淺議食品稽查文書檔案管理

扈婧婧

食品稽查文書檔案記錄著食品稽查工作的全過程，是判定食品進貨渠道、產(chǎn)品質(zhì)量、管理監(jiān)控等流通環(huán)節(jié)存在問題的重要憑證。食品稽查是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，在食品稽查過程中，形成的大量文書檔案資料對食品稽查工作有著重要的參考憑證作用，但實際工作中，食品稽查文書檔案管理工作在檔案收集歸檔、整理、利用等方面還存在一些問題需要我們解決。

一、食品稽查文書檔案管理工作中存在的主要問題

1.對食品稽查檔案管理的重視程度不夠。長期以來，有相當一部分部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對稽查檔案的管理工作存在一些認識誤區(qū)，認為稽查檔案管理工作就是把工作中形成的材料鎖進櫥柜，不丟失、不霉爛，只要“守好攤”，不泄密，能應(yīng)付利用就可以了，它不是單位的主要工作，不能給單位帶來“政績”。重視業(yè)務(wù)輕視檔案工作的思想嚴重影響了文書檔案的管理質(zhì)量，使得食品稽查檔案管理工作無法適應(yīng)食品稽查工作管理需求。

2.管理力量薄弱，管理手段落后。食品稽查是一項經(jīng)常性的管理工作，每個環(huán)節(jié)都有詳細規(guī)范的文字記錄，它的工作性質(zhì)要求必須及時分類組卷歸檔，一旦發(fā)現(xiàn)問題即能做到有檔可查，依規(guī)依法處理，因此它的憑證作用非常凸顯，可是由于部分食品稽查檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性及檔案材料的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不太了解，直接影響了稽查工作的嚴肅性和完整性，且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)繁雜使得檔案管理人員只能將稽查文書資料放置于櫥柜，沒有及時整理歸檔，更無從談起根據(jù)這些檔案資料認真研究，尋找線索，查找問題了。

3、檔案室環(huán)境差 ，設(shè)施設(shè)備不配套。有的縣市區(qū)食品稽查檔案管理部門不具備檔案保管的基本條件，檔案室狹小潮濕，有的單位一旦檔案多了，便將檔案隨地擺放，“六防”要求無法得到落實，導(dǎo)致檔案材料霉變、蟲蛀；有的單位沒有專用檔案室，把檔案同雜物混放在一起，如同一處“百貨倉庫”。

二、食品稽查檔案管理工作的對策

1.提高部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度。一個單位的領(lǐng)導(dǎo)負責的是單位的全部工作，而檔案工作只是其中的一項，檔案工作是其他工作正在進行中或終結(jié)后的“事后工作”，它的自身性質(zhì)決定了它不會是“首當其沖”的工作，也可以說不可能“立竿見影”出“政績”，因此單位領(lǐng)導(dǎo)不可能把它放在優(yōu)先位置去安排部署，同其他工作一樣投入同等的人力物力。但是現(xiàn)實生活中利用檔案解決矛盾糾紛的案例又不時地在我們身邊發(fā)生，一旦我們今日疏忽大意，那對將來造成的損失將是無法估量的，因此提高全社會尤其是目前提高部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度又迫在眉睫。

首先，把檔案工作納入單位領(lǐng)導(dǎo)的“責任制”和“一票否決制”。一是責任制，不少地方和部門把單位的工作分成若干項分配到了不同領(lǐng)導(dǎo)的名下，即責任制，同時實行了問責制，即失察問責，單位內(nèi)部、單位領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門之間層層簽訂責任狀，誰的任務(wù)誰負責，誰完不成任務(wù)或出了問題誰擔責，部門領(lǐng)導(dǎo)須把檔案工作放在同其他工作同等重要的位置，客觀上起到單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作的作用。二是“一票否決制”，目前各地的重大項目建設(shè)、農(nóng)村土地確權(quán)、美麗鄉(xiāng)村建設(shè)等工作都把檔案工作同其他工作一起放在了“一票否決”同等重要的位置，即任何一項工作不到位——其中包括檔案工作，都不能通過竣工驗收。事實證明，這些項目中檔案工作都做得非常好。

其次，把發(fā)生在身邊活生生的案例反復(fù)向領(lǐng)導(dǎo)宣講，做到警鐘長鳴。例如幾年前某縣有眾多食用膠加工廠，部分個體老板為了追求利潤最大化，竟用工業(yè)膠和從廢品收購站購買來的舊皮衣、破皮鞋等經(jīng)過加工冒充食用膠投放市場，其結(jié)果被中央電視臺揭發(fā)出來并進行了曝光，在全社會引起了巨大反響，涉及到的有關(guān)部門和個人受到了懲處。這個案例很值得我們深思，如果當?shù)氐氖称坊椴块T工作認真負責，單從稽查文書檔案就能發(fā)現(xiàn)這些不法企業(yè)的貨源和進貨渠道存在問題，若再深究下去，諸多不法行徑就能消滅在萌芽中。假如提前那樣做了，消費者就不會受到傷害，該事件就不會在社會上造成那樣惡劣的影響，有關(guān)部門和人員也就不會受到黨紀政紀的處分，前車之鑒很值得人們特別是單位領(lǐng)導(dǎo)的借鑒。

2.提高食品稽查檔案管理人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)。食品稽查檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的自身素質(zhì)和工作態(tài)度，要注意加強檔案管理人員工作隊伍建設(shè)，一是要注重對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，盡最大努力為他們減負減壓，少安排從事與檔案工作不相關(guān)的其他工作，使他們把更多的精力投入到檔案管理工作中去。二是充分認識年輕檔案管理人員成長期工作崗位變動頻繁的問題，給他們創(chuàng)造更多接受培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機會，使他們盡快適應(yīng)檔案管理工作的需要。三是作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)的基本要求，努力掌握科學(xué)管理的方式和方法，提高工作效率。四是培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。把“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿點。

3.健全食品稽查檔案管理制度。要按照規(guī)章制度合理性、科學(xué)性的要求，建立起符合食品稽查行業(yè)特點和檔案管理實際需求的管理制度。要按照可操作性的要求，建立起以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標的食品稽查檔案規(guī)范要求；要按照制度約束的雙向性要求，建立起既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束單位職員的約束機制。要按照制度執(zhí)行嚴肅性的要求，建立起檔案管理追責獎懲機制，對不按規(guī)定管理檔案的進行追責、對工作認真負責、管理規(guī)范的要獎勵重用，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

4.加大食品稽查檔案管理建設(shè)的投入。食品稽查文書檔案是把工作過程作為歷史記錄保存起來以備查考的客觀資料，是對稽查情況、處罰結(jié)果、圖片資料、影像報表等文字材料進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用的一系列結(jié)果的物化。提升食品稽查檔案服務(wù)效率，需要在“存量數(shù)字化，增量電子化”的原則下，逐步實現(xiàn)食品稽查檔案的信息化管理，這就要加大投入，以滿足食品稽查文書檔案服務(wù)工作的需要。

（作者單位：衡水市食品和市場監(jiān)督管理局稽查局）