的條件，保障檔案工作正常開展、持續發展。

企業還應自覺接受檔案行政管理部門的監督和指導。

5.2.2企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。

企業文件的形成和積累與企業各項活動開展具有同步性的特點，企業文件伴隨著企業各項活動的進行而產生，是企業各項活動的有機組成部分。同時，企業各項活動又離不開有關文件的支持。因此，企業文件的形成、整理、歸檔工作是企業各職能部門（即文件形成部門）和項目及專項任務的本職工作，企業各職能部門和項目及專項工作負責人應對本部門和項目文件的完整、準確和系統負責。檔案部門負責指導本企業各部門、項目及專項工作文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。

企業檔案工作崗位責任制，是根據不同層級、不同崗位檔案工作職責和崗位任務的要求確定的，是針對企業各級人員檔案工作職責而制定，也是企業考核各崗位完成檔案工作情況的依據。

企業檔案工作崗位責任制內容主要包括：分管企業檔案工作領導、檔案工作主管部門負責人、檔案人員、各業務部門負責人及兼職人員的工作標準、工作職責，獎勵和處罰等內容。

企業應將不同層級、不同崗位檔案工作職責和崗位任務的要求分解，逐項明確，并以制度形式固定下來，實施監督。

企業檔案工作崗位責任制具體內容，應列入《企業的崗位責任制》之中，不應單獨列出。

5.2.3企業應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統和安全。

必要措施包括體制、機制和制度保障措施以及人財物保障措施等。“三納入”、“四同步”的做法是多年實踐證明行之有效的重要措施。

將“三納入”要求納入企業管理制度。“三納入”就是將企業文件的形成和積累納入企業領導工作議事日程，納入企業規章制度及工作流程，納入企業有關人員的經濟責任制或崗位責任制。做到組織上有保證，制度上有規定，職責上有分工，工作上有安排，管理上有考核。有效地解決企業文件形成和積累問題。

將“四同步”做法納入工作程序。“四同步”就是企業下達工作任務、項目計劃與提出企業文件材料的歸檔要求同步，檢查工作、項目計劃進度與檢查企業文件材料積累情況同步，驗收、鑒定工作、項目成果與驗收、鑒定企業文件材料歸檔情況同步，工作、項目總結與企業文件材料完成歸檔同步。

5.2.4企業資產與產權變動時應做好檔案的處置工作，國有企業應依照檔發字﹝1998﹞6號文件的要求進行，其他企業可參照。

檔發﹝1998﹞6號文件即國家檔案局、國家經濟體制改革委員會、國家經濟貿易委員會和國家國有資產管理局《關于印發〈國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法〉的通知》。該辦法對國有企業在企業改組、聯合、兼并、租賃、承包經營、股份合作和出售等改革過程中，檔案如何處置提出明確要求，是當前國有企業改制與破產檔案處置的依據性文件。