概述文件檔案的一體化管理

胡艷華

摘 要：在現如今的文件檔案管理過程中，采用一體化的管理方式顯得十分重要，這種管理方式下是將原有的互相獨立的實體有機的結合在一起，隨著時代的發展以及科學技術水平的提高，對于生產活動具有十分重要的影響，尤其是在辦公自動化的發展過程中值得進一步的推廣。在檔案工作的過程中，實現文件檔案的一體化是今后的主要趨勢，所以本文重點對這一問題展開了探討，希望對今后的文件檔案發展得到一定的幫助，促進文件檔案管理水平的進一步提高。

關鍵詞：文件檔案；一體化管理；電子文件；歸檔

在對文件檔案采用一體化的管理過程中，主要是應用了計算機方面的技術以及電子文件等技術手段，在當前的社會生活中是一種十分重要的檔案管理形式，在這其中蘊含了豐富的管理思想以及技術手段，所以是傳統檔案管理基礎上的一種創新，當前我國的檔案管理已經進入了新的發展時期，所以傳統的檔案管理手段顯然已經不能滿足社會的發展需要了，這就要求進一步完善檔案工作的方式，對檔案信息加以進一步的加工，這樣才能滿足現代化的發展要求。采用一體化的管理方式可以滿足現代化的發展需要，十分重視電子文件的中心地位，因此本文重點對此展開了論述，希望對今后的檔案管理工作帶來一定的幫助。

1 檔案一體化系統概述

在進行檔案管理的過程中，這是一種最原始的記錄，其中蘊含著豐富的資源信息，在人類不斷發展以及實踐活動開展的過程中，其作用是十分主要的，尤其是信息化的技術手段的發展過程中，檔案是一門綜合性的學科，在各個工作崗位中都具有重要的影響。傳統的檔案管理手段對于檔案的發展情況會帶來一定的制約，因此必須要對檔案管理進行變革，應用現代化的檔案管理手段就要保證檔案朝著一體化的方向發展，積極的采用計算機以及電子文件等相關技術。新的管理方式可以說更加科學化，并且具有組織性的特點，所以值得在今后的工作中得到進一步的推廣，更好的完善檔案管理的工作效率以及工作質量。

2 檔案一體化管理基礎

在進行檔案一體化管理的過程中，在理論以及實踐方面都具有一定的基礎，在理論基礎方面，因為當前的檔案管理正處在電子文件的發展時期，所以生命周期理論以及前端控制思想等都是主要的理論。而在實踐基礎中，應該為檔案的一體化實現提供一定的物質幫助，信息化與網絡化的發展趨勢是檔案實現一體化管理的首要前提，只有將理論基礎以及實踐基礎有機的結合在一起，才能促進檔案一體化更好的發展。為今后的檔案管理水平的提升帶來一定的幫助。

3 文檔一體化管理思路

3.1 文檔應用系統設計思路

在進行文檔一體化管理的過程中，首先應該對應用系統進行設計，其主要的思路是應用網絡服務器以及數據管理平臺等方式對檔案進行一體化的管理。在信息系統中，操作人員具有不同的操作權限，以處理階段為例，這一階段主要是進行文檔的刪減以及審批等工作，所以工作人員只具備對文件進行修改、刪除或者增加等操作權限，檔案工作者在這一過程中只具備查看以及瀏覽的權限，而在進入到檔案歸檔以后，這一階段的工作人員主要負責的任務是對電子檔案進行整理以及進一步的篩選，選出有價值的檔案資源進行保管。檔案管理者的主要工作任務就是加以必要的指導。在生成電子檔案文件以后，檔案工作者的主要工作就是對這些檔案加以進一步的保管，并且檔案的使用者可以應用這些檔案。整個過程中，檔案具有完整性以及真實性的特點，減輕了工作人員的負擔，降低錯誤的發生。

3.2 文檔一體化管理的互動要求

在檔案工作中，文書工作是最基礎的環節，可以說檔案工作是文書工作的進一步延伸，所以需要進一步加強二者之間的關聯性，使其緊密的結合在一起，以促進檔案管理工作水平的提高，保障檔案管理的質量提升。在檔案一體化的實現過程中，其中有一個最主要的特點就是可以將檔案工作和業務系統有機的交叉在一起，這樣可以對檔案工作者帶來重要的幫助，對社會積累財富執行力的強化起到積極的作用，同時也可以提高對檔案的認知程度，讓檔案變得更加具有價值。只有將有價值的文件完整歸檔并移交給檔案部門進行保管才能算相應的工作真正結束，同時還要意識到，在開展現行業務系統的過程中，要責任明確、注意積累，記錄電子文件活動全過程中所有重要的和有價值的信息，確保電子文件的真實性和完整性。

3.3 工作流程的集成性

在傳統的文件管理過程中，文件的形式、歸檔和作為檔案保管與提供利用等關節，都將文件生命周期清除地劃分為三個相對獨立的過程，即現行期、半現行期和非現行期，并通過現行業務工作部門、機構檔案室和檔案館三個物理位置不同的部門分別完成各自的工作。而文檔一體化則將文件、檔案的管理流程實現了集成，要求在一個統一的系統內，有統一的控制中心，統一的工作制度，統一的且各有特點的又互相銜接的工作程序，將檔案著錄、鑒定、保存和管理等工作貫穿于文件的形成、流轉、移交、保存或銷毀等各個環節，實現各個過程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能夠根據不同的文件與處理要求定義特定的工作流程，實現流程的優化和個性化處理，提高了工作效率，降低了檔案接收和保管的復雜性，避免了信息的多次錄入和產生不一致信息的可能性。

3.4 業務處理的自動性

文檔一體化是在充分信任的網絡、計算機和信息系統的數字環境下開展工作，采用信息技術和基于工作流程管理理念實現的自動化信息系統，不僅提高了工作效率，而且降低了錯誤發生的幾率。同時，在一些業務處理環節增加了系統自動處理技術，如電子文件版本信息的自動跟蹤、電子文件處理過程中的責任鏈信息的記錄、基于管理規則實現的電子檔案的自動標引等，都大大提高了業務處理工作的自動化程度，減少了人工操作的復雜程度。由于這些自動化的處理過程是通過系統進行身份認證之后自動生成并保存記載的，因而，大大提高了電子文件正生命周期活動中信息記載的真實性和完整性。

結束語

在實際工作中，文書檔案管理工作通常都是由一人或者多個人共同承擔和工作的模式，對于工作量小，文檔內容較少的單位通常都是由一人來負責文書與檔案的管理工作，而在較大的企業單位，由于文書檔案工作量大，信息繁雜，就需要分部門和專門的人員來進行管理，進而提高工作效率。在現階段的工作中，文書檔案一體化管理已成為信息化社會發展的必然趨勢，也是檔案管理工作的主要趨勢。

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