檢測行業(yè)檔案資料信息化方案研究

陶乾+張迪思+曾瓊

一、檢測檔案管理現(xiàn)狀概述

檢測行業(yè)是隨著社會(huì)發(fā)展延伸出的新興服務(wù)業(yè)，也是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的支撐領(lǐng)域，承擔(dān)著為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供標(biāo)準(zhǔn)化計(jì)量測試和產(chǎn)品檢驗(yàn)技術(shù)服務(wù)，為政府監(jiān)管部門提供執(zhí)法履職的技術(shù)保障和依據(jù)的職能。而檢測記錄檔案是檢測行業(yè)對(duì)結(jié)果報(bào)告進(jìn)行溯源的重要憑證，檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則（ISO/IEC 17025：2005）中對(duì)檢測記錄檔案的范圍、編寫、修改、保存期限等有明確要求。傳統(tǒng)的檢測記錄檔案歸檔流程是先由具體試驗(yàn)部門負(fù)責(zé)編制、整理，隨后交檔案管理部門根據(jù)年份、任務(wù)號(hào)等進(jìn)行編號(hào)、蓋章標(biāo)識(shí)、存檔。隨著檢測行業(yè)的發(fā)展壯大，檢測任務(wù)量亦越來越大，檢測機(jī)構(gòu)普遍存在歸檔工作量大、歸檔效率低下 、檔案借閱與歸還管理不規(guī)范、不便統(tǒng)計(jì)等系列問題。如何規(guī)范、高效、及時(shí)的完成檢測記錄檔案的歸檔工作是每個(gè)檢測機(jī)構(gòu)都面臨的問題。本文針對(duì)記錄檔案管理過程中存在的問題，結(jié)合實(shí)際工作需求，利用信息化手段，提出下述改進(jìn)方案，以期實(shí)現(xiàn)檢測檔案管理工作的全面規(guī)范和歸檔效率的持續(xù)提高。

二、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案

1.方案概述

在進(jìn)行信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，需要體現(xiàn)“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、資源共享、確保安全”的原則，立足“資源服務(wù)和業(yè)務(wù)管理”的宗旨。為利用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)系統(tǒng)，使其更高效、可靠地管理檔案資源，擬從規(guī)范歸檔方法、提高歸檔實(shí)時(shí)性、保證檔案準(zhǔn)確性和完整性等幾個(gè)方面采取完善措施，在企業(yè)經(jīng)典檔案管理模式的基礎(chǔ)上，結(jié)合目前成熟的條碼技術(shù)（如條形碼、二維碼），參考現(xiàn)有類似的管理系統(tǒng)（如圖書管理借閱系統(tǒng)），實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的電子信息化完善升級(jí)。嵌入條碼技術(shù)后，檔案管理系統(tǒng)中歸檔、借閱、修改等主要功能的實(shí)現(xiàn)流程如圖1所示。

采用條碼技術(shù)后的檔案管理系統(tǒng)，每份文件、檔案都有唯一條碼作為身份標(biāo)識(shí)，這個(gè)條碼包含文件、檔案的諸多信息，如記錄號(hào)、年份、檢驗(yàn)記錄數(shù)量、歸檔科室、歸檔日期、歸檔人等。通過這個(gè)條碼，紙質(zhì)文件檔案和檔案管理系統(tǒng)之間建立起了明了詳盡的關(guān)系，減輕了檔案管理人員的歸檔工作量，規(guī)范了檔案歸檔、借閱、修改等管理方法，提高了檔案管理工作的效率。同時(shí)，條碼技術(shù)的應(yīng)用、系統(tǒng)的完善也增加了文件檔案的查詢追蹤操作性，進(jìn)一步提高了整個(gè)檔案管理工作的效率。

2.系統(tǒng)功能描述

2.1檔案歸檔

引入條碼技術(shù)后，檔案歸檔的詳細(xì)流程如圖2所示。

條碼技術(shù)應(yīng)用后，每份報(bào)告文件、每個(gè)檔案袋都有自己的身份標(biāo)識(shí)。檔案管理系統(tǒng)利用條碼在紙質(zhì)文件、檔案袋和系統(tǒng)之間建立起了電子信息化橋梁，給檔案管理工作帶來的效益主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）從報(bào)告生成、檔案歸檔至后期檔案的其它管理都可以通過系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢與追蹤，避免檔案遺失現(xiàn)象。

（2）歸檔系統(tǒng)的排隊(duì)和提醒功能可以讓申請(qǐng)人明確紙質(zhì)檔案提交時(shí)間，避免出現(xiàn)網(wǎng)上歸檔申請(qǐng)通過后，因紙質(zhì)檔案未及時(shí)提交而造成的待歸檔檔案積壓的現(xiàn)象，促進(jìn)了檔案歸檔工作進(jìn)程。

（3）人工印章核對(duì)檔案報(bào)告資料完整性的方式被取代，檔案管理人員通過掃碼形式，利用系統(tǒng)資源自動(dòng)核對(duì)送來歸檔的檔案的完整性，大大節(jié)約了歸檔核查時(shí)間，提高了工作效率。

（4）檔案袋的條碼信息豐富，加上檔案存放位置的體系化、信息化，使得整個(gè)檔案庫信息的清晰度增加，方便在系統(tǒng)里進(jìn)行檔案的查詢、檔案庫里對(duì)紙質(zhì)檔案袋的查找。

2.2檔案借閱

檔案借閱與歸還系統(tǒng)功能流程圖如圖3所示。檔案管理系統(tǒng)的續(xù)借與歸還功能模塊可參照現(xiàn)在成熟的圖書借閱系統(tǒng)進(jìn)行完善。檔案借閱歸還流程的規(guī)范，有利于檔案的追蹤，方便有借閱需求人員的同時(shí)也可以減輕檔案管理員的工作量，提高工作效率。

2.3檔案修改

已歸檔的檔案不得被隨意修改。若確實(shí)有修改需求時(shí)，需要得到相應(yīng)負(fù)責(zé)人和檔案管理員的同意，相應(yīng)的修改信息應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)里詳細(xì)記錄，做到有據(jù)可查。檔案管理系統(tǒng)里，檔案修改的功能流程圖如圖4所示。

2.4其它功能

引入條碼技術(shù)后，檔案管理系統(tǒng)的其它功能模塊也應(yīng)該結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的全面信息化。

此外，檔案管理方法和技術(shù)的發(fā)展日新月異，將會(huì)給檔案信息處理帶來更多的手段，同時(shí)也會(huì)帶來更加豐富的信息表達(dá)形式。這些都要求系統(tǒng)在改進(jìn)完善時(shí)考慮技術(shù)變化的可能性，為可能的變化預(yù)留一定的系統(tǒng)處理能力。

（作者單位：重慶車輛檢測研究院有限公司）