淺議檔案館的社會服務功能

侯小龍

1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過的《中華人民共和國檔案法》 規定：本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、 社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、 宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、 聲象等不同形式的歷史記錄。它所具有的記憶歷史、傳承文明、服務現實的獨特作用，在當今社會各方面的不斷發展的大背景下，已越來越深入、越來越廣泛地滲透到社會各個領域和各個方面。同時也給作為保管黨和國家重要檔案基地的國家綜合檔案館，提出了如何適應新形勢、新情況，以怎樣的站位、思路、方法，來做好服務社會的工作，本人認為應從以下幾個方面著手。

一、找準站位，明確目標

實現“五位一體”（愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心）和建立“三個體系”（建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系、建立方便人民群眾的檔案利用體系、建立確保檔案安全保密的檔案安全體系），是對檔案館社會功能的定位和工作目標的確定。從中可以看出如何最大限度地滿足社會對檔案利用需求是其根本所在，這也就確定了檔案館應把為社會提供高效、優質服務作為一切工作的出發點和落腳點，最大限度地滿足社會各界對檔案利用的需求。同時，隨著社會的不斷發展，社會對檔案的利用需求方式也發生了變化，對檔案館的傳統提供方式提出了新的要求。為此，檔案館要牢固樹立服務意識，創新服務機制，以服務社會為出發點，充分發揮檔案館的社會服務功能，使檔案的價值在發揮檔案館的社會服務功能中得到充分體現，為社會和諧發展、傳承歷史文明、構建良好的發展環境提供保障。

二、圍繞中心，服務大局

檔案館作為保管黨和國家重要檔案的基地，在為各級領導決策服務、為各部門工作服務中具有其它部門無法替代的服務功能。為此，檔案館就要從自身所具的優勢出發，在開展服務大局的工作中，緊緊圍繞國家和本地工作中心，拓寬服務思路，及時、準確、全面地為各級部門工作提供檔案信息服務。應進一步加強與各部門的溝通與聯系，及時了解對檔案信息的需求。同時，要積極介入到重大事件、突發事件的應急處理過程中，在及時提供信息服務的同時，做好檔案的接收進館工作。要建立起具有自身特點的檔案目錄信息中心，充分利用網絡等現代化管理手段，達到各級領導、各部門與檔案館間的“零距離”接觸，實現檔案館就在他們身邊。

三、貼近生活，創新服務

隨著社會的不斷向前發展，社會各界尤其是公眾對利用檔案的需求在不斷上升，這對于過去以為黨政機關服務為重點的檔案館提出了新的要求，檔案館舊有的服務方式、服務內容已在很大程度上不能滿足公眾利用檔案的需求。為此，檔案館必須認清所面臨的新形勢、新情況，通過創新服務，使檔案館的服務貼近社會、貼近公眾生活。如檔案館保管的檔案中有大量的諸如工商業者開歇業登記表、學生分配、知青、招工、先進人物表彰、入黨登記、土地征用、公證、人事任免、仲裁、職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、離退休、調動、工資、婚姻等與群眾切身利益密切相關的民生檔案，這些檔案跨越年代長，涉及內容眾多，開發和利用好這些檔案對社會有著不可估量的作用。為此，檔案館要進一步加大涉民檔案的管理和利用的工作力度，通過建立專題檔案數據庫、檔案數字化等工作，使涉民檔案得到更好的保管和利用。同時，要繼續做好政府信息公開查閱場所的工作，使社會群眾能及時了解和掌握政府信息。還應加快檔案開放的審查過程，使開放檔案盡快與社會“見面”。此外，還應充分利用館藏檔案舉辦展覽、開辦檔案館網站、社會檔案咨詢站等服務公眾的方法，使檔案工作更加貼近社會、貼近群眾。

四、編纂史料，主動服務

檔案館通過開展檔案編研工作來體現檔案的內在價值，充分發揮檔案的作用，歷來是檔案館主動服務社會的重要形式和有效途徑。檔案承載了悠久的歷史和厚重的文化，需要挖掘和傳承的內容極其豐富。檔案館要通過采取諸如自主開發、聯合開發等多種形式，以緊貼社會發展、緊貼百姓生活為目的，以“大部頭”和“短平快”相結合的方法，主動加大檔案史料的開發力度。檔案史料開發內容既要有宣傳國家大政方針，又要有反映百姓生活情趣；既要有現實反映，又要有歷史回顧。通過公眾喜聞樂見的形式，以此來提高公眾閱讀情趣，使這些編研成果成為公眾生活中必不可少的得力助手和方便工具，成為提供正能量、傳播文化知識、豐富文化生活的宣傳平臺。

五、熱情服務，滿足需求

檔案館的服務工作是面向全社會，服務環境和服務意識決定檔案館在公眾心中的形象。為此，檔案館應進一步在提高服務質量、服務水平上下功夫。要進一步樹立公眾第一、一切從公眾利益出發、服務至上的服務理念。一是要進一步增強服務意識，提高服務質量。做到使用文明用語，規范接待用語，真正做到熱心、誠心、耐心，做到百問不煩、百拿不厭，想利用者所想、急利用者所急，盡我們最大的努力，滿足各方面利用者的需求；二是進一步熟悉館藏。盡量縮短查找時間，方便、快捷、及時、準確地為利用者提供服務，保證查準率查全率；三是進一步要拓寬服務渠道，多角度、全方位地開展服務。除接待來館查詢者外，進一步做好通過檔案公布、檔案開放、電話咨詢、網上查詢等多種方式提供服務。四是要進一步改善服務環境，為利用者營造一個更加文明舒適、休閑、溫馨、潔凈的利用檔案的環境。

六、豐富資源，高效服務

“巧婦難做無米之炊”。搞好檔案館社會服務，必須建立在豐富館藏檔案的基礎上。目前，隨著社會的不斷發展，社會各界對檔案的需求程度越來赿高，范圍也越來赿廣。由于受歷史原因的影響，過去檔案館接收進館的范圍基本上是黨政機關所產生的檔案，其中絕大部分又是文書檔案，館藏內容和結構在很大程度上已經不能滿足社會各界利用檔案的需求。為此，檔案館應進一步下大力解決好這一問題。應在確保正常接收進館的同時，采取一定的措施，在條件允許的情況下，盡最大可能將反映本地地方特色的諸如風土人情、人物事件等方面的檔案接收進館，將與百姓利益相關的公證檔案、房屋土地檔案、婚姻檔案等接收進館，使檔案館所保存的檔案能夠較為全面的反映出本地社會各方面的歷史面貌，能夠滿足社會各界查閱檔案的需求。

總之，新的形勢、新的發展、新的要求，給檔案館的服務工作提出了新的更高的要求。因此，進一步樹立服務大局、服務社會、服務群眾的理念，拓寬服務領域，改進服務方式，提高服務水平和質量，使檔案館工作更好更快地為社會服務，為社會的發展加油助力。

（作者單位：張家口市檔案局 ）