信息化管理技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

馬樹生

【摘 要】科學技術(shù)作為社會經(jīng)濟發(fā)展的推動力，在我國的長期發(fā)展和建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，近幾年科學技術(shù)迅猛的發(fā)展，在推動經(jīng)濟發(fā)展的同時，還在無形中改變?nèi)藗兊纳罘绞?，而且已?jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ钪斜夭豢缮俚?。尤其是計算機技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)全面的普及到了我們的日常生活中，使我們的日常生活發(fā)生了翻天覆地的變化，使我們的生活變得更加的方便快捷，而且計算機技術(shù)已經(jīng)可以可衡量經(jīng)濟發(fā)展、社會進步的一個重要標志。計算機在我國的一些企業(yè)單位中更是發(fā)揮著重大的作用，利用計算機技術(shù)可以強化企業(yè)對人員檔案的管理，加強企業(yè)的經(jīng)營，本文重點在研究計算機信息化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理；信息化建設(shè)；應(yīng)用

計算機技術(shù)的成熟與發(fā)展，已經(jīng)將我們帶入到了計算機信息化時代，這對政治、經(jīng)濟、文化等行業(yè)的發(fā)展來說，是一個很好的機遇，同時也是一個巨大的挑戰(zhàn)。在信息化時代的背景下，徹底的改變了我國人事檔案人工管理的方式，逐漸的朝著計算機信息化管理的方向發(fā)展，使我國人事檔案的發(fā)展進入一個新的方向，提高了人事檔案的管理的質(zhì)量，避免了人工檔案管理的漏洞。但是計算機信息化技術(shù)管理發(fā)展的時間不長，而且缺乏一定的經(jīng)驗，在人事檔案管理的過程中存在很大的問題，甚至還是影響人事檔案管理的安全性與保密性，針對這一問題，本文進行深入的研究，希望可以解決當前人事檔案管理中的一些問題，使我國人事檔案的管理進入一個安全健康的發(fā)展階段。

一、構(gòu)建信息化人事檔案管理的作用

（一）隨著社會發(fā)展的步伐，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化

近幾年隨著計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國的信息資源逐步的增加，信息的價值也顯得格外的重要。信息資源的共享化，推動了我國社會的進一步發(fā)展，在這發(fā)展的過程中，我們必須加強多人事檔案信息的管理，由傳統(tǒng)的人工化管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾淼姆较虬l(fā)展，適應(yīng)時代發(fā)展的潮流，在提高人事檔案管理的同時還能提升檔案管理的質(zhì)量。

（二）人事檔案的信息化管理可以使信息資源的共享化

在當前的信息化時代，信息資源已經(jīng)企業(yè)發(fā)展的一種重要的戰(zhàn)略物資，而且在社會的發(fā)展與進步中更是發(fā)揮著重要的作用，加強人事檔案的管理不僅僅是對信息資源的科學化管理而且還能實信息資源的共享化，促進現(xiàn)代化信息建設(shè)的進一步發(fā)展，有利于我國社會經(jīng)濟穩(wěn)定的發(fā)展。

二、當前人事檔案信息化管理中存在的漏洞

（一）人事檔案信息化管理的設(shè)備不健全

當前我國企業(yè)在人事信息檔案管理方面有很大的欠缺，要想實現(xiàn)人事檔案管理的科學化，就必須健全基礎(chǔ)設(shè)備，例如在人事信息檔案管理中需要計算機、掃描儀、以及一些硬件設(shè)備，只有健全基礎(chǔ)的設(shè)備，才能確保人事檔案信息的傳送和貢獻。經(jīng)過調(diào)查就會發(fā)現(xiàn)，我國很多企業(yè)人事信息檔案管理的硬件設(shè)施并不是很健全，這就給企業(yè)人事檔案信息管理帶來了不便，嚴重影響企業(yè)人事管理的質(zhì)量，并在一定程度上制約企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展。

（二）沒有完整的人事檔案信息管理標準

企業(yè)單位人事檔案管理必須要嚴格的管理標準作為支撐，在此基礎(chǔ)上才能確保企業(yè)單位人事管理的質(zhì)量。但是從我國當前企業(yè)單位人事檔案的管理來看，在人事檔案管理的過程中并沒有嚴格地管理標準作為支撐，幾乎都是從自身的利益出發(fā)。只是形成了人事檔案信息管理的內(nèi)部通暢，沒有實現(xiàn)信息資源的共享化，這就降低了人事檔案管理的意義，人事檔案管理的重要性在企業(yè)沒有得到充分的體現(xiàn)。

（三）人事信息檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低

人事檔案信息管理人員的素質(zhì)也是影響檔案管理質(zhì)量的重要因素。因為在檔案管理的過程中，人還是檔案管理的主體，只是采取了不同的管理手段，所以認識檔案管理的質(zhì)量很大一步取決于檔案管理人員的自身素質(zhì)。當前我國很多企業(yè)單位人事檔案管理人員的技術(shù)以及自身的素質(zhì)普遍的較低，很難勝任檔案管理這一工作，這就為人事檔案管理埋下了安全隱患，甚至會有一些管理人員惡意操作，這都將嚴重影響我國人事信息檔案管理的質(zhì)量。

三、信息化人事檔案管理的措施

（一）完善管理的基礎(chǔ)設(shè)施

完善人事檔案信息管理的設(shè)施，這是人事檔案管理的前提，是實現(xiàn)信息資源共享化的基礎(chǔ)。因此在企業(yè)單位人事檔案管理的過程中，管理人員一定要意識到檔案管理的重要性，加大投資，購買先進的人事檔案管理設(shè)備，同時還要對管理的技術(shù)進行革新，強化管理的基礎(chǔ)設(shè)施。

（二）做到資源的共享化

在信息化的時代，檔案的管理存在紙質(zhì)材料的管理以及電子文件的管理，所以檔案管理管理部門要對這這兩者進行收集和共享，要將信息的儲存以及再一次開發(fā)利用作為檔案管理的重點。并且在管理的過程中要制定嚴格的管理標準，構(gòu)件按大型的管理數(shù)據(jù)庫，將管理的范圍拓展到全國，實現(xiàn)人事資源管理的共享化。

（三）加強對人事檔案管理人員的培訓(xùn)

人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接絕決定檔案管理的質(zhì)量，因此在一些大型企業(yè)都要對檔案管理人員進行培訓(xùn)，提升檔案管理人員的素質(zhì)，使其意識到檔案管理的重要的，同時還要加強檔案管理人員內(nèi)部的練習和溝通，避免管理人員之間矛盾的產(chǎn)生，確保人事檔案信息管理的有效性以及實用性。

四、總結(jié)

總而言之，在信息化時代的背景下，化檔案管理必須適應(yīng)時代發(fā)展的潮流，信息化檔案管理已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，做好檔案的管理，實現(xiàn)檔案管理資源的共享化，是企業(yè)長期發(fā)展經(jīng)營發(fā)展的基礎(chǔ)，同時也是我國社會進步發(fā)展的強大推動力。