檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

宋莉萍

摘 要： 發展檔案信息化能在一定程度上增強檔案管理效率和服務能力，從對檔案管理的全面優化發揮著積極意義。在檔案信息化建設期間，對應的管理人員要放眼未來，開拓創新，了解各項理論知識，熟練操作各項專業技能，掌握檔案管理新型思路。這篇文章我們對檔案信息化發展及檔案管理內容是實施探究，解決當前問題并提出建議，進而為檔案管理高效發展和檔案信息化建設的全面提升。

關鍵詞：檔案信息化 信息化建設 檔案管理

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0014-01

前言

檔案信息化發展是當前檔案管理的關鍵要素，相關管理人員在利用檔案信息化的基礎上實施檔案管理工作，促進檔案管理工作的全面落實，增強檔案管理人員的工作水平，降低管理失誤。檔案管理人員要積極推行檔案信息化建設，增強檔案管理效率，達到檔案資源交流共享，由數字化建設，提高檔案管理的信息化水平。

一、檔案信息化建設意義與特點

檔案信息化通常是在檔案管理機構的集中指導下，結合信息技術來實施檔案管理工作，對檔案信息資源全面科學的處理，從而增強檔案管理工作效率。檔案信息化建設通常是把檔案實體保管任務作為關鍵環節，從多方面研究檔案資源管理狀況。一般涉及到：第一，對檔案信息的獲取和保存過程實施管理，確保其科學性和一致性。第二，確保檔案管理模式是依據信息化目標完成的改革。第三，要確保檔案信息逐漸轉變為網絡化和數字化，全面增強檔案信息資源的共享交流性。

檔案信息化內容通常就是管理內容的多樣性，一般有以下幾點：第一，檔案信息化能夠解決以往檔案管理工作的不足，在一定程度上增強檔案管理質量；第二，檔案信息化建設能充分運用檔案檢索技術，借助計算機設備對檔案信息資源實施管理。第三，檔案信息化管理對計算機要求高，要全面利用多媒體技術的儲存特點，增強檔案管理水平。第四，檔案管理信息化發展與檔案管理工作的開展，要技術人員充分研究推行數據庫，發揮數據庫的應用效益，并且，要利用電子文件的管理網站，建立完善的檔案管理體系。

二、檔案信息化建設面臨的問題

在檔案信息化建設期間，面臨很多局限，阻礙著檔案管理工作的順利開展，一般有以下幾點：

第一，數據來源種類多，復雜。檔案信息化發展中，不同的檔案數據會交由各單位機構管理，因不同的機構單位數據庫有所差異，所以，在對各數據資源實施管理和傳輸期間，都會面臨很多差距，使得檔案管理機構的檔案數據資源更復雜。

第二，數據分散程度深。檔案信息化建設期間，檔案資源的分散程度較深，如，在處理建設局和稅務局的財務資料時，會面臨很多種類的信息，數據管理機構在歸納財務報表期間，僅僅開展分散性管理，對檔案信息化建設的工作水平提升有一定的制約性。

第三，管理方式陳舊。在進行檔案信息化建設期間，檔案管理形式陳舊，無法確保檔案管理質量和效率，每十年開展一次檔案移交工作，每年對檔案進行目錄匯總，使得檔案管理水平難以提升。

第四，認知不足。檔案信息化建設為檔案管理提供很多發展途徑，能夠全面優化檔案管理意識，然而，目前一些檔案信息化建設人員對檔案管理認知不到位，無法確保檔案管理質量和水平，更甚會引發檔案管理風險。

三、檔案管理中檔案信息化建設方案

在檔案管理期間，相關工作人員一定要建立健全管理體制，增強管理效率和水平，更新檔案管理信息化建設體制，一般管理方法有以下幾點：

1.延伸檔案管理工作思路

在檔案信息化建設期間，對應的管理人員要放眼未來，開拓創新，延伸檔案管理工作思路，了解各項理論知識，熟練操作各項專業技能，從而調整以往的檔案管理陳舊思想，研究出長遠方案，在檔案保管的前提下，為管理人員帶來優質服務體驗。

2.增強檔案信息管理水平

檔案信息化建設機構要足夠關注檔案信息管理水平，完善檔案管理體制。在信息技術的不斷發展更新下，電子檔案逐漸進入到大眾視野，管理人員利用電子檔案進一步增強檔案信息管理效率，優化升級網絡建設和計算機管理，全面提高檔案信息化建設質量水平。并且，檔案信息管理人員一定要把檔案電子資源作為主要途徑，發揮檔案資源的價值效益。既能夠為社會帶來經濟服務，還能帶來一定的經濟效益。

3.建立健全檔案信息管理體制

檔案信息化建設中，相關管理人員一定要足夠重視工程檔案信息管理建設，通常是由于在工程施工期間，檔案要素種類多，不管是工程立項還是改革，都要進行記錄檔案，全面增強檔案管理水平。一方面，檔案信息管理人員要結合檔案信息化建設復雜程度來探究，把握檔案信息管理要求，增強檔案管理質量水平。檔案管理相關人員要深入了解與明確計算機信息管理理論知識，積極參與軟件開發項目，利用科學的檔案工程管理設備進行檔案管理任務，并且，還有建立見我的檔案信息化管理體制，改善以往的檔案管理模式的缺陷性，增強工程信息共享效率，積極創造利于檔案管理的環境和條件，充分發揮計算機的效用。

四、總結

檔案信息化發展，是檔案管理工作的主要發展途徑，要完成好檔案信息化建設，就要技術、資金的全面支持。在檔案管理期間，相關人員一定要明確檔案信息化建設的重要意義，不斷增強檔案信息化建設效率，并且，檔案管理人員還有建立健全檔案管理體制，全面優化檔案信息化的質量水平，實現最初的檔案管理要求。檔案信息化建設能夠增強檔案管理工作水平，還能在一定程度上促進檔案使用的便利性。

參考文獻

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