“檔案即工作”

封雪+王楠

河北衡水中學創(chuàng)建于1951年，是河北省首批示范性高中。近年來，學校牢牢把握立德樹人這一根本任務，圍繞學生核心素養(yǎng)培育，大力推進責任教育，積極構建卓越文化，學校教育質量與人才培養(yǎng)質量不斷提高。由此，全國文明單位等70余項國家級殊榮花落衡中，特色育人經驗先后以中央簡報、國務院《送閱件》、《經濟日報》內參的形式，三次送上中央領導案頭。衡中的優(yōu)質、卓越發(fā)展，得益于學校的先進理念、科學管理，特別是學校始終堅持“檔案即工作”的理念，以優(yōu)質的檔案管理工作促進了學校管理水平的全面提升。

加強領導，夯實檔案管理工作基礎

“所有工作一定要產生檔案，沒有檔案就等于沒有做工作，就是常規(guī)工作做得不夠扎實。”校長張文茂對檔案工作就是這樣理解的。為切實加強對檔案管理工作的領導，學校健立健全了檔案管理領導機構，成立了檔案工作領導小組，全校上下高度重視，各處室、各年級、各學科中心教研室指定專人負責檔案工作，把做好檔案工作作為一項重要的基礎性工作來抓。

近年來，伴隨著學校檔案工作的發(fā)展，檔案室的設施設備、面積已不能滿足檔案工作的發(fā)展需要。2016年，經學校領導班子實地考察、仔細研究后，決定投資近50萬將學校綜合實踐樓一樓西側改為綜合檔案室，面積243平方米，實用庫房面積187平方米，檔案室實現(xiàn)了庫房、辦公室、借閱室三分設。庫房分門類設置，建有文書、會計、聲像、實物等五個庫房，配備了密集架、聲像專用檔案柜、書畫實物儲藏柜，以及計算機、掃描儀、復印機、檔案網絡管理軟件等現(xiàn)代化管理設施設備，并將綜合檔案室的辦公室、閱覽室采暖改為地板采暖，極大改善了綜合檔案室的辦公條件。在2016年學校被河北省檔案局評為“全省檔案目標管理認定AAAAA級先進單位”。

健全制度，確保檔案管理規(guī)范化

精準管理，理念為先。為充分發(fā)揮檔案在學校發(fā)展中的作用，學校加強了檔案管理工作的制度化和規(guī)范化建設，建立健全并貫徹實施了一整套檔案管理制度。2004年3月，學校出臺了《衡水中學檔案收集及量化管理辦法》，檔案室依據該辦法每周對各處室、年級、學科中心教研室所移交的檔案情況進行量化，并由辦公室主任在每周五的校長辦公會上通報，對于連續(xù)兩周不交檔案的科室進行點名批評。同時，每周六檔案室根據周五校長辦公會上各處室、年級、學科中心教研室的匯報材料，查看其本周工作完成情況，并與檔案移交情況對照，發(fā)現(xiàn)有未移交檔案的情況立即催要，這無形之中也促進了工作的辦結率。該管理制度實施13年來，衡中管理工作更加環(huán)環(huán)相扣，正量循環(huán)。正是基于此，學校檔案工作始終如一，強化了全校教職員工的檔案意識，并使之成為常態(tài)化的工作習慣。

主動服務，提升檔案管理隊伍素質

做好檔案工作，離不開一支高素質的檔案管理隊伍。為此，學校始終加強對檔案管理人員的教育管理及培訓工作，要求每一個檔案管理人員嚴肅對待自己的崗位，嚴格履行自己的職責。同時，檔案室積極與學校開展的系列主題實踐活動相結合，每學期組織兼職檔案員開展“檔案工作座談會”、“星級服務標兵評選”、“學習央視主持人”、“師德報告會”、“微笑在衡中”等主題實踐活動，充分利用各種途徑對檔案先進個人進行宣傳表彰，全面提升了檔案管理人員的素質，促進了檔案管理工作的科學發(fā)展。如今，衡中的檔案工作人員，已然成為了衡中響當當?shù)摹按蠊芗摇保粘９ぷ鞯摹昂妹貢保芾砉ぷ鞯摹昂脜⒅\”，每一名工作人員用嚴謹、細致、責任、擔當，踐行并詮釋了 “檔案即工作”的理念。

主動創(chuàng)新，提高檔案管理服務水平

檔案是歷史發(fā)展的見證。衡中作為省級示范性高中、中國十大名牌中學，每次領導調研、上級檢查無一例外都會查看學校檔案。為此，學校檔案管理人員在平時工作中就做到了檔案條目清晰、內容詳實準確，用豐富的數(shù)據、圖文等檔案全面展示了學校的發(fā)展歷程、輝煌業(yè)績。此外，為了方便老師們借閱檔案，檔案室注意做好電子檔案的分類保管，在此基礎上，利用學校得天獨厚的智能OA辦公系統(tǒng)，檔案室可以通過此系統(tǒng)實現(xiàn)與每一名教職員工的文件傳遞，既方便了老師們借閱使用，又保證了重要原始檔案的安全性。

伴隨著電子信息化建設的發(fā)展，學校將檔案信息化建設納入了校園整體規(guī)劃建設之中。2003年，學校為檔案室配備了電腦、打印機，安裝了科怡檔案管理軟件，并將室藏檔案逐條錄入軟件中，實現(xiàn)了檔案微機查詢檢索管理。2013年，學校將檔案管理軟件升級為網絡版，并出資6萬元為檔案室配備了服務器、高倍掃描復印一體機，對室藏永久和30年（長期）文書檔案全部進行了掃描，實現(xiàn)了電子檔案全文圖像管理。

彰顯特色，推進檔案管理深入發(fā)展

伴隨著衡中知名度和名譽度的不斷提升，學校相繼產生一些特色檔案，如，2002年9月《中國教育報》頭版頭條以《素質教育更能提高升學率》為題，介紹了學校的素質教育經驗及辦學成績，并配發(fā)短評，之后連續(xù)四天以整版篇幅刊登了共計四萬余字的專題文章——《一個教育函數(shù)式的解讀》，全方位報道了衡水中學的辦學經驗。該報道在全國教育界引起了強烈反響，全國各地教育同仁紛紛到衡中取經，僅2002年10月至12月三個月內共收到錦旗25面。此外，2001年、2011年學校分別舉辦了建校50周年和60周年大型慶典活動，國家領導人、社會各界知名人士、歷屆校友等紛紛寄來賀電、賀信、書法、繪畫作品，等等。對于這些特色檔案，學校檔案室在衡水市檔案局的指導下，在實物檔案中設立了“獲獎錦旗”、“贈予錦旗”、“名人字畫”、“贈予檔案”等科目，并給予相應的目錄號，使學校的特色檔案歸檔準確、提檔方便，彰顯了衡中特色。

檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作更是各單位的重要職責。在今后的工作中，衡中將進一步完善檔案工作體制機制，加大對檔案工作的支持保障力度，推動檔案工作科學發(fā)展，以優(yōu)質的檔案工作提升學校管理水平，助力學校辦好負責任的教育、辦好人民滿意的教育。

（作者單位：衡水市檔案局衡水中學）