我國檔案管理體制改革的重點、難點探析

孫朝霞

摘 要：當(dāng)今社會已經(jīng)逐步邁入知識經(jīng)濟(jì)時代，作為知識管理、利用的主流體制，現(xiàn)行的檔案管理體制已經(jīng)難以滿足高速發(fā)展的社會需要，亟需順應(yīng)時代的變遷規(guī)律進(jìn)行改革，構(gòu)建切實可行的檔案管理體制。本文就此展開論述，分析檔案管理體制改革的重點和難點所在，旨在理順改革思路，推進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；體制改革；重點；難點

檔案管理工作是對社會發(fā)展的重視記錄，是寶貴的文化財富，對于人類文明的進(jìn)步和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有至關(guān)重要的作用。特別進(jìn)入21世紀(jì)后，國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展驅(qū)動由資源轉(zhuǎn)變?yōu)橹R，作為對知識進(jìn)行科學(xué)管理的檔案管理工作，其地位和作用與日俱增，受到社會各界的廣泛關(guān)注，對檔案管理的內(nèi)容、方法和模式都提出極高的要求，這給予現(xiàn)行的檔案管理體制極大的壓力，成為我國檔案管理體制改革的主要動力。

1 檔案管理概念綜述

1.1 檔案管理

簡單來說，檔案管理就是選取帶有標(biāo)注性的資料進(jìn)行存儲，進(jìn)而借助資料進(jìn)行某項社會活動的歷史再現(xiàn)，是對事物發(fā)展歷程和階段的忠實記錄，具有極高的借鑒和參考價值。其管理的對象是與社會活動相關(guān)的信息，包括文字、圖片、影像等。

1.2 檔案管理體制

從檔案管理的概念來看，檔案管理工作具有寬泛性特征，該特征表現(xiàn)在兩個方面，一是檔案管理的工作內(nèi)容極為寬泛，涉及到社會各領(lǐng)域，是對社會活動的微觀濃縮；二是檔案管理的時間跨度極為寬泛，檔案的形成和利用時間往往間隔數(shù)年，乃至數(shù)十上百年。這種內(nèi)容和時間上的寬泛性要求檔案管理工作必須建立完善的體制，對其檔案的搜集、管理和利用進(jìn)行嚴(yán)格的限定，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，從而便于檔案管理。

2 國內(nèi)現(xiàn)行的檔案管理體制類型分析

從管理架構(gòu)分析，國內(nèi)現(xiàn)行的檔案管理體制分為兩類，一是分散式檔案管理體制，二是集中式檔案管理體制。

2.1 分散式檔案管理體制

所謂分散式檔案管理體制是指對檔案進(jìn)行分級管理。具體來說，首先，對檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行整體匯總，形成基本大類；其次，按照大類進(jìn)行檔案管理工作的區(qū)域分配，實現(xiàn)分級管理。當(dāng)然，分級管理并不等同于各自為政，其管理條例和管理規(guī)范都是統(tǒng)一的，僅僅管理的空間區(qū)域存在差異。

2.2 集中式管理體制

顧名思義，集中式管理體制就是對資料進(jìn)行統(tǒng)一匯總和統(tǒng)一管理，以此實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理，能夠提高管理的集中化程度，發(fā)揮知識的規(guī)模優(yōu)勢，對于檔案管理機構(gòu)的發(fā)展有較為積極的促進(jìn)作用。

3 我國檔案管理體制改革的難點問題分析

3.1 檔案信息總量龐大

檔案信息的數(shù)量與國土面積，社會活動活躍程度和檔案存在歷史呈正相關(guān)。中國作為歷史悠久、國土面積幅員遼闊，社會高速發(fā)展的國家，檔案信息長期保持高速增長態(tài)勢，導(dǎo)致檔案信息總量極為龐大，這對檔案管理工作提出極高的要求，一旦管理機制出現(xiàn)問題將導(dǎo)致龐大的檔案信息陷入混亂狀態(tài)，造成整理和利用的難度，其后果是不堪設(shè)想的。

3.2 檔案類別復(fù)雜

縱觀中國的近現(xiàn)代史，社會經(jīng)歷巨大變革，各種意識形態(tài)和思維方式層出不窮，導(dǎo)致社會活動呈現(xiàn)復(fù)雜化、多元化態(tài)勢，而且大多存在時間較短，更迭迅速，這造成中國的檔案資料類別復(fù)雜，如果沒有科學(xué)的管理體制作為支撐，極易出現(xiàn)檔案的無序管理，造成資料丟失、顛倒等，無法發(fā)揮檔案真實記錄歷史的作用。

3.3 檔案區(qū)分不明確

長期以來，受到檔案管理人員的能力限制和檔案管理體制的缺失影響，檔案資料的分類和歸檔工作存在一定程度的缺失，許多檔案資料被錯誤的劃歸入其他類別當(dāng)中，當(dāng)中檔案的錯誤歸檔，影響檔案信息的明了性。

4 我國檔案管理體制改革的重點工作分析

4.1 檔案管理的認(rèn)識提升工作

當(dāng)前，許多單位和個人對檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識，將檔案管理工作局限于信息的收集工作，忽略了檔案的管理和利用服務(wù)工作，導(dǎo)致檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，缺乏強有力的支撐，造成檔案管理缺乏開展基礎(chǔ)。針對此問題，應(yīng)該加強檔案管理工作的宣傳，采取宣傳普及、政策推廣和標(biāo)準(zhǔn)限定等方式對檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行明確，將其視為管理工作的重要構(gòu)成，以此提升檔案管理工作的地位，提高單位和人員對檔案管理的認(rèn)識。

4.2 檔案管理的機制創(chuàng)新工作

近些年，檔案管理的環(huán)境發(fā)生巨大的變化，這是社會發(fā)展和時代進(jìn)步的結(jié)果，導(dǎo)致檔案管理的機制與社會現(xiàn)狀出現(xiàn)一定的脫節(jié)，影響檔案管理工作的順利開展和功用發(fā)揮。所以，應(yīng)該加強檔案管理的機制建設(shè)工作，對現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行制度、組織架構(gòu)和管理流程的創(chuàng)新，構(gòu)建高效的檔案管理機制，為檔案管理工作的順利開展提供科學(xué)的組織、制度和流程基礎(chǔ)。

4.3 檔案管理的信息化建設(shè)工作

21世紀(jì)是信息化時代，信息技術(shù)在社會各領(lǐng)域引發(fā)深刻的變革，作為對社會發(fā)展進(jìn)行記錄的檔案管理工作，更應(yīng)該進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，借助先進(jìn)的信息系統(tǒng)實現(xiàn)管理效率和質(zhì)量的提升。此外，進(jìn)行信息化建設(shè)也是檔案管理工作的發(fā)展需要，信息化社會的發(fā)展導(dǎo)致檔案的總量更為龐大，類型日趨豐富，要想實現(xiàn)科學(xué)管理就必須進(jìn)行信息化建設(shè)，以信息化系統(tǒng)實現(xiàn)對信息化時代的信息管理。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理體制是檔案管理工作順利進(jìn)行的保障，其體制的革新應(yīng)該以順應(yīng)社會的發(fā)展變遷為目標(biāo)，分析檔案管理體制改革中存在的難點問題，確立檔案管理體制的重點工作，進(jìn)行針對性改革，推動檔案管理體制的快速革新。

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