淺議檔案的憑證與參考功能

侯麗媛

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的不同形式的歷史記錄。它是歷史的見證，如實地反映了歷史，維護著歷史的真實面貌。它的性質決定了它是一項服務性工作，為其他一切工作提供便利條件。簡單來說，檔案的功能有兩個方面：憑證和參考。現以南宮市檔案館檔案的開發利用情況為例分別對這兩個功能加以闡述。

一、檔案的憑證功能

近幾年來，利用率較高的南宮市檔案館館藏檔案主要有組織人事、土地承包合同、婚姻登記和人口普查檔案等。

1、組織人事檔案。組織人事檔案是從各方面記錄個人詳情的文件材料。在個人轉正定級、職稱申報、辦理退休、提拔等提交相關證明時，都需要使用組織人事檔案。2016年下半年，南宮市工資改革和工資系統管理兩個工作同時進行，屆時需要對正式在編人員進行信息采集。工資系統將根據信息錄入重新計算個人工資，然后與實發工資進行核對。系統工資和實發工資不一致者需提供組織介紹信、入編審批表、轉正定級表和畢業證等相關證明材料。在此關鍵之時，組織人事檔案的憑證功能發揮的淋漓盡致。

2、土地承包合同。土地承包合同是一種協議，里面涉及發包方和承包方的個人信息、承包土地的情況（名稱、坐落、面積、質量等級）、承包期限和起止日期、承包土地的用途等，是農民獲得土地承包經營權的法律依據。為進一步深化農村改革，南宮市農村土地承包經營權確權登記工作正在進行中。去年，有些地塊出現面積不準、四至不清、空間位置不準、登記薄不健全等問題，致使確權工作無法正常進行，甚至出現打官司事件。南宮市檔案館存留的1999年土地承包合同其原始記錄憑證作為具有法律效力的依據，在此次土地確權工作中起到至關重要的作用，特別是在處理爭議地問題上，有力地化解了土地矛盾糾紛，維護了農民的合法權益。

3、婚姻檔案。婚姻登記檔案是婚姻登記機關在辦理結婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發婚姻登記證的過程中形成的具有憑證作用的記錄。南宮市檔案館作為婚姻登記檔案保管部門建立了檔案利用制度，主要在居民辦理離婚、準生證、完善婚姻信息（更改身份證號，姓名）、復婚等事項時，為其復印本人婚姻登記檔案并加蓋婚姻登記印章，出具相關證明。近年來南宮市檔案館與民政部門協調，加大對婚姻檔案的接收力度，在豐富館藏的同時，檔案利用率得到極大地提高，年婚姻檔案利用達500余人次，產生了較好的社會效益。

4、人口普查檔案。人口普查主要調查人口和住戶的基本情況，內容包括：性別、年齡、民族、受教育程度、行業、職業、遷移流動、社會保障、婚姻生育、死亡、住房情況等，特別是人口普查登記表，它是人口普查的第一手材料，是匯總、整理人口普查資料的依據，極具歷史價值。2016年底，南宮市委組織部對南宮市副科級及以上干部檔案進行現場認證，重點核查干部的“三齡二歷一身份”。其中不少干部被查出個人檔案中出生年月時間不一，在進行核實時要求以最早的原始記錄中的出生年月為準，這就需要出具證明，而人口普查登記表最能體現個人的具體情況。南宮市檔案館存留的歷次人口普查登記表起到了關鍵的憑證作用，基于南宮市現任科級以上干部所在的年齡層次，主要集中在1964年和1982年人口普查檔案。為大部份干部驗明身份、年齡，解決“出生”問題。

二、檔案的參考功能

南宮市檔案館檔案的參考功能主要體現在檔案編研上。檔案編研是以館藏檔案材料為主要對象，對檔案內容進行深入研究，并按專題對檔案文件進行收集、篩選、加工整理、科學編排，使之轉化為一種編研成果。

自2008年以來，在市委、市政府的大力支持下，為切實發揮檔案資政惠民作用，借史鑒今，啟迪后人，在南宮市檔案館館藏檔案資料的基礎上，進行檔案的開發利用，其中編研成果頗豐。主要有：《冀南抗戰紅都南宮》《中共南宮歷史大事記》《南宮血淚》《南宮縣志擷萃點注》《中國共產黨南宮歷史第一卷（1930-1949）》《抗日戰爭時期南宮市人口傷亡和財產損失》和《中共南宮歷史大事記（1979-2015）上卷》等。

總之，檔案是一種廣泛性、豐富性和原始性的信息資源，希望我們能充分地發掘利用其功能，使其能夠在經濟建設和社會發展中發揮巨大作用。

（作者單位：南宮市檔案局）