淺析交通運輸行業檔案資源管理體系建設

閆文靜

交通運輸行業檔案承載著記錄交通線路的維護、施工、管理，準確反映交通工程項目建設具體情況等功能，科學完備的交通運輸檔案信息體系為交通運輸事業發展提供重要參考和依據，對確保交通工程的安全使用和正常運營具有重大意義。但隨著交通運輸事業迅猛發展，特別是交通工程建設有力推進，交通運輸行業的檔案管理工作存在制度不健全、管理不規范、檔案資料收集不全、丟失損毀嚴重、開發利用不足等現象，嚴重影響交通工程順利推進，亟需完善交通運輸行業檔案資源管理體系，推動檔案管理工作科學化、高效化建設。

一是檔案管理機制不健全，保存價值不足。檔案管理工作的有效開展有賴于完善的管理制度。但部分交通運輸單位在實際的檔案管理工作中，缺乏科學的檔案管理制度，檔案管理人員職責不清、操作流程不完整，操作步驟隨意，檔案管理缺乏安全性和完整性，檔案資料保存價值不足。比如部分建管單位只對建設項目檔案驗收工作十分重視，卻不重視建設項目檔案的前期收集工作，使許多重要前期文件資料因收集不及時，而流失，損毀，空缺，導致項目建設檔案驗收不過關，最后整個建設項目驗收推遲或整體不過關。

二是檔案管理方式落后，信息化水平低。面對信息化和網絡化的時代特征，部分交通運輸單位的檔案數字化水平低，管理方式仍在沿用舊有的檢索方式與紙質檔案模式，不僅環節復雜、流程重復、耗時耗力，更容易導致檔案文件損壞和老化，管理方式難以滿足信息化檔案管理的共享性、服務性和開發性的需求。

三是檔案信息過于封閉，利用率不高。檔案管理工作的目的是最大限度地開發利用檔案信息資源，但目前一些單位對檔案管理工作重視不夠，檔案利用觀念不強，雖然進行了收集、整理和保管，但對檔案信息資源開發得不夠全面、深入，檔案信息過于封閉，閑置現象嚴重，檔案管理工作表現為一種高積累、低附加值的現象。

四是管理人員專業素質不高，歸檔能力缺失。部分交通運輸單位的檔案管理從業人員業務素質和專業技術水平較低，其中一些檔案管理人員身兼數職，整天忙于事務性工作，根本無暇顧及檔案業務學習、鉆研和培訓，對基本的檔案工作程序缺乏了解和掌握，歸檔意識，文件歸檔分類能力差。特別部分管理人員受專業限制，根本不考慮交通運輸行業檔案的內容構成、專業特點和歸檔要求，缺乏特色管理和細節管理的手段，很多管理工作沒有實際效果。

針對交通運輸行業檔案管理工作存在的問題，建議在今后工作中，應通過積極完善檔案管理制度，改進檔案管理模式，加強檔案隊伍建設，推進檔案資源管理系統化建設。

一要加強檔案收集整理。收集整理是檔案管理工作的重要基礎，沒有收集就沒有檔案，檔案工作也就失去了對象。交通運輸單位必須建立完善的檔案收集制度，明確分工、職責、管理規則，使檔案收集工作貫穿交通工程項目建設的始終，做到全面覆蓋、全程跟進、全程受控。同時，對本單位的重點工作、重大活動、重大建設項目等，檔案部門要積極參與，加強統籌協調和業務指導，確保相關文件材料同步收集、同步整理、同步歸檔。

二要完善落實歸檔制度。文件管理人員不光只是簡單的登記文件、傳閱文件，還需要有很強的歸檔意識和文件歸檔分類能力。要建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位文件材料的歸檔范圍和保管期限表，管理人員要對照規定，分門別類地歸入到相應的檔案類別中，切實做到檢索文件準確及時，利用文件方便快捷。

三要創新管理服務形式。依法做好檔案利用服務，改進查閱方式，簡化查閱手續，優化工作流程，最大限度地為利用者提供便利。同時，要經常對檔案信息資源進行數據的統計分析處理，從而獲取肉眼看不到的深層次二次信息，幫助單位領導清晰的掌握當前的交通運輸狀況，深入了解交通事業的發展不足，推動交通事業不斷發展。

四要積極開發檔案產品。根據現有檔案的特點及利用情況，有針對性地編纂一些《專題文件匯集》《重要文件匯集》等史料，為單位日常檢索和查閱提供良好服務。同時，將檔案資料歸納分解為不同類別，形成新的文獻體系，把“死檔案”變成“活信息”，更好地為領導決策、政策研究、行政管理、生產建設、經營管理和科研教育等提供參考和依據。

五要提升檔案管理信息化水平。切實樹立便捷化、數字化、共享化理念，從人力、財力、物力上統籌安排，統一部署，同步實施，切實推進檔案存儲數字化和利用網絡化。首先，建立網絡檔案信息系統。在交通運輸系統內部建設數字化綜合應用平臺，即通過建立健全內部服務網和公眾服務網， 發揮網站的作用，實現系統內部各單位信息資源的合作共享。其次，推進檔案資源數據化轉變。檔案管理人員要應用OCR軟件、平面制圖軟件、視頻處理軟件，將傳統的檔案全部轉化為電子數據文件，然后將數據文件分類管理，確保電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

六要提升管理人員業務能力。積極創造條件，引進培養檔案專業人才，不斷提高檔案干部的業務技能。首先，加強教育培訓。積極選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業務培訓，使其牢固掌握檔案學概論、檔案管理學等相關專業知識。其次，提升管理意識。鼓勵檔案管理人員自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案管理人員的業務能力。

（作者單位：張家口市交通運輸局檔案中心）