對加強企業檔案信息化建設的看法

杜隆貴

摘要：企業檔案信息化建設是提高企業現代化管理水平的重要標志之一，是現代企業必須具備的軟實力之一。加強企業信息化管理永遠在路上，隨著形勢的變化和信息化技術水平的提高，企業檔案信息化建設亦不斷地暴露出一些問題，本文從剖析問題的角度出發，提出建設性看法。

關鍵詞：企業檔案 信息化建設 問題 建設性看法

中圖分類號：F2707 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2017）05-0072-01

企業信息化是國民經濟信息化的基礎，檔案信息化是企業信息化管理的重要內容。企業檔案信息化是指在企業檔案管理過程中，應用現代信息技術，將企業檔案資源管理模式從以面向檔案實體保管為重心，向以檔案實體的數字化信息為重心的轉變過程。進而實現企業檔案信息的數字化和網絡化，保證企業檔案信息資源的有效采集、管理和利用，實現檔案信息高度共享。加強企業信息化管理永遠在路上，隨著形勢的變化和信息化技術水平的提高，企業檔案信息化建設亦不斷地暴露出一些問題，需要企業給予重視，積極采取有效對策，不斷提高信息化管理水平。

一、當前企業檔案信息化建設顯露出的問題

滿足現狀的思想。在企業檔案信息化建設已經打好一定基礎的現下，一些企業對檔案信息化建設不很上心，保持常規運行狀態，差不多就行的管理思想導致企業檔案信息化建設大干快上了一段后，就停留在現狀了，即使出現了一些問題，也被輕描淡寫了，這種滿足現狀的思想是企業檔案信息化建設過程中最大的障礙。

基礎設施設施薄弱。在人力物力的投入上不足，一次性投入尚被重視，改善性投入難于兌現，或縮水兌現，直接影響了企業檔案信息化建設工作的基礎設施建設，如對于企業檔案信息化建設所需要的技術裝備不足，計算機配置相對較低，軟硬件功能不足且更新緩慢，檔案信息網絡系統和檔案數字化設備不足，影響檔案的信息傳輸、交換和資源共享，等等，

設計規劃的前瞻性不足。檔案工作的開展應當是緊跟時代發展步伐的，因此，檔案工作不僅應當符合當前形勢的需要，更應當瞄準時代發展的前進方向，所以，在規劃設計上急需務實更需具有前瞻性。然而，就目前的情況來看，企業檔案信息化建設工作無論是在規范化建設上，還是在數字化的構建上，乃至于是在網絡化的認知和社會化的融入等方面，都因為規劃中沒有很好注重前瞻性的問題，致使企業檔案信息化建設工作的發展動力不足，不能很好適應時代快速發展的前進步伐，設計層面的滯后，影響了企業檔案信息化建設工作可持續科學地發展。

相應的制度建設不完善。從一些企業的內部建設來說，在企業檔案信息化建設工作上確實形成了一些成型的規章制度，也在實際工作中發揮了一定的作用，但是其中的主要問題是，制度建設中還存在著完整性和規范性及嚴格性不足的情況。對此，既有企業自身對于企業檔案信息化建設工作認識不足的問題，更有在國家的大層面上應當給予重視的問題，需要在依法治國的大背景下，從法律的層面加強應有的建設，促使在對企業檔案信息化建設工作的制度建設上起到強力推進作用。

二、加強企業檔案信息化建設的建設性看法

要加強企業檔案信息化建設工作，應當從以下幾方面強化工作的力度。

其一提高認識是解決問題的先行因素。企業檔案能夠真實、全面、系統地反映企業在以往的經濟發展建設中的經驗和教訓，對提高企業組織管理、促進經營決策和創新，具有正面性的積極影響。所以，強化企業檔案管理信息化建設工作，就是為檔案管理插上科技的翅膀，為企業的科學發展提供智能性的服務水平。并且由于企業檔案能夠儲存和“復讀”企業的各項活動，是企業豐富文化的歷史積累，這是其他任何工作所無法替代的，是其本身所獨有的優勢，加之，企業檔案信息化建設能夠縮短二次文獻信息的編著時間，大力提高檔案信息的時效性。

其二堅持標準化建設原則。就是要在強化企業檔案信息化建設上要明確的幾個基本性的原則，以確保工作的開展不會“誤入歧途”。比如說，要確定“標準化建設的原則”，就是要解決在建設中的“任性胡來”的問題，使我們的工作不偏離正確發展的軌道；要確定“準確有用的原則”，就是要確保被數字化的檔案資料要取向于“高價值”，保障資源的合理使用；要確定“超前規劃的原則”，確保企業檔案信息化建設既能適應當下的需要，又能夠緊跟時代發展的步伐；要確定“服務為先的原則”，就是要尊重檔案的“使用特性”，發揮檔案應有的價值；要確定“保密的工作原則”，為企業的健康發展提供重要的保障，要確定“責任追求的原則”，以此加強崗位工作人員做好工作的責任意識，等等，這些必要的原則，就是確保企業檔案信息化建設不可缺少的有力助手。

其三堅強軟硬件建設。要為檔案信息化建設裝備性能可靠的支撐性設施設備，要開發能夠適應本企業需要并與企業辦公自動化有效兼容的通用型管理軟件，要在借助靈活便捷的互聯網支撐的同時，強化自身的應用水平，開發出有力的保護性措施手段，確保對檔案資料的方便實用，確保對檔案資料的安全性保護。

其四提高崗位人員素質。就是要注意選用具有專業能力的人員從事檔案管理，要肯于對檔案管理人員進行業務培訓的資金投入。對于提高檔案管理人員的素質要一手抓培訓，一手抓管理，以有效的管理機制來調動檔案管理人員的工作積極性，否則，即便設施條件具備了，管理不夠，加強檔案信息化建設也沒有保證。

參考文獻：

[1]王華.企業檔案信息化建設[J].蘭臺世界，2012（S2）：27-28.

[2]丁蘭蘭.企業檔案信息化建設與管理探討[J].中國高新技術產業，2016（21）：154-155.

責任編輯：孫瑤