做好辦公室行政管理工作的思考與建議

郭彥鳳

【摘 要】作為組織服務的核心的辦公室，辦公室的天職是服務組織，立足于服務組織是辦公室工作的主要特點之一。辦公室行政工作要切實負責起本業務系統的本職工作，每一環節的工作都及時準確地進行銜接和處理，才能做到各個機構部門的協調一致。

【關鍵詞】辦公室；行政管理；員工素質

1 辦公室行政管理工作的重要作用

1.1 它是組織上傳下達的咽喉

從行政管理角度看辦公室工作，主要完成的是上級部門下達的各項行政工作，處理的是領導和各部門工作人員之間的關系。辦公室是一個組織內的重要助手，其助手作用體現在：辦公室結合本單位的實際情況來貫徹和執行上級機關部署的各項任務和工作，并且監督檢查實施落實的結果。辦公室是一個組織內的重要參謀，其參謀作用表現在：辦公室工作人員的重要工作之一是深入員工，了解基層情況和需求，廣泛聽取基層意見和建議，及時向相關領導提出建設性意見，提出改進建議。

1.2 它是組織協調左右的紐帶

辦公室是一個綜合性的辦事部門，是保證組織正常運轉的中介和橋梁。辦公室在組織內通常大量地溝通上下工作，聯系部門工作人員，通過對事務和工作人員的合理、及時銜接，來完成上級下達的各項任務。鑒于上級下達事務的時效性和重要性不同，辦公室工作的重點就要放在快捷、周密，以及規范地對其進行傳達和實施。隨著工作節奏的不斷加快，辦公室協調左右的紐帶作用也日益明顯。作為組織服務的核心的辦公室，辦公室的天職是服務組織，立足于服務組織是辦公室工作的主要特點之一。辦公室的服務作用首先體現在為領導服務，辦公室從屬于相關領導機關，服務于領導是每個員工的工作職責。辦公室行政工作就是為組織和領導提出科學合理、及時有效的意見和建議。其次是為組織和基層服務，辦公室工作及時地掌握組織的決策方向和基層的需求情況，為解決組織和基層存在的問題出謀劃策。最后是為員工服務，辦公室工作中對外工作的部分即是為員工服務的體現。簡言之，辦公室是組織行駛服務職能的核心。

2 辦公室行政管理工作的現狀和存在的問題

2.1 辦事效率低下，不能及時地上傳下達

作為一個綜合全面的辦事機構，辦公室行政工作在宏觀層面，肩負著傳達、執行、監督和服務等諸多方面的整體職能；在微觀層面，擔負著起草文件、處理文書、傳遞信息和進行接待等眾多事務。通常是組織承上啟下、協調左右和聯系內外的橋梁和樞紐。在改革開放日益深化的今天，各組織的職能劃分越發清楚、各司其職，各部門的分工也越發細致。這樣的職能劃分導致眾多的機構辦公室行政工作承擔組織事宜，上級機關傳達的任務和精神層層下達，中間經過眾多的部門和人員，造成不必要的時間浪費。所以，隨著辦公室行政工作的細致劃分，導致上級命令和精神下達的程序變得繁瑣，時間花費更長，從而降低了辦公室行政工作的效率。

2.2 辦公室行政工作人員工作能力較差

辦公室行政工作事務繁多而瑣碎，因此有部分工作人員對待工作缺乏認真求實的精神，得過且過。面對上級下達的任務和精神，出現與自己意見相左的情況時，不能做到客觀對待，主觀上產生敷衍情緒，導致潦草處理的結果。同時，面對當今社會金錢物質等各方面的誘惑，部分工作人員不能正確對待，以至于步入貪污腐敗的歧途。另外，還有個人能力方面的問題，有的工作人員辦事馬虎、缺乏嚴謹細致的品質，導致辦公室行政工作的執行不能沿著預期的軌道進行和發揮作用。最后，辦公室行政人員服務員工的意識不夠強烈，甚至認為為員工服務是員工有求于自己，在工作中出現“擺架子”、“端姿態”的不良現象。以上這些辦公室行政工作人員個人能力和品格方面的問題是他們工作能力不夠、工作素質較低的體現，這些問題都有待在日常工作中不斷改進。

3 做好辦公室行政工作的建議

3.1 精簡辦公部門和機構，提高辦事效率

要提高辦公室行政工作的辦事效率，首先要做的是精簡辦公機構和部門。減少中間部門的設置，才能使命令、精神的下達更加地快捷和有效。與此同時，辦公室行政工作要切實負責起本業務系統的本職工作，每一環節的工作都及時準確地進行銜接和處理，才能做到各個機構部門的協調一致。各部門和機構只有找到并且認識清楚辦公室行政工作的特定內容和職能，才能樹立起全局觀念，從而積極努力地為領導辦事、為基層服務、為員工謀利。簡言之，辦公室行政部門要對機構的設置進行精簡，各職能部門要各司其職，才能提高自身辦事效率，以自己良好的“服務”形象，為組織內外“做實事”，為基層為員工“辦大事”。

3.2 加強對辦公室行政工作人員的培訓，提升員工素質

作為辦公室行政工作人員，為了適應辦公室工作的新要求，首先要一如既往堅持學習，培養自己觀察、分析和解決問題的能力。辦公室繁雜的工作事務不僅要求工作人員要能高效處理好急需解決的事務，還要當好領導的助手和參謀。同時始終保持自己良好的工作態度，從被動工作逐漸轉變為主動工作，探索做好行政工作的新方法和好路子。還要注重對新知識的學習、新問題的研究，用新的有用的知識去解決新的問題，做到與時俱進。最后，還要樹立和加深全心全意為人民服務的思想，提高自己的服務能力，在繁雜的工作中甘于吃苦、樂于奉獻、敢為人先，提高自己的工作能力和工作素質，充分發揮自己的價值。

4 結束語

辦公室行政工作是一個組織機構不可或缺的工作環節，它對組織機構的正常運轉和各項事務的順利處理，起著承上啟下的橋梁作用，是協調左右的紐帶和服務工作的核心。但是現階段辦公室行政工作的問題在于，機構的繁復和人員的冗雜造成的辦事效率低下、工作人員素質有待提高，以及外界社會認知的偏頗。針對這些問題，辦公室行政機構需要精簡和規范，以提高辦事的效率；工作人員要不斷學習、樹立正確的思想意識，以更好地進行行政工作；同時，各機構部門要努力糾正外界社會的認知偏頗，使之成為自己完善工作的不竭動力。只有這樣，才能充分體現和發揮辦公室行政工作的積極作用。

【參考文獻】

[1]新時期如何做好辦公室行政管理工作[J]. 宋津方. 品牌（理論月刊）. 2011（06）

[2]淺談提高辦公室督查工作的效率[J]. 張克明. 三明高等專科學校學報. 2003（01）