利用檔案反饋信息的收集與整理

王守亮

摘 要：現代社會不斷發展進步，對檔案管理也提出了更高的要求，而社會群體的工作與生活也需要檔案資源提供可靠支持，為更好的滿足社會群體的多元需求，檔案反饋信息的方法得以形成并應用于檔案管理工作中，促進了檔案管理水平的不斷提升。本文簡要分析利用檔案反饋信息加強收集與整理的具體措施，僅供相關人員參考。

關鍵詞：檔案反饋信息；收集；整理

當前社會現代化建設進程較快，檔案管理工作也面臨著復雜的形勢，檔案管理難度較大。為更好的滿足社會對檔案資源的應用需求，應當積極轉變檔案管理理念，優化檔案管理方式，利用檔案反饋信息的收集與整理，以全面提高檔案資源管理效率，從而更好的為社會群體提供檔案信息服務。

1 檔案反饋信息

所謂檔案反饋信息，是指對輸出信息進行總結研究的基礎上，將研究結果反饋出來，以更好的滿足檔案管理工作中的相關要求，降低檔案信息整體難度，進一步提高檔案信息管理工作效率。當前社會發展形勢下對檔案管理工作提出了更高標準的要求，檔案反饋信息的合理利用，促進了檔案管理相關問題的妥善解決，便于檔案管理相關部門在第一時間接收檔案變更內容，并對檔案信息的準確度和真實性加以驗證，從而保證檔案信息傳輸的安全性和可靠性，促進信息反饋作用的有效發揮，進而切實提高檔案反饋信息的工作質量和工作效率。

2 檔案反饋信息存在的問題

2.1 填寫登記表不夠規范

信息登記處的設置，便于公眾將對檔案服務不滿意的地方記錄下來，再由工作人員進行回收，但是在這一過程中，管理形式不足導致這一環節流于形式，根本沒有達到相應的效果。公眾在填寫登記表的時候，沒有進行認真的考慮，所以在填寫的過程中，各項內容都過于簡單，很明顯能夠看得出是為了敷衍了事，這樣做的最終后果就是服務者沒有收集到有效的信息，也就無法對服務質量進行有效的提高，反饋的工作不到位。

2.2 忽視了利用效果的反饋收集

多數檔案人員沒有精力去追蹤記錄，也不知如何收集。查檔完畢后是檔案利用的第一步，至于檔案是否真正發揮了作用，取得哪些效果，對受眾者的工作起了什么作用，解決了什么問題，或對受眾者工作的發展起了什么推動作用等卻心中無數。大多數檔案館（室）的檔案利用工作只局限于檔案利用數據的統計，不能深層次地反映檔案利用所獲得的直接或間接的社會效益和經濟效益。

2.3 不能將檔案利用效果反饋到檔案部門

一些受眾者對信息反饋工作認識不夠，認為這是他自己的事，與檔案館（室）無關，不能積極配合，導致反饋信息時有時無，而檔案部門也缺乏對受眾者信息反饋工作的制約，顯得無能為力。

3 檔案反饋信息的收集

為保證檔案管理的科學性和可靠性，提高檔案信息管理水平，應當充分做好檔案信息的收集工作，在這一工作中，檔案反饋信息的收集方法直接影響著檔案信息的收集質量和有效性。這就要求在檔案反饋信息收集過程中，相關工作人員積極建立現代化的網絡系統，為檔案反饋信息的收集建立可靠的平臺，便于與各信息部門之間建立溝通和聯系，優化信息交換渠道，及時反饋特定網絡系統，保證檔案反饋信息的時效性，推進檔案反饋信息收集工作的順利開展，促進檔案管理水平的不斷提升。

在檔案反饋信息的收集過程中，應當選聘素質高且能力強的檔案信息管理人員，加強檔案信息管理，并建立特定組織就檔案反饋信息開展綜合分析，確定檔案信息準確可靠后對其進行收集與整理，以提高檔案管理的有效性。但相關實踐表明，檔案信息信息管理工作中，具體負責檔案反饋信息收集的人力資源不足，檔案反饋信息收集的時效性不足，嚴重影響了檔案信息接收的靈敏性和準確性，此種情況下勢必會嚴重應當檔案反饋信息的收集效果。為更好的滿足檔案管理相關要求，保證檔案反饋信息收集時效性與靈敏性，在檔案反饋信息收集過程中，尤其是在反饋信息的接收階段，應當積極加強各部門之間的協調配合，爭取在檔案信息反饋的第一時間對其進行調整和接收，以保證檔案反饋信息的靈敏性。在檔案反饋信息的整理過程中，不要直接對所接收的檔案反饋信息進行更改，應當積極采取可行措施確認檔案信息的真實性和準確性，確認無誤后方可進行更改，最大程度上避免檔案反饋信息真實性不足等問題的出現而影響檔案信息管理質量。

在此基礎上應當對整理好的檔案信息進行科學化分析，準確把握檔案信息所反應的具體情況，加強人力資源管理，進而為企業的發展決策提供可靠的依據。檔案信息分析之后應當進行規范傳輸，保證檔案反饋信息的傳輸安全性和穩定性，并將檔案反饋信息及時反饋給相關部門，以滿足檔案信息管理的實際要求。檔案信息資源的貯藏是檔案收集的重要環節，這一環節中檔案管理人員應當對檔案反饋信息進行妥善歸納分類，為后續檔案反饋信息的利用提供極大便利。

4 檔案信息反饋的分析與處理

為促進檔案管理水平的不斷提升，為社會群體提供更加優質高效的檔案資源服務，應當在檔案反饋信息收集工作的基礎上，保證檔案信息反饋的分析與處理的有效性，真正促進檔案信息資源得以有效開發和利用。基于檔案收集的基礎上，檔案管理人員應當對檔案信息進行去偽存真、由表及里的分析和處理，從而全面提高檔案信息管理有效性。因此在檔案管理工作中，應當積極采取有效措施做好檔案信息反饋的分析與處理工作。

一要靈敏，就是說檔案信息網絡中樞對反饋信息必須反映敏銳，及時發現客觀實際的發展變化，敏銳、及時地抓住重要信息。二要止確，就是說要有高效能的分析系統，以過濾和加工感受到各種信息，達到法粗取精、去偽存真的目的。三要有力，就是說要把分析了的信息化為指揮中心強有力的行動，以修止原來的信息輸出計劃，使之更符合客觀實際情，獲得更大的效益。

另外，做好檔案信息反饋的收集工作，還應該建立必要的制度，積累檔案信息反饋情沉，為定量分析與定性分析提供充分依據。通過統計與定期分析研究，摸索利用工作規律，做出相應的對策。檔案工作人員要樹立信息觀念，增強信息意識，加強隊伍建設，開發檔案信息資源，檔案管理人員應當為這個目標而努力奮斗，以推進檔案事業的穩定健康發展。

結束語

總而言之，現代社會發展速度明顯加快，對檔案信息資源的需求也呈現出一定的復雜性和特殊性，為全面提高檔案管理有效性，應當充分做好檔案反饋信息的收集與整理工作，堅持與時俱進，轉變檔案管理理念并優化檔案信息反饋方法，提高檔案反饋信息的準確性和可靠性，對反饋信息加以優化利用，從而為檔案事業的穩定健康發展打下良好的基礎。

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