試論項目檔案規(guī)范化管理為中小企業(yè)公共服務(wù)的問題及辦法

摘 要：項目檔案規(guī)范化管理是網(wǎng)絡(luò)時代下做好中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的必然趨勢，要求各中小企業(yè)能夠加強對公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的重視。但是就當(dāng)前我國項目檔案規(guī)范化管理在中小企業(yè)公共服務(wù)中的應(yīng)用情況來看，其中還存在不少的問題，需要引起相關(guān)人員的重視。本文先就中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容進(jìn)行探析，然后就當(dāng)前項目檔案規(guī)范化管理在中小企業(yè)公共服務(wù)的問題及辦法進(jìn)行具體的探討。

關(guān)鍵詞：項目檔案規(guī)范化管理；中小企業(yè)；公共服務(wù)

0 引言

隨著信息時代的到來，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，要求各企業(yè)在公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中能夠加強對項目檔案規(guī)范化管理的重視，切實提高項目檔案規(guī)范化管理的水平和質(zhì)量。但是就目前實際情況來看，不少企業(yè)對項目檔案規(guī)范化管理的重視程度依然不足，導(dǎo)致項目檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)了不少的問題，嚴(yán)重影響了中小企業(yè)公共服務(wù)的長遠(yuǎn)發(fā)展[1]。因此要求有關(guān)人員能夠?qū)Υ诉M(jìn)行具體的研究，并采取有效的措施進(jìn)行應(yīng)對。以下本文就項目檔案規(guī)范化管理為中小企業(yè)公共服務(wù)的問題和對策進(jìn)行了簡單的探討。

1 公共服務(wù)項目檔案規(guī)范化管理探析

加強中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要求政府能夠從企業(yè)的實際情況進(jìn)行考慮，以省級服務(wù)為領(lǐng)導(dǎo)，信息技術(shù)為技術(shù)支撐進(jìn)行服務(wù)憑條網(wǎng)絡(luò)項目建設(shè)，并加強服務(wù)設(shè)施、服務(wù)信息以及服務(wù)資源等的全面建設(shè)，以便獲得良好服務(wù)效果[2]。中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目包含了多種技術(shù)信息和文件數(shù)據(jù)資料，其形成的檔案全面而真實地反映了整個中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目的內(nèi)容，做好中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作可以實現(xiàn)全省范圍內(nèi)以及全國范圍信息資源的共享，為政府的各項決策提供必要的科學(xué)依據(jù)。因此必須要求能夠加強對中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目的檔案規(guī)范化管理，為其他各項活動奠定有效的資源和信息基礎(chǔ)。

2 中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀及問題

2.1 重視程度不足

要做好中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理工作必須要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員能夠加強對項目檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識，了解明白項目檔案規(guī)范化管理的重要意義，并對中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目各個階段和環(huán)節(jié)的各項數(shù)據(jù)、資料、文件等進(jìn)行搜集，只有將資料收集完全，才能算是做好了檔案管理工作[3]。但是就當(dāng)前我國中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的實際情況來看，檔案管理人員由于對項目檔案規(guī)范化管理工作的重視性認(rèn)識不足，因此經(jīng)常出現(xiàn)項目檔案信息收集不全面、時效性等的問題，導(dǎo)致項目檔案的服務(wù)功能和利用效率大大降低。

2.2 基礎(chǔ)投入不足

中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理不僅要求建立健全的檔案管理制度，還要求具備一定的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平，如必要的硬件和軟件設(shè)施建設(shè)，這就要求加大對中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的技術(shù)和資金投入。但是就目前來看，這方面的資金和技術(shù)投入均較為不足，導(dǎo)致雖然對中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目進(jìn)行了檔案管理，但是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平較低，無法保證檔案管理的規(guī)范性，軟件系統(tǒng)的可操作性和水平也不強，嚴(yán)重影響了中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的發(fā)展。

2.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

項目檔案規(guī)范化管理要求檔案管理人員必須要具有較強的專業(yè)素質(zhì)，包括精通的業(yè)務(wù)能力以及熟練的計算機操作技能等。雖然我國中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理人員大部分均在學(xué)校學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識，但是他們平時接受的培訓(xùn)并不多，導(dǎo)致與時代脫軌現(xiàn)象嚴(yán)重，對于目前檔案管理的相關(guān)知識和內(nèi)容了解不夠清晰，計算機操作能力更加有待提高，因此很大程度上限制了中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的效率和水平，需要引起重視。

3 中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理對策探析

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

目前大部分人員對于中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識仍然不夠清晰，因此導(dǎo)致中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理的效率不高，檔案管理人員的工作積極性也嚴(yán)重不足。因此，要提高中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理水平必須要求能夠轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，使相關(guān)人員認(rèn)識到項目檔案管理規(guī)范化的重要性。項目檔案規(guī)范化管理首先要求工作人員能夠根據(jù)實際的工作情況，將項目檔案進(jìn)行合理的分裂，然后進(jìn)行有步驟、有計劃的規(guī)范[4]。歸檔環(huán)節(jié)是加強項目檔案規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)，檔案收集人員不僅要在項目前初步羅列檔案歸檔內(nèi)容，在項目完成后還要進(jìn)行仔細(xì)的檢查，并且要保證檔案收集的時效性、準(zhǔn)確性和全面性，這樣才能夠保證項目檔案管理的規(guī)范化。收集完項目檔案后，檔案管理人員需要將收集的資料全部輸入電腦，以便實現(xiàn)項目檔案的網(wǎng)絡(luò)共享。

3.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加強項目檔案規(guī)范化管理要求有關(guān)單位能夠完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的完善主要集中在兩個方面：首先，從硬件上來說，要求單位能夠配置相應(yīng)的計算機和電腦設(shè)備，并配置好相關(guān)的安全輔助設(shè)備如消防設(shè)備、防水設(shè)備等；其次，從軟件上來說，要求單位能夠開發(fā)更加先進(jìn)的檔案管理軟件，提高項目檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

3.3 提高人員的專業(yè)素質(zhì)

時代在不斷發(fā)展，要實現(xiàn)項目檔案規(guī)范化管理必須要求管理人員能夠跟隨時代發(fā)展的步伐，學(xué)習(xí)更多新的知識和技能，如新的項目檔案規(guī)范化管理方法以及計算機操作能力等，因此，要求加強對單位內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，以便提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提高項目檔案規(guī)范化管理的水平和效率[5]。檔案管理人員不僅需要掌握必要的業(yè)務(wù)能力，還要具備較強的計算機操作能力。而在業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)時，培訓(xùn)人員需要重視管理人員創(chuàng)新思維的培養(yǎng)，鼓勵管理人員能夠跟上時代發(fā)展的步伐，不斷進(jìn)行管理方法和形式方面的創(chuàng)新。計算機操作能力的培養(yǎng)則要求能夠加強管理人員的實踐上機操作，保證管理人員能夠熟練地進(jìn)行計算機系統(tǒng)的操作。

4 結(jié)語

綜上所述，中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理工作對于提高中小企業(yè)公共服務(wù)平臺網(wǎng)絡(luò)建設(shè)項目檔案的利用率、實現(xiàn)資源共享等有著重要的作用和意義，要求能夠提高項目檔案規(guī)范化管理的水平，為社會做出更多的貢獻(xiàn)。但是就當(dāng)前實際情況來看，由于管理人員的規(guī)范化管理意識較為薄弱以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，加上人員專業(yè)素質(zhì)有待提高，導(dǎo)致項目檔案規(guī)范化管理的效率較低。基于此，各相關(guān)人員需要轉(zhuǎn)變當(dāng)前的思想觀念，加強對規(guī)范化管理的重視，并通過提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及加大基礎(chǔ)建設(shè)等方式提高管理的效率和提高。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

趙紅（1974-），重慶，中盟科技有限公司。