工程招標代理的信息管理與具體運用探討

李冬

摘要：在工程招標代理中，充分利用信息技術，能夠實現企業收益水平的不斷提升，于是本文探討了工程招標代理的信息管理及具體的運用。

關鍵詞：工程；招標代理；信息管理；運用

中圖分類號：TU723.3-39文獻標識碼：A文章編號：1674-3024（2017）01-24-02

前言

招標投標機制是資源配置市場化的產物，工程招標代理機構是招投標體系的重要組成部分，提升工程招標代理信息化水平對企業的發展大有好處。

1.工程招標代理存在的弊端概述

在經濟水平不斷提高的背景下，我國城鎮化進程的不斷推進，工程招標代理行業近年來已經得到了快速的發展。與過去相比，我國工程招標代理機構的數量不斷增多，工程招標代理體系日益壯大，隨著相關制度的不斷完善，我國的工程招標代理工作逐漸走向法制化道路。然而，在實際的運營過程中，工程招標代理工作仍然存在著一些弊病，阻礙了工程招標代理行業的健康發展。一方面，受到各類工程招標代理的管理制度約束的影響，工程招標代理中存在的一些流程比較復雜，所需的時間周期也比較長。受這些條件的影響，在一些中小型的工程項目中，工程招標代理這種形式難以得到有效的推廣與應用，普及率比較低。另一方面，工程招標代理行業的資質門檻比較低，因此，不同的工程招標代理機構在技術水平、財務狀態、硬件設施等方面存在著很大的差異。另外，相關從業人員的專業素質也存在一定的差異，專業素質參差不齊。一些弄虛作假、暗箱操作等情況仍時有發生。

2.工程招標代理信息管理的意義

招標代理活動的本質是獲取和處理信息，促進交易并降低交易成本。招標代理機構作為一個提供專業化服務的中介機構組織，無論從降低自身運營成本、謀求價格競爭優勢，還是從提升服務層次、拓展服務領域、提高公信力的角度出發，掌握和利用現代信息技術，已經成為必修之課。互聯網技術日臻成熟和信息技術的飛躍發展，必然推動招標投標電子化和網絡化。使用數據電文代替紙張，能突破時間和空間限制，從而顯著提高效率和降低交易成本，并促進招標代理機構的業務發展和管理提升。招標采購的電子化已是大勢所趨，招標代理機構必須未雨綢繆、搶奪先機，主動擁抱變革，做工程招標代理機構的領跑者。深耕細作地策劃招標方案，編寫嚴密與完整的合同專用條款，編制充分反映工程設計意圖的技術標準和要求，制定符合項目特點的評標細則，提升服務層次，為客戶提供優質、超值的招標代理服務。

3.工程招標代理信息管理的需求

目前在我接觸過的工程招標代理工程中，信息管理滲透在每一個環節中。業務流程可以將信息管理利用工作劃分為三個階段：第一個階段是工程招標代理的前期階段，主要依靠信息管理技術來實現采集工作。工程招標的主要對象是市場。面對市場需要建立完善的招標信息體系，這也是建筑市場信息中的一個重要內容。第二個階段是工程招標代理的進行階段，主要是對價格的信息進行采集。招標代理機構獲得代理項目后應該對相關范圍的事宜進行承擔工作，并且要編制好招標文件和招標的所需信息。第三個階段是在工程代理招標的后期階段，這個階段主要是信息的反饋。工程招標代理工作要掌握著詳細的工程項目細信息，同時也需要恰當的方式對這些信息加以利用。工程招標代理工程可以獲得大量的反饋信息，以此作為信息資源，并借此不斷補充和更新現有的數據庫，從而提升工程招標代理工作的質量和水平。

4.工程招標代理信息管理的法流程

信息的管理是工程招標代理工作當中的重要組成部分，這與整個工程招標代理流程具有十分緊密的聯系。目前的工程招標代理的信息收集管理主要包括以下幾個階段：（1）招標項目的整體招標策劃階段。根據標的物的具體技術、經濟特點、管理特征和功能、規模、質量、價格、進度、服務等各項目標，分析市場情況和競爭格局，確定招標項目實施條件、目標、范圍、進度、保證措施等核心要求的綜合性方案，是招標項目操作執行的依據和指導；（2）招標項目操作執行階段。是根據相關法律、法規和標準、規范，依招標項目整體策劃開展各項招標工作，包括招標文件編制、招標公告發布、招標文件發出和澄清答疑，投標文件接受，開標和評標組織，中標單位確定，中標通知書發出等一系列招標業務的操作和執行：（3）招標項目評價管理階段。在具體招標完成后，分析成功或失敗原因以及工作中存在的不足，對原有招標管控和管理流程進行改進和優化，并總結經驗和知識。招標代理機構通過上述招標過程收集、整理形成企業的信息數據庫，并加以具體運用。

5.工程招標代理信息管理的運用 5.1信息管理要求

工程代理招標工作應用流程離不開信息的管理工作，其中包含了對項目的策劃、公告以及相關對應文件的編制與審查工作，在此期間要從網上對表述預訂并完成下載，對相關項目的招標工作完成答疑，對整套的資料總結歸檔。工程招標代理過程主要是由信息管理來實現，要做到報表的及時查詢以及相關內容的及時審核，根據具體的分類情況，將委托人的選擇項目以及屬性進行多條件的分類歸置，讓工程招標代理的相關人員根據自身的職責來對項目跟蹤。

5.2檔案資料管理

在工程招標代理中，為了保護資料的完整性與準確性，還應當加強對招標資料檔案的信息管理，以便于對項目的資料進行查詢與調用。在實際的信息管理過程中，應當根據每個工程招標代理的具體情況，實現不同層次的檔案信息管理。對于資料齊全的項目，應當盡可能的實現全部資料歸檔。而對于資料欠缺的項目，應當實現動態催交的功能。

5.3數據庫的運用

在工程招標代理的信息管理過程中，應當建立業務數據庫。具體包括：（1）工程招標代理行業信息庫；（2）投標企業信息數據庫：（3）工程項目信息數據庫；（4）評委專家庫。在建立業務數據庫的過程中，應當做好各類信息資料的收集、分類、加工整理、儲存、傳遞和利用等一系列工作，以實現動態掌握招標代理的內、外部信息。

5.4數據分類統計

在工程招標代理工作中通過對相關業務數據的匯總來分析模塊應具備的分類情況，根據不同條件來查詢不同業務數據的具體功能，同時要滿足公司在會議協調方面、會議調度方面、部門業務統計方面以及資質上報方面的需求，工程招標代理工作中的信息管理建設需要滿足以上需求的準確、統一。

5.5輔助系統構建

工程招標代理中的輔助系統應該根據公司所發布的招標文件范本，達到自動生成招標文件的效果。同時輔助系統要滿足查詢、登記等需求，對開標文件、開標表格進行下載，并且完成初步審查、電子清標和報價對比的輔助功能建設。根據公司所發布的評標報告模板，自覺生成相關的評標報告書；根據工程招標文件可以自動生成通知書、以及招標結果通知書以及保證金的收取記錄。

5.6構建造價模塊

在工程招標代理中要構建的模塊基本行包含了額定金額和與之相關的人工價格、機械設備的各種報價信息、以及工程的造價定額。定額主要體現的是消耗定額和補充定額以及相關的定額揭示。配套文件主要包含的是國家和地方對費用的規定情況、稅收額度等相關的經驗。人工價格包含的是不同種類、不同技術、不同等級的勞動力在市場上的價格跌漲情況，以及相關的物價指數。其價格可以和供應價、工地價、零售價以及批發價等形式實現，機械的價格主要是各類機械在市場上的租賃價格。

6.結語

總體來說，工程招標代理是我國市場經濟走向規范化的重要手段，加強工程招標代理中信息管理的運用，能最大限度的提高工作效率及降低成本。