淺談基層檔案管理現代化和專業技術人員素質的提高

王穎

摘 要：檔案管理機構是我國文化事業機構的重要組成部分，可實現對檔案資源的永久保存，科學研究以及各反面工作都離不開對檔案資源的利用。為在真正意義上實現檔案管理工作的改革與創新，必須對技術設備以及技術手段進行更新，這對檔案管理工作的順利進行有重要意義。本文首先對檔案管理工作的重要性進行仔細分析，然后對其中存在的問題進行探究，最后提出建議。

關鍵詞：基層檔案管理；現代化；專業技術人員；素質

1 檔案工作管理現代化的重要性

檔案可實現對人們社會活動的真實記錄，是我國歷史文化財富的重要組成部分。國家機關、社會組織以及個人活動都對檔案的形成有直接影響。文字、圖表以及聲像等都是檔案記錄的主要形式，可作為原始記錄進行長期保存。人類經過長期的發展已經對各種類型的檔案進行積累。社會在不斷發展，科學技術也在不斷進步，相對而來的就是檔案數量呈現出逐漸增多的趨勢，這對檔案管理工作提出新的要求與挑戰。不斷對利用率以及管理水平進行提高是現在檔案管理工作的發展趨勢，同時也是現代化檔案管理工作改革的基本要求。

檔案信息資源是現代化檔案管理工作的基礎與前提，為實現對檔案資源的有效收集與整理，可在實際進行該項工作時對先進的技術以及手段進行運用。對檔案文獻信息以及現代化管理環境的有效建立是現代化檔案管理工作的實質，但檔案管理工作主要內容與核心則是對計算機技術的充分利用，最終實現信息化管理以及最優化管理的最終目標。為在真正意義上促使檔案管理工作的有效化，必須在實際進行該項工作時對科學思想、組織以及手段進行合理的運用，這不僅對檔案管理工作自身發展有促進作用，同時對社會發展以及經濟發展有重要意義。

2 基層檔案管理存在問題

2.1 存在問題

經過長期的探索與實踐，檔案管理工作已經取得顯著成就，但在實際運行中還是存在諸多問題，對檔案管理工作的順利進行有阻礙作用。設備落后以及管理人員水平較低等都是檔案管理工作中存在的主要問題。在實際工作中必須提高對上述工作的重視程度，在真正意義上實現對上述問題的有效解決。檔案資源都是在庫房中進行保存，現階段庫房設備較為落后，最終導致檔案受到蟲、毒等危害，出現字跡不清晰以及材料老化等現象。同時手工操作也是制約檔案管理工作的因素之一，已經不滿足時代的發展與需要，導致查找困難以及提供遲緩等現象長期存在。因此必須結合先進的科學技術對其進行科學合理的改革。

2.2 計算機的電子文件歸檔

我國政府結構以及企事業單位辦公網絡呈現出自動化發展的趨勢，網絡環境中輔助文件也在逐漸朝著自動化方向轉化。無紙辦公現階段以及逐漸在辦公過程中進行實現，因此電子文件完成對電子檔案的歸檔勢在必行。電子文件收集歸檔以及長期保存是現階段檔案管理工作亟待解決的問題之一。下面我們對電子文件歸檔程序進行闡述與分析。首先需要對電子文件的最終版本進行確定，在這之前要經過嚴格的審批。第二是實現對電子文件的有效收集與整理。然后是進行目錄編制以及歸檔說明，最后就是對其載體進行確定與標識。因此現階段檔案管理領域主要面對的就是系統化管理問題，其中主要包括電子文檔收集、歸檔以及長期保存。

3 改進措施

現代科學在不斷發展與進步，在實際進行檔案管理工作時對計算機技術進行合理的應用勢在必行。同時通過計算機網絡可在真正意義上實現資源共享，打破傳統的時間與空間限制，用戶可在異地實現對檔案資源的查閱與調用。檔案管理工作與電子計算機技術的有效結合可以說是一次技術革命，對實現檔案管理工作的改革與創新有重要意義。計算機技術在檔案管理工作中的應用有多種體現，我們主要將其總結為以下幾點并進行仔細司分析。

3.1 自動編目和自動檢索

為在真正意義上實現聯機目錄檢索服務，可在實際進行檔案管理工作時對先進的計算機技術進行運用，幫助利用者實現對所需內容的快速檢索。

3.2 檔案自動全文（原文）存儲與檢索

經過掃描器掃描后可按兩種方式存儲：一種是掃描直接獲得檔案的圖形信息，適于手跡和圖表的處理；一種是繼續經過文字識別獲得檔案的文字信息，可針對檔案內容中的字、詞進行自動檢索。

3.3 檔案業務工作輔助管理

是指計算機對檔案的收集、整理、利用、鑒別、銷毀、統計等環節的管理應用，其中應用較廣泛的是檔案自動借閱管理和統計，對利用工作中涉及的登記、審批、檢索、調卷、歸還、利用情況統計等進行自動管理，提高工作效率。

3.4 可用計算機輔助立卷、標引

計算機輔助立卷是根據文件的歸檔立卷參數自動進行立卷處理，其應具備的功能有：邏輯組卷、邏輯案卷調整、卷內目錄編印、卷皮打印、檢索工具編列、檔案題名、字詞切分、內容特征的分析。

4 應培養一支高水平檔案工作的專業技術人才隊伍

就整體而言，我們要真正實現檔案管理現代化，還缺乏兼備管理和計算機這兩方面專業知識的人才，改變這種局面，應加強人才的培養力度，具體措施如下：

各高等院校的檔案專業教育，應該把檔案計算機管理，電子文件歸檔與電子檔案管理的知識和技能的教學問題放在一個重要的位置，根據最新的技術發展與檔案管理現代化實踐發展的需要，制定教學計劃和教學大綱，編寫最新、最實用的教材，對檔案專業的學生進行新知識與新技能的系統教育。

5 檔案現代化管理應重新界定檔案工作負責人的職責

5.1 確定檔案工作定位，指明檔案工作前進的目標

我國公共檔案工作已有了特色化的建設，許多=地區的檔案館（室）都開展了大量的特色服務，能夠很好地吸引利用者，滿足他們的需要，這也是離不開檔案工作負責人的遠見卓識和創新才能。

5.2 調動檔案工作人員的能動性，使檔案工作充滿創造力

在新型檔案管理工作中，負責人的主要工作就是在檔案工作內部建立一種機制，打破陳舊觀念，激發檔案工作人員的能動性，允許有不同的意見和分歧，做出理性的選擇。

結束語

總之，在人類的歷史長河中，檔案工作者的使命是永恒的，隨著現代信息技術迅速的發展，應逐步改變檔案工作人員的工作方法和內容，促使檔案管理人員不斷創新，更新職業角色，才能適應新的變化，經受住這種新的挑戰。

參考文獻

[1]李素艷.淺談基層檔案管理現代化和專業技術人員素質的提高[J].未來英才，2016（19）.

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