加強教育行政部門檔案管理建設

摘 要：教育行政部門是我國行政體系的重要組成部分，在教育行政部門管理過程當中檔案管理具有重要地位，檔案管理是對過去制度和經驗進行總結，并為后期教育管理提供指導。但是，教育行政部門檔案管理過程當中還存在管理素質不高、管理技術落后等問題，因此對教育行政部門檔案管理建設進行研究具有重要的現實指導意義。本文從教育行政部門檔案管理當前面臨的形勢出發，分析造成檔案管理不到位的原因，這些原因主要包括：檔案管理工作人員業務素質不強、內部缺乏科學有效的管理。最后提出教育行政部門檔案管理的發展對策，包括要強化內部學習培訓，造就檔案管理專業隊伍；加大建設資金投入，加快現代檔案管理建設；未來檔案管理達成可持續發展目標，提高教育行政部門檔案管理建設水平。

關鍵詞：教育行政部門；檔案；管理

1 教育行政部門檔案管理當前面臨的形勢

隨著我國教育管理體制改革的進行，我國教育行政部門的內部管理也發生了一系列的變化，從過去計劃經濟時代向著信息技術方面轉變。但是，在我國教育行政部門的管理過程當中還存在不少問題。這主要體現在新時期教育行政部門檔案管理過程當中，工作人員業務素質較低，不適合新時期教育行政單位檔案管理發展要求。另外在教育行政部門檔案管理過程當中效率低下，很多單位都是采取過去的手工管理方式，不能提高教育行政部門檔案管理的效率。最后在檔案管理過程當中，保密工作不到位，泄密問題較為突出。因此教育行政部門檔案管理面臨較為嚴峻的形式，必須根據自身情況加強檔案管理方式和方法，提高教育行政單位檔案管理水平。要針對行政單位檔案管理結構進行大規模的改革，采取有效的績效管理模式和薪酬管理方式，在實際的管理過程當中，將行政單位檔案管理效率與薪酬掛鉤，只有這樣才能提高實際檔案管理效率。

2 造成檔案管理不到位的原因分析

（一） 檔案管理工作人員業務素質不強

教育行政部門檔案管理過程當中工作人員專業性不強，這主要表現在很多檔案管理工作人員都是過去計劃經濟時代的管理人員。這些人員在知識結構上保留在過去的模式，不能適應知識經濟教育檔案管理的要求。另外教育行政部門在管理過程中，針對檔案管理人員的培訓較少，很多檔案管理工作人員在一年或是幾年，都是在同一種方式當中工作，知識能力得不到提升。

（二）內部缺乏科學有效的管理

教育行政部門內部缺乏科學有效的檔案管理的問題，主要體現在以下幾個方面：第一，內部結構、激勵機制問題。教育行政部門檔案管理內部管理機構上不清晰，在實際的管理過程當中，沒有完善的崗位職責和責任機制。另外在教育行政部門管理過程當中激勵機制不夠，很多工作人員工資幅度一成不變，這樣不能有效提高實際的工作激情，做的好的與做的不好的一個樣子。第二，內部管理信息投入不足。在教育行政部門檔案管理過程當中，很多單位都是一種過去的手工紙質管理方式，電腦信息技術運用水平較低。大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用，這樣在實際的管理過程當中效率較低下，不能滿足教育管理體制改革的要求。

3 教育行政部門檔案管理的發展對策

（一）強化內部學習培訓，造就檔案管理專業隊伍

強化內部學習培訓，造就檔案管理專業隊伍是教育行政部門檔案管理的人才保障。在目前教育行政部門檔案管理過程當中工作人員專業性不強，這主要表現在很多管理人員都是過去計劃經濟時代的工作人員。這些人員在知識結構上都保留在過去的模式，不能適應知識經濟教育檔案管理的要求。因此在實際的管理當中，要改變過去的人才管理模式，積極的引進年輕的管理人才，對自身的知識結構進行優化。

另外在教育行政部門檔案管理的過程當中，針對檔案工作管理人員培訓較少，很多檔案工作管理人員在一年或是幾年，都是在同一種方式當中工作，知識能力得不到提升問題。要根據教育行政部門管理需要建立完善的培訓計劃，這些培訓主要包括知識技能和職業道德培訓。知識技能培訓主要包括數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理。主要是用新時期計算機管理技術，能熟練運用信息工具、能捕捉檔案信息、能鑒定有效的檔案信息、能加工、提煉檔案信息。職業道德素質主要包括具有堅定的政治思想觀念、熱情的工作態度、嚴謹細致的工作作風、較強的事業心，只有這樣才能提高教育行政部門檔案管理人才的管理水平。

（二）加大建設資金投入，加快現代檔案管理建設

加大建設資金投入，加快現代檔案管理建設。面對內部管理信息投入不足。在教育行政部門檔案管理過程當中，很多單位都是一種過去的手工紙質管理方式，電腦信息技術運用水平較低。因此在資金上要加大投入方式，不斷加強計算機信息技術在教育行政部門檔案管理的運用，力求做到檔案信息著錄的規范化、檔案信息存儲的規范化、檔案信息管理軟件開發技術的規范化。教育行政部門檔案信息化建設過程當中，要不斷根據工作的實際需求，建立內部溝通軟件，對自身軟件存在的問題進行改進。另外要加強新時期檔案管理保密技術的研發，保障檔案的秘密性。在檔案管理的過程當中，必須將檔案管理技術與網絡技術有機的結合起來，提高實際的檔案網絡化、數據化的管理水平，保障檔案管理水平的提高。最后，在教育行政部門檔案管理過程當中要完善內部管理機制，針對教育行政部門內部檔案管理崗位職責不清晰，在實際的管理過程當中，要完善崗位職責和責任機制。

（三）未來檔案管理達成可持續發展目標

未來檔案管理達成可持續發展目標，必須強化服務意識，提高檔案管理使用的效率。在實際工作中，可以通過普法學習日、機關學習日不定期地講解檔案工作與教育管理等工作的聯系，讓檔案工作更貼近工作實際。未來檔案管理達成可持續發展目標必須使實現檔案管理的服務目標，提高檔案管理效率是未來檔案管理的最終目標。在教育行政部門檔案管理的過程當中除了向專業化和高效率的角度出發以外，還應該在實際的檔案管理過程當中，建立有效的服務體系，全心全意為檔案管理部門及其機構服務，建立完善的服務流程。在實際的服務過程當中，在針對檔案管理當中的不足，及時的進行更正，提高實際檔案管理水平。

4 結論

從以上的分析可以看出，在教育行政部門管理過程當中檔案管理具有重要地位，在實際的管理過程當中要強化內部學習培訓，造就檔案管理專業隊伍；加大建設資金投入，加快現代檔案管理建設；未來檔案管理達成可持續發展目標，提高教育行政單位檔案管理建設水平。

參考文獻

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作者簡介

張冬卉（1987-），女，漢，廣西柳州人，本科，主要研究方向：教育行政管理部門的文書檔案管理。